上班的人不会感觉到办公室里面每天还会有甚么礼仪，但是如果您仔细的观察一下, 许多公司的告示栏里面都会有些规范, 那些规范通常英文称为Ethic Code 的, 就是这个公司所遵循的办公室礼仪.  有些公司写的很明确, 并且通过行政命令加以约束, 有的则很温和的劝导, 希望员工遵守.

具体而言, 办公室礼仪涵盖的范围其实不小, 举凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟通都有各式各样的礼仪，以下谨就经常需要注意的日常礼仪分述如下：

第一、打招呼

 办公室内的招呼因人因关系而易，不过亲切的问候语与赞美语, 乃是工作中不可或缺的礼貌语言。有些服务业强力倡导招呼语言, 清晨都要利用晨会的时间, 练习复习各种打招呼的语气语调, 希望能够在百炼成钢的学习当中, 让员工养成彬彬有礼的习惯. 习惯成自然, 自然成命运.

问候语在人际沟通当中属于基本寒喧语言的一种, 就如同在家里起床应该向长辈问安, 在工作场合中也应该随时表现自己的良好人际, 适切的问候语不是听起来很不自然或者很作做的语言, 而是投入自己的关心与亲切的互动. 问候语也是一种起始语言, 在展开各种话题的时候, 多多应用问候语常常让双方可以迅速化解冰冻, 进入应有的主题.

赞美语并不容易形成. 多数成功的领导都会巧妙的运用赞美语达到激励员工的目的, 其效果甚至比给予金钱的鼓励还要有价值. 练习赞美语需要首先细心观察对方的举措, 找到对方可以赞美的项目, 然后用简单但是深刻的语言, 激动人心. 网络上有一百句赞美词的话术可以参考, 经常对着镜子把这些话术好好练习, 成为自己嘴里的金玉良言, 相信您就是人际的高手.

打招呼可以分为上对下, 下对上, 以及平行之间的招呼语词.  上对下的称呼, 每个办公室的气氛不相同, 有的单位十分严肃, 上对下的招呼很可能是官样文章; 有的外资企业招呼则是像是朋友一般的亲切, 令人听不出哪位是长官, 哪位是下属, 打招呼并没有一定的语言模式, 却是办公室礼仪当中最好的开始和人际的润滑剂.

第二、 员工沟通

 员工沟通可是件大学问, 侧闻这个公司的人员谈话, 就可以明白这家公司的企业文化如何？自古以来, 喜欢摆架子的主管, 都会令人望而生厌, 当主管的人, 自然不要干犯风险, 来犯这种毛病, 逼的下属不喜欢对他说真话, 久而久之, 四周全都是奉承阿谀的人和事, 公司也就岌岌可危了.

优秀的主管要能察纳雅言，不使下属说话紧张, 才能畅所欲言. 谈话前, 先请对方入座, 使对方消除紧张和疑虑.  谈话中, 多用「我」字开头, 少用指责的「你」字说明, 多听少说, 让对方能够说的下去, 无论是表述意见或者是提问, 也都要尊重下属的心情, 让他有充分沟通的机会.

其次, 领导者本身应该身体力行、认真做事，心存公正，自为表率, 才能令人敬服，要知道今天别巴结您的人, 很可能会是明天专心攻击您的人. 办理公务的人, 对于公务应当负责, 不要以推托为能事，抱着「不做不错」的心理。下属对于领导, 则应该以工作来表现自己, 说话要不卑不亢, 不要逢迎作姿, 令人瞧不起.

天天见面的同事虽然不必太客气, 可是最起码的礼貌仍然不可或缺, 有许多人对人对己的称呼, 现在虽然已经简化, 但是仍应保留一点常用的敬语，例如「对不起」、「请原谅」、「麻烦您」、「借个光」、「我先走一步」、「下回见」等等。语言是礼貌上重要的一环, 即使在很熟的同事之间, 既不可以太客气，也不可以太随便。礼太多, 会使对方不敢接近您；过于随便, 则会给人感觉您没有教养, 有欠庄重.

第三、访客接待

 访客来临以前, 公司应该做好充分的接待准备, 接待活动需要认真筹备和精心策划, 比方说：

1.    确定接待规格：贵宾会由哪些人迎接、陪同和接待.

2.    制定接待方案：除了接待规格以外, 是否还有活动的安排.

3.    了解来访状况：包括来宾的目的要求、会见和参观的意愿、参观路线和交通工具、抵达和离去的时间、来宾的生活饮食习惯及禁忌等等.

4.    做好接待准备：包括迎送贵宾、会议场所布置、准备参观的项目、解说人员的安排、保全、食宿和交通工具等.

来者是客, 以客为尊.  无论是否彼此是否有商业联系, 都应该以礼待之. 从客人来到公司的前台开始, 直到完全离开为止, 都要遵守礼仪规范, 更仔细的说明, 请参考接待礼仪栏.

第四、接待规格

 1. 高规格接待：主要陪同人员比来宾的职位要高的接待. 例如上级长官派工作人员来了解情况和传达意见的时候，就需要高规格接待。

2. 低规格接待：就是指主要陪同的人员比客人的职位还要低的接待, 比方说高层的长官或者部门的主管要去基层单位视察, 就会成为低规格的接待.

3. 对等接待：就是主要陪同人员与客人的职位同等地位的接待.

错误的接待规格会使方受宠若惊, 否则就是十分的不自在..

第五、电话礼貌

电话礼貌也是办公室不可缺少的礼貌之一, 许多洽公的客户往往因为一个电话的缘故, 搞的心情不好或是不明就里的沟通不良, 所以电话礼貌必须彻底的在全体员工的训练基础上, 全力推动, 贯彻执行, 使客户在第一次接听电话开始, 就对您的单位感觉非常满意. 这种培训要靠长期锻炼, 不是一朝一夕可以促成的.

微笑的脸才会产生微笑的声音. 声音是可以训练和管理的. 许多人知道7/38/55定律, 但是都没有对自己的声音努力学习, 都是用本能的自然音调来说话, 这是极大的错误. 透过电话的声音, 是必须营造的, 必须在经常的练习中, 面对镜子仔细看自己说话的样子, 还要录音听自己说话的声音, 这样才会知道自己说话有多少严重的缺点.

由于电话里面只闻其声, 不见其人, 所以要用简单的 KISS 理论来讲话：那就是 Keep it simple and short 运用简单扼要的字句, 避免使用过于专业的名词或者是行话, 这样会使对方很难快速理解.  即使是无法避免的时候, 也请用比较通俗的名词, 并且加以浅显的说明, 这样可以节省彼此宝贵的时间, 并且避面误会. 有关电话礼仪的细节, 将会另辟专文仔细说明.

第六、介绍礼仪

 介绍也是个办公室里面经常遇见的问题, 又分为初次介绍和相互介绍. 介绍的学问很大, 不是一般人想象的那么容易：只是交换名字和职称而已. 客人来临的时候, 如果需要为主客双方介绍, 中间人要记得先把客人介绍给主人, 然后把主人介绍给客人.  如果客人多于一人, 则要按照其尊卑顺序介绍.

因此, 中间人在介绍之前, 必须确实了解双方的关系, 同时也要明白对方最需要知道的是甚么？不会因为短短的说明而弄错了对方的身分地位.  如果对于介绍确实的身分存有疑虑, 就该先向当事人请示或是请教, 看看对方是否需要用甚么角色或是身份来被介绍. 

自我介绍的时候, 许多人都犯个错误说：「我是吴总经理」。要明白职衔是给对方称呼的, 不是给自己说明的. 您可以说, 「敝姓吴」，「我是这家公司的总经理」。否则会给许多人笑话不懂商场礼节, 而且还会自我吹嘘. 对于介绍礼仪, 也需要专文介绍, 这里只能举这个小例子而已.

第七、虚心受教

客户投诉是办公室经常遇到的问题, 处理各种投诉因此是当今各个行业紧迫而又需要天天面对的问题。面对问题的处理必须知道的方法非常多, 但是无论是接受怎样的责难或是批评, 虚心受教, 诚心对待都是一定的礼貌. 即使再严厉的的责备也是如此, 绝对不可以争辩.

首先说抱歉, 最后还是说抱歉. 无论投诉谁是谁非, 给对方不方便或者不快乐, 就需要道歉. 不论对方谈的是甚么问题, 都要认为投诉是给自己解释误会的良机.  负责处理投诉单位的人, 必须训练有素的平复对方的情绪, 先解决心情, 再解决事情, 心平气和的做出扼要又适当的解释, 并且感谢对方给予说明的机会.

聆听当然更是礼貌. 有些人总爱在别人说话的时候插嘴，或是打断对方的讲话, 这种坏习惯可以说是最没有礼貌. 更严重的人还会满嘴粗话, 让人听起来很不舒服. 开玩笑的讲话是可以在下班以后对亲密的朋友沟通说的, 但是绝对不适合在办公室里面高谈阔论.

第八、拜访客户

拜访的意思, 是指到对方的办公室去洽谈公务. 有些人兴之所至去拜访别人, 这是不速之客, 非常没有礼貌. 工作非常忙碌, 如果不能事前约定就匆匆拜访, 会让对方手忙脚乱, 弄的很尴尬. 如果对方正好在开会, 或是出差不在, 那又会碰个钉子, 让自己和对方都会有不之所措的尴尬.

拜访客户不仅是要事前都通知确定, 而且要提前告知, 不是到要出门才临时起意. 即使是已经确定好的行程, 更需要在出发之前再确认一次, 以便提醒对方是前准备. 拜访客户之前必须事前规划好行程和时间, 不能迟到也不宜花费太长的时间打扰对方上班, 确定拜访也要知道对方可以有多少时间交谈.

第九、请假休假

上班族难免有些私人的意外需要临时请假, 但是每个人的工作是前如果没有选定接班人, 请假就会给单位造成很大的困扰.  有些人往往动不动就请同事代班, 要知道别人上班也很忙碌, 如果要请假应该提早规划, 使单位上的工作不致于因为您请假的缘故不能接续.

有的人情绪不稳定, 总喜欢心情不好就借故请假, 这不仅是没有礼貌, 也违反了公司的常理. 员工在工作中的情绪必须自己处理, 不能因为情绪性问题就一走了之. 休假的情形也是一样的道理, 虽然休假是个人应享的权利, 但是个人的休假一定会影响到整体的工作进行, 所以即使休假, 也要事前早早准备告知主管, 这才是负责任的态度.

第十、 服装规定

注意自己的仪表, 是应该有的办公室礼貌. 仪表与仪容不同, 一个是指服装上的打扮; 一个是指脸上的清洁与装扮.  对于服装, 有的单位上会依照统一规定穿着工装, 如果没有规定, 自行着装的员工都要以办公室是正式公开场合为原则, 注意服装的穿著.

虽然没有特别规定穿甚么, 女士穿着过于暴露的衣服都是不礼貌的. 西方礼仪认为一个女士必须做到在办公室里三点不露：那就是肩膀不露、膝盖不露还有脚趾不露. 东方人虽然没有这样的规矩, 但是通常在办公室里面太过休闲的打扮, 会使人认为您是不够专业, 同时也不够庄重, 这也常常会使您失去应有的身分.

男士的服装虽然不一定要穿西服或者正装, 但是服装会说明您对事情的看法, 以及对于周遭环境尊重的程度, 所以男士的穿著也必须符合一定的规矩, 比方说, 袜子的颜色要与西裤颜色搭配; 上衣必须扎在西裤里面. 穿西服一定要穿长袖; 穿鞋子最好有鞋带等等.

许多公司明文规定服装的禁忌, 还有对于卫生的要求. 比方说男性必须留短发, 剃胡须，指甲不得留长, 必须保持个人卫生, 不能有体味. 女性长发必须挽起或者卷起, 必须要画淡妆. 不得将指甲染色, 不得染发, 不得有过多配饰, 也不可在人前脱去外衣等等.

第十一、 迟到早退

迟到的人会找很多理由来说明, 经常的理由都是发生个人的意外, 例如堵车, 今天闹铃没响, 小孩生病, 自己不舒服等等. 最终极的原因还是, 没有提早出门而已. 迟到是一种习惯, 一种借口, 并不是一种可以原谅的原因, 所以员工必须养成良好的作息, 宁可提前, 不要赶晚.

迟到还要找人签到打卡这就更不应该了. 大公司为了防止代签和代打卡, 设立许多方法, 像是处罚, 或是使用签到以外的方法来考核, 其最终目的也不过是避免员工迟到早退而已. 其实迟到早退可能的原因不一定是偷懒, 多数原因是工作本身做久了感到无趣, 工作安排时间不对, 或者是真的家里有事情.

一个人迟到也会影响到许多人工作的进行, 比方说会议进行往往因为一个人没有出现, 而使得许多人的时间都浪费. 也有人在会议中悄悄的溜走, 这种早退而未告知的行为也是非常没有礼貌的. 所谓迟到, 在礼节上是指规定时间的前后十分钟之内, 如果没有超过十分钟不算是真正的迟到.

第十二、道德规范

还有些经常疏忽的办公室细节也是进退应对的礼仪, 例如进出会客室或是主管的办公室必须先敲门才能进去; 手机在会议室或是办公室，都算是随身物品, 不应该谈笑使用打扰其它同事上班的情绪等等. 有些事情是礼貌, 有些就是行为的规范. 这些规范我们可以统称为道德规范 ethic code.

道德规范的意义是在同一家企业里面, 行之有年的企业文化, 成为人人默许, 共同遵守的行规. 特别是属于行为导向的意义更大于礼仪的日常行动. 道德规范会让同构型的员工共同遵守一些原则, 像是不随意暴露公司的商业机密, 不偷取公务的对象等等, 这些就是更上一层楼的办公室礼仪了.