彼得杜鲁克在《卓有成效管理者的实践》里面提到，时间是最稀少的资源，除非能管理好时间，否则一切都是空谈。以2018年的购物狂欢节数字为例，经过双十一全方位的宣传与打造，商务部最后发布的数字，当天全国网路交易额是突破了3千亿。也就是每秒钟可以成交347.22亿。如果我们有一个时间就是金钱的概念在前，就可以用这个中国人的消费记录来创造历史。时间果然就是金钱。问题是，如何可以积聚这样的「能量」来给个人创造奇迹？

时间分配黄金定律

  美国加州大学洛杉矶校区建筑及都市研究所的李博恩斯教授，在1994年出版了一本Busy Bodies（忙碌症候群），书中提到一个「时间分配黄金定律」。作者问了三个很典型的现代社会问题是：第一，为什么我们会越来越忙？第二，以时间为竞争基础，哪些产品会此消彼长？第三，忙碌到底为我们带来什么？

  工资带来了两个效应。一是收入效应：工资提高，购买力提高。二是价格效应，工资提高促使我们增加了工作时间。也就是，一方面我们希望能增加工作时间来赚更多钱；一方面又希望能够减少工作时间来享受我们的劳动成果。「时间分配黄金定律」就是：如何把时间花在时间满意比最大的活动上。举例来说，全美家庭养猫的比养狗的多出两百万只，因为猫不用遛, 可以减少时间，但同样有宠物的乐趣。日常生活中，时间效率越来越高的正时间效率（Time Plus）活动，会挤掉时间效率不高的负时间效率(Time Minus)活动。比方，文史哲学这些花时间阅读的书籍，将逐渐没落。还有，晚餐将逐渐被便携式的、简易型的食物所取代。

  作者认为，我们正在把今天的利益，折算成为明天的利益。这是经济学家所谓的「贴现率」，也就是把未来的时间变为现在。例如高科技产品，可能更方便但是也可能消耗更多资源，产生更多科技垃圾，使得地球环境恶化，带来新型态的疾病与可怕的武器。这也同时改变了人与社会的关系，造成了社会价值的沦丧，家庭生活的疏离，照顾老弱的责任感日益泯灭，顾客至上的服务意识逐渐消失。这样的未来世界，真的会更好吗？

  对于「时间分配黄金定律」我个人也有自己的一套算法，称之为「第五代时间管理：从规划实践到内在省思」。这是依照每个人在世上活着的寿命，以及所可能担当的职务而设计的。所谓「第五代时间管理」是指一个人会因为自身的年龄与职务，逐渐从第一代的时间管理经验逐渐伸展到第五代；也就是从第一个阶段，逐渐蜕化到第五代。不过，也许有许多人只完成了第四代，这辈子无缘进入最高层的第五代。

第一代时间管理

  假定每个人在学校毕业之后进入职场，这时候大致是22-27岁，担任的是单位里的基层工作，我们可以称之为「第一代时间管理」或者「第一阶段时间管理」或者是「工具方法的时间管理阶段」；这时候的主要任务是在岗位上更为有效快速的完成任务。所需要注意的是熟练工具，还有学会记录备忘。具体而言就是学习应用：

一、即报事贴（Post-it）:自从美国3M公司在1968年发明了这款办公桌上不可或缺的小玩意，就彻底改变了人和人之间沟通交流的方式。即报事贴原来是科学家Spencer Silver想要发明的一种黏贴剂，后来遇见他的同事Art Fry才真正发扬光大并且沿用至今。原来，Art Fry每次在教会诗班唱歌的时候，总会在要唱的那一页夹上一个书签，但是很容易掉落，于是想到Spencer Silver是否可以发明一种撕下来又可以贴回去的小工具，自此就有了「报事贴便条纸」Post-it® Notes are Recyclable。

  上班族进入办公室的第一步，就是要学会应用这种报事贴便条纸。它有两种功能，第一种功能是颜色管理，比方最普通的贴纸会分为3-4种颜色, 红色是第一优先，橘色是第二优先，黄色是第三优先，绿色是第四优先。在工作桌面上的任何大小事情，都可以随时用小贴纸记下来，等到这件任务完成就丢掉或着移到日历簿里面，以便回顾。第二种功能是记录传阅。有一种较大的便利贴纸，上面有横线可以写下记录或心得，无论贴在皮包、张贴在告示栏、电脑屏幕的一边或者开车时候的方向盘上，都可以得心应手的随时记录想法和事件，并且在之后传递给相关的人知道。

  基层工作每天都有巨量的任务，琐碎而频繁的电话，有大有小的事情，很容易忘记或处理不完。这时候就需要手边随时都用一两句话或一两个字，暂时先记下来，按照颜色区分哪些是急的，哪些是不急的，哪些是重要的，哪些是不重要的。那些不急的，拖久了就变成急的；那些貌似不重要的，或许在领导眼中是重要的。如果从一开始工作的第一天，甚至在学校教育的起始，就养成用便利贴的好习惯，一个人的时间管理就会有个非常清晰的概念，不至于到后来做任何事情都手忙脚乱。这就是善用工具的第一步。

二、代办事项列表（To Do List）：每天都会有该做的事，有一些是今天会做完，有一些是今天没有做完的，我们用一张清单来看清楚，这张单子就是「代办事项列表」(To Do List)。传统的方法，可以用一张白纸，分两边记录。也就是一边写下今天该做的事情有哪些？另一边写下今天还没有完成留到明天要继续完成的。或者是，用第一张纸，写下尚未完成的所有工作。第二张纸，把这第一张纸排好优先顺序。第三张纸，按照排好的优先顺序抄在上面。当然，无论是该完成或明天继续完成的，都要按照优先级的概念，把最急最重要的写在最上面，也就是自己登录的时候就已经知道哪些明天是第一优先要解决它。假使用现代科学的方法，我们有了各种手帐清单的APP或电脑软件可以下载运用；或者自己用Excel的表单来设计一份自己可以使用的To Do List也行。

  有的人一定会想，不会吧，已经忙的不可开交，还能搞这些，太理论。其实不然，就像驾驶飞机必须要依照操作手册起飞降落，基层工作者从起始就应该按表操课练基本功，而不是依靠自己的记忆与判断工作。那就会像是救火队，头疼医头，脚疼医脚，最后焦头烂额，什么事也没做好。特别是文职工作与后勤人员，最不擅长系统化的思维和科学工作方法，造成自己没有成就感，还经常挨骂。

三、擅用桌面：桌面也有两层解释。第一是电脑的桌面。这是把暂时要用的档案贮存的良好设计。只可惜，多半的人都把暂时变成了永恒，从来不整理。从一个人的身边走过，如果看到这人的桌面爬满了各种档案夹，连自己找资料都很困难，那千万不要把这个人提拔当干部。因为他自我管理的能力都有问题，还能带团队吗？肯定是一团糟。第二是实际办公桌的桌面。有许多科技公司，员工只有一个很小的桌面或者上班是移动式的办工桌，这就能考验员工的整理能力, 他们不可能把累赘的东西都带到办公室。相反的，许多传统产业或是公务单位的办公桌，一个比一个大，这就说明他们肯定没有多么高的效率。时间=空间=成本。一个人空间越大，时间越多，往往效率越差。简单的说，如果只有一居室你也能过的简单朴素舒适；一旦有了五居室，你的家可能只是一个贮藏室或家具行。

四、档案管理：从上班的第一天开始，就有了无数多的档案需要看，需要管理。比方说，最简单的个人名片管理、书信往来、人情往来，更不用说报纸、杂志、书籍、衣物。任何物件只要产生，就是档案，都需要管理。原因是，任何东西都有期限。化妆品的期限是三年；蔬菜水果的期限是三天。服装如果是时尚的，期限只有一年。我们只要有一种东西，就要想到这样东西必须保持多久？一年，三年，五年还是永久。有了这种概念，档案的分类整理就比较容易。档案管理简单的说，是无论谁都能找的到，找到的东西是最新的资料，而不是很久以前过时的东西。整理档案需要用很多类别的工具，例如档案夹，档案柜，可移动的抽屉。如果是电子档案，当然是分类清楚的资料夹。档案的名称必须一目了然，目视就可以找到你要的资料。

五、自创工具：有许多手头要应用的工具是得自己发明或创造的。例如，电话留言条，有人会设计非常实用的留言条，上面把5W2H记录的清清楚楚。5W是指When(时间)、Where(地点)、What(什么事)、Why(为什么)、Who(什么人)，而2H则是指How(怎么做)、How much(多少钱)。这样的留言条非常受主管欢迎，他们可以直接用笔在上面回答，或者批示后直接发给下属。也有人会发明会议检查表，在一张纸上，记清楚开会的时间、地点、人数、议题、是否供餐等等，并且编号。这样可以直接把一年的各种经手的会议记要直接写下来，一方面可以作为考核的依据，一方面自己可以检查会议过程中哪些预备事项可能会挂一漏万。出差行程表也很类似，必须常备在身边，只要出差就拿出来逐项检查，看看那样东西忘了带？

六、KISS理论：所谓KISS理论是指Keep It Simple & Short.特别是在电话管理的过程中，无需长篇大论，越简要越好。沟通如果透过电话，本身就不是一种十分有效的工具。因为电话没有记录，没有法律根据。电话看不见对方，容易产生误会。所以透过电话，只能解决十万火急的任务。其他公务，应该尽量透过微信、邮件和文书处理。现代人适得其反，由于手机很便宜又方便，许多人整天抱着电话不放，这样的人只能在基层发展，无法轻薄短小的上班族，终究难成气候。KISS理论也同样应用在会议管理，无论是主席或报告人，都应以简短说重点为主，会议时间要极为简短，人数也要越少越好，才可能有效率。

七、时间设置：现在的手机都有一种日历表的设置，可以在任务来临前十分钟就通知你：时间快到了。同样的，如果你的手机可以设置不同的铃声，那么无论是有电话来，微信或短信，可能很容易就能判断出来，这是哪个人或哪种媒体信息在找你。对一些次要的人或信息，应该用静音或者稍后回复的功能取代直接呼唤你，更不要用极大的音乐吵闹自己与四周的人。有些更有效率的人，手表时间都会提早十分钟，也就是这种人任何事情都会比别人早十分钟做完，运用这样的理念，相信想失败都很难。

八、番茄工作法：最近很多企业都推行番茄工作法，简单的说就是：每25分钟休息5分钟；第四个25分钟休息15分钟。这种方法在不受干扰的工作环境下进行是非常好的，有利于疏解压力，血液循环，视力恢复等等；但是，对于身不由己的职场工作者，可能会有一定的阻碍。因为工作会有一定的段落，比方你在会议中，或者写一个报告或计划，思绪正在运转，看到25分钟就要中止，有一定的困难。另外一种很有名的GTD软件（Get Things Done）也是相同的道理，必须熟悉如何收集(Get), 把事情做好（Things）、然后回顾（Done）。起初入职的上班族可以尝试运用这些工具软件，一旦熟悉成为习惯，对自己日后的工作能力可以提升不少。

第二代时间管理

  进入职场的第二个阶段，这时候大致是28-32岁，开始担任单位的骨干，我们可以称之为「第二代时间管理」或者「第二阶段时间管理」或者是「日历表的时间管理阶段」；这时候的主要任务是如何彻底的完成目标。所需要注意的是善用计划、方法与配置。从原有的打杂打仗，可能需要参加各种会议和项目，这就剥夺了很多时间给别人，称之为不自主时间增多。这个阶段的上班族会有很多心理的纠结，开始产生压力，并且会转换岗位。于是应该学习的会更多在于规划时间：

一、善用日历本与计划簿：日历本看来无用，因为时间都成了别人的，记下来有何用？那就打错特错。规划是有短期、中期和长期的。日历本是把已经被确定一定要做的事情记下来。好的日历本上面还有备忘，可以把要点或地点都写清楚，在事情发生以前再回顾一下，需要什么资源？计划簿也是一样的道理，例如许多外资企业都会要求员工填写日报表、周报表、月报表和季报表，用意就是要有计划和回顾的概念。

二、区分自主时间和非自主时间：自主时间大家都了解，但非自主时间是指意外时间，例如交通时间是非自主时间。在第二代时间管理的阶段，自主时间越来越少，所以要在短暂的空隙里争取最大的效能，就会渐渐不浪费时间、珍惜时间。这时候运用科技化的工具变得极为重要，APP和各种软件，凡是可以帮助你做事更有效率的，都要全部用上。比方购物、外卖、搜素地图、快递、交通，任何可以缩短时间的工具都是这时候学到的。

三、避免干扰：由于自主时间很零散短暂，这些时间必须尽量避免他人干扰。善用碎片时间成为关键。可以设定一段时间完全不被干扰最好，否则就直接告诉他人某个时间不要找你。把自己完全开放给别人，有时候是一种致命的错误。那会阻扰你完成自己该完成的任务。所以要渐渐学会拒绝的艺术。有些灰色区域的任务，可以不做或大家轮流做的，最好及早制定一个规律。

四、留白的艺术：时间不是物件，也没有弹性。时间不可回复也不可取代，所以在安排约会的时程上，不能过于硬着陆；也就是在一件任务和另一件之间，必须保留弹性。例如，告诉别人，五分钟以后楼下见，一定有一个人先到，一个人后到。这是因为行动的时间是五分钟，但是过程时间往往没有办法计算的很精确。时间本身有递延效果，计算很难非常精确。所以人们才会常说，大事要慢，小事要快。在预订时间的过程中要有缓冲区，否则就会事事都迟延。

五、善用时间：上午思考、下午开会、中午人际交往沟通、晚上充分休息。

六、不堆积：尽量今日事、今日毕。不要让事情都堆在自己手里。也就是著名的管理学猴子理论。

七、上瘾坏习惯：毛姆说，好习惯难以养成，坏习惯比比皆是。想要养成一种好习惯很不容易，例如不拖拉，不迟到早退，可是坏习惯一旦养成就拽不掉，例如喜欢乱猜，不愿意找有经验的问答案，都是阻碍时间的坏毛病。尤其是网络时代，明明对面这个人就知道该怎么办，张口问一句就可以，偏偏就要上网自己搜，还不一定是金科玉律。

八、PDCA法：任何事情到手都用Plan(计划)、Do(做)、Check(检查)、Action(行动)四个步骤去完成。这其中以Check(检查)最关键。

第三代时间管理

  进入职场的第三个阶段，这时候大致是33-37岁，开始担任单位的中高阶层工作，我们可以称之为「第三代时间管理」或者「第三阶段时间管理」或者是「优先级的时间管理阶段」；这时候的主要任务是寻思怎样的目标对自己有利。所需要注意的是优先顺序与聪明选择。这个阶段是你原来都计划的很完美，但是同一个时间必须要做很多事情，打乱了你自己的节奏，于是往往身不由己之外，连自己的目标和方向都搞不清楚。也就是西方管理学者所说的「致命的三中」- 中阶、中年、中产。这时候就是要认清楚80/20法则与帕金森定律。

  所谓80/20法则是指任何事情百分之80的价值，来自百分之20的因子。80%是琐碎的多数，20%是重要的少数。例如，80%的顾客会选餐厅里20%的菜。80%的网民会看20%的网络媒体。因此，任何事物可以分为

第一优先，占5%，重要又紧急的，不可回溯的，无可替代的，意外的，无法变更、迫在眉睫的事务。

第二优先，占15%，重要不紧急的，人际关系、顾客维系、市场调查、培训学习、研究发展等事务，或可以挽回却需要很大代价的事情。

第三优先，占50%，紧急不重要的，多半是经常性事务，例如，例行性会议，电话、文书往来，赶紧做否则要过期。

第四优先，占30%，不紧急也不重要，多半是例行性任务，例如，邮差来送信是例行性；快递来送件就是经常性。

  帕金森定律，是一本很重要的理论。不过用一句简单的话来概括，就是说，任何一件事都会有期限。工作任务会被延申，以便填满可以用的时间。这与上面所说的富兰克林时间就是金钱的理论很相似。也就是说，如果我们没有给工作限定一个时间点，那件工作就会被拖到最后的时限为止。举例来说，如果我告诉学生，十月底要交报告，多数人一定会快到月底才开始紧张。而这个报告其实三天就可以完全做好。

  第三代时间管理是最难过关的时刻。在这个阶段，可以想想如何做最明智的决定，也就是用脑不用手的阶段。首先，

一、只要完善、不要完美: 破除完美主义的迷思。天下不只你是大神，你并不是无可取代。只有自己选择的最好，才不会拖累他人。所以，不要让自己成为别人的后顾之忧。要有顾全大局的胸怀。有时候吃亏就是占便宜。学习最佳的取舍条件。要有耐心聆听他人的意见与建议。知道虽不满意但可接受。愿意为自己的决定负责任。

二、善用碎片时间：学问知识都是累积的，每日一读、每日一写，都可以用碎片时间完成。李嘉诚年轻的时候当茶房，利用到厨房换茶壶的片刻，把一个英文单字写在手掌心里面，利用每次倒茶的霎那，记住那个单字，就是一个例子。等车、等人、等红灯、等吃饭，日常其实有很多时间是碎片，可以运用的人就可以得着益处。甚至利用碎片时间来祷告，都是很好的习惯。

三、点评自己的能力：孔子说，吾日三省吾身，意思是每天要给自己一段清醒的时间来回顾自己到底哪里对？哪里错？是非对错往往自己最明白。错了要警醒，对了要给自己掌声。苟日新、日日新、又日新。

第四代时间管理

  迈入第四代时间管理，这时候大致是38-42岁，应该是企业的高管和单位的高干了。我们可以称之为「第四代时间管理」或者「第四阶段时间管理」或者是「平衡生活的时间管理阶段」；这时候的主要任务是关注如何平衡工作和生活。所需要学习的是断舍离，也就是知道任何事情都会有得有失。地位越高就要越谦逊，而不是多取多得。可以关注的重点在：

一、充分掌握人脉：年纪越大，才会感觉交个好朋友不容易。人脉就是金脉。如果能有计划的交往益者三友：友直、友谅、友多闻，非但不会浪费时间，反而可以得到最珍贵的友谊以及第一手的信息。现代社会最常见的是「宅」也就是容易被网络洗脑，看不到真实的社会。有人脉，才是真正的朋友圈。

二、建立高效团队：运用组织的力量，往往比领导魅力更重要。找到好的伙伴，剔除不良的坏枝叶，就像耶稣说的，那大树长成，有了不好的就砍掉，即使是一个眼睛作恶，也要挖出来丢掉。

三、创新思维：坚决认定每天都有新的版本。我写日记45年，每天都有一个栏目是「今日自学」，晚上写日记一定要给自己一个交代，今天学了些什么？没有创新，就没有进步，也就容易掉入自己的旧卧槽。如果你是这样，跟从你的人没办法进步，他们学不到东西，就只会敷衍了事。

四、营销自我：这个阶段更应该把自己贴出去。一个人在38-42岁，是工作生涯的重要转折期，会有很大的纠结与冲突。如果不能把自己的亮点发布，也许在职场的大风大浪中就会被排挤。适当的让自己网红一下，是个好主意。扩大视野，站在高处。开始修炼下一个境界。

第五代时间管理

  进入第五代时间管理，这时候大致是43-47岁，应该是职业生涯的最高层。我们可以称之为「第五代时间管理」或者「第五阶段时间管理」或者是「静观自得的时间管理阶段」；这时候可以说是诸法皆空，自由自在的阶段。要做的是如何让别人和你一样，回归自然，过着平衡自在的生活。这时候的你，已经不需要什么工具和方法，一切自在我心。可以谈笑用兵。可以随着内心深层的指引走天路。想不通的事情会归回原点思考。箴言里面说：他右手有长寿，左手有富贵，他的道是安乐，他的路全是平安。身处最高层的人，得享天道福佑。身心自在。天人合一。不受外力干扰，不容易心动，自有定见。思想到达一定的高度，可以心想事成。这时，享受的不单单是工作任务，更是你的生命。时间因此不只是寿命或钟表而已，是每一刻都活出自我，活的真实。