如果让您用几个词形容或者定义行政工作的事务，您会用选择哪些？脑补一下年终岁尾的我们，日子又是咋过滴？
2020年1月1日新年首飞时，凌晨的候机厅中收到公司一封邮件：亲爱的立超您好！感谢您陪伴公司走过2561个日夜。2019年，您辛苦了！在这一年里，您一共出勤328天、出差178天、审批流程15376条…
每次想起那“凄惨”的一夜，都让自己怀疑人生，我就一干行政的，咋忙成了这个样子？！那一日起，我给自己设定一个目标：定要化繁为简，不让琐碎绊住我前行的脚步！
历时一年，消减非必要流程15个、授权7项、制度消减5个，使流程处理周期缩短3/4、业务办理周期压缩1/2，节约团队工时计4576小时。
过去一年的变化，受《简化》一书启发，小编将结合个人工作实践为大家带来分享，希望所有的小伙伴都能化繁为简，不让琐碎绊住你前行的脚步！
《简化》概述
创新思维大师爱德华·德博诺著作《简化》一书，他通过对“简化思想”的10项详细规则的全面解读，鼓励我们创造性地将工作中遇到的难题，通过简化的思维，分解成可辨认和可管理的部分，逐个进行处理，从而使我们能够更好地完成工作、管理团队和企业，并帮助人们节省更多的时间，减轻更多的压力，从容享受简单生活之美。
如何识别行政事务的繁杂内容？
1. 不忘初衷，反思复盘
行政事务经常让我们深陷衣食住行的具体琐碎中，会出现闷头走路忘记前行方向的情况。为提升行政管理活力，从事务管理向效能提升转变，需要我们行政人定期反思：反思组织职责、业务流程、既定工作事项与内外部环境是否相符、现有事项存在是否必要，从而找到简化的空间。
2020年6月的一次对标中，负责接待的小姐姐在2个小时的对标过程因紧急用印事项中断会议3次，致使她的总监不得不紧急救场。对标后我问询了所在地分公司行政是否遇到过同样的问题，我司的小童鞋告知当地政策鼓励企业电子章的操作，经小编提醒，那位小姐姐对印鉴类型进行了分析整理，后输出电子印鉴管理办法，前段时间收到她的感谢讯息及喜报：今年工作量消减了1/3！
行政管理推进中，我们是否也曾像那位小姐姐一样深陷某一困惑？比如，写字楼一定要设定前台岗位么？停车场一定要安排保安指引停车么…
2. 懒人推动科技进步
现编2020年10月参加了一次沙龙活动，主题是讲解互联网与传统行业的思维差别，其中一位互联网大咖讲到懒惰的作用，我觉得很有意思，他分享大意是：因为人类懒惰的天性，才会产生需求，而人们去解决这些需求的时候，懒惰就成了促进社会进步的动因了。其实生活中也充满着这样“活生生”的例子：
懒人思维在行政管理事务中我们也有很多可以适用的地方，如会议室要锁闭管理么？制度规范一定是文字版的么？考勤必须手工签到么？
3. 行政管理价值点剖析
公司以盈利为目的，行政工作开展也必须以管理效益、经济效益提升为出发点，清晰的认知繁杂是否必要，如弱电架构搭建、电子审批流搭建，虽然搭建过程繁琐，但越是健全后期的应用越是简单；清晰的认知简单的工作是否就是高效，如电子白板、投影仪操作手册，只有全面、清晰才更具有指导意义。
行政事务化繁为简，如何做？
行政工作，有时给人一种错觉，是绿叶做陪衬的，是吃穿住行打杂的…
行政管理好像怎么管都对，也好像怎么管都不对…
如何提升行政工作在业务心中的定位、如何找对方法办好事，提高行政工作效率，给大家支几招：
1. 当局者迷，旁观者清
小编2014年推广新员工培养项目，在新员工辅导环节，采用如下步骤：
行政事务执行，不是通过语言表述或者填鸭式讲授就能达到预期效果的，需要亲身体会或者观悟才能够发现不足并加以改善。
例如，换一个角色体验一下从用章申请到用印过程，才能发现哪个环节处理慢、哪些证明材料可以剔除；扮演一次访客，才能知晓是停车不方便、入手手续繁琐还是找人难…
2. 整合资源，系统集成
随着职责划分，业务授权、地域扩张，每个部门在费用使用、行政管理上的权限也会逐渐增加，渐渐脱离掌控，因此行政管理，需要定期梳理做整合与集成，常见业务如全国范围的办公用品集采、批量设备设施采购、标准化桌椅集采、停车+访客+引导+订餐等系统集成管理，消减非必要的精力支出、消减费用投入。
3. 聚焦核心，探寻本源
《简化》中提到“我们如何界定“快餐”呢？能方便地给客人提供可预期的食物的解决方案，就是快餐。比如，我们可以去麦当劳点一份套餐，而这份套餐可能在1分钟内就可以配齐，这就是方便。我们就算还没看到套餐，也能预期到麦当劳的薯条、汉堡会是什么样子，什么味道，这就是可预期。既然如此，除了方便和可预期以外的一切因素都可以简化。比如，店面就大可不必，装修也没有必要，我们可以建立一个中央厨房，通过互联网下单的方式来送餐。因为方便和可预期是快餐概念的核心，如果我们能反思概念，就会发现很多没有必要存在的老传统。”
这个案例，可以为我们日常活动主题选择、员工关怀的举措与对象选择、会议主题选择提供参考意义。
4. 结果导向，大胆试错
食堂打饭排队、微信扫码支付的等待是否会让您无聊烦躁，等待间隙领导的工作布达是否让您食欲全无？是否有这样一种结算方式可以让人员快速流动起来？是否有这样一个场景让您食欲大振？
“只要思想不滑坡，办法总比问题多！”
故，建议配套一个创新激励方案，让员工提出一种完美的或理想中的行事方式，说明理想和现实之间的差距，更加明确知晓让员工觉得不便利的地方，然后激发我们的思考，寻找简化的灵感。
2020这一年，小编工作及生活中最大的感悟“如果追求完美，任务的复杂性必然会把你压垮，有时做得不错就够了”。
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