办公家具配套采购采购和搬迁组织篇

1、 办公家具配套采购项目

职场搬迁项目中，因为工程设计和施工的专业性，很多人会把关注点和精力都集中在工程设计、工程施工方面，而忽略了办公家具的配套采购。

（1） 办公家具需求的确认

办公家具配置需求的核心点是人员规划数。

Ø 办公家具配置按照公司既定的标准匹配到职场装修图纸中。

Ø 办公家具配置前置条件是办公家具采购标准，即包括了办公家具名称、尺寸、材质、工艺、预算单价的标准清单。

Ø 需注意到老板对办公家具的特殊需求，并在采购中加以订制。

（2） 办公家具的选型定型及采购招投标操作要点

Ø 按照办公家具采购部标准，或者在办公家具供应商目录中，或者重新寻源开发，找到三个以上的备选供应商。

Ø 要求供应商提供原材料样品，或者提供类似的产品，或者直接要求供应商按照标准开模制作样品。

Ø 组织办公家具选型定型评审会：会议至少应有行政总监、财务、人资、采购等人员，有可能的话，还应邀请1-2个高管参与，会议出纪要，参会人签字。

Ø 招投标操作：根据选型定型评审会决议，编制标书，对之前确认的备选供应商发出邀标，并开标议价。控制点与前文中的工程招投标控制点一致。

（3） 家具采购合同把控关键点

完成招投标后，签订家具采购合同时的关键点如下：

Ø  办公家具的材质、规格、工艺的技术参数必须与中标结果一致。

Ø  建议签订框架协议，订单确认数量，是采购合同的核心组件。

Ø  明确家具的交付时间点，并严格交付约定的罚则。

Ø  约定发票取得的标准，只有订单、送货单、发票三单合一才能提交采购付款。

Ø  约定付款的时效，明确发票取得后多少个自然日或工作日完成付款。

Ø  若预付款，建议预付款额度不超过30%，留10%做质量保证金。

Ø  合同必须明确严格的售后服务条款。

（4） 办公家具的交付时间点和质量的管控

在职场搬迁中，办公家具的交付时间点是一个需要严格管控的关键项。一般地，在工程施工中的地板、天花、强弱电主线铺设完成的时间点办公家具进场。办公家具安装到位后，强弱电分支铺设才能顺利进行。

办公家具交付时，按照合同约定的技术参数严格验收，不合格的当场拒收，并要求供应商限时补上。一般以涉及到的强弱电分支铺设时间点相匹配。

2、 职场搬迁

家具到位了，施工完成了，验收通过了，最后一步职场搬迁就开始了。

几个关键要点及注意事项：

（1） 除甲醛：新装修职场需要空置一个月左右，并请专业的除甲醛公司来做甲醛清除。

（2） 与老板确认搬迁的时间节点和乔迁庆典的要求。（特别注意：吉时、仪式、民间规则）

（3） 根据确认的时间节点编制搬迁计划，把搬迁涉及到物资、物流、组织方式、旧场地的退组、废弃资产处置等一系列工作排布在搬迁计划中，按照时点去完成。

（4） 旧职场退租操作的难点：业主总要扣押金，会要求场地还原。评估下还原场地的成本与押金的比例关系来做决定。或者直接跟业主谈扣押金的比例。

（5） 旧职场搬迁完成后一定要进行检查，重点检查有无重要档案资料、物资遗漏，员工个人物品遗漏全部回收打包带走，发布认领通知交还员工。

（6） 确认废弃的物资，直接找供应商来，一次性处理。注意涉及到固定资产的，需要有完整的固定资产报废处置的流程审批记录。并且一定是财务的小伙伴收钱，行政小伙伴在废旧物资处置中严禁碰现金。

（7） 乔迁庆典的策划有比较多的敏感点需要关注：

Ø 特殊仪式的安排和组织。

Ø 公共关系、友商到场庆祝的接待安排。

Ø 接待中要特别注意各种秩序，比如座次、剪彩站位、条幅和花篮的排列秩序等。

Ø  媒体关系到场的答谢安排。

Ø 城管、物业等可能会对庆典产生负面影响的关系的事先协调。

Ø 庆典活动中所要用到的设备、设施的安全检查。

Ø 整个庆典活动安全预案。

庆典完成+家具采购付款完成+工程付款完成+设计方案付款完成+搬迁物资付款完成+搬迁物流付款完成+旧职场押金收回+废弃物资处置完成=职场搬迁项目完成。

总结：具体的行政工作不难，但往往一个工作任务中会包含有多个行政工作，导致了工作难度呈指数上升。学会分解工作，是把行政工作变难为易的关键技巧。

最后，希望这个提纲能够让行政小伙伴们面对职场搬迁的大考时，胸有成竹，拿到优秀！