行政成本费用预算，即将基准数据库与业务规划的资源投入节奏匹配以后形成的财务支出计划。

基准数据库的建立通常会有三个方面的数据汇总形成：一是各类制度中明确的资源配置标准，大到办公家具配置标准、车辆配置标准，小到办公用品配置标准、文印费人均标准等等；二是财务会计账簿中形成的各项行政成本费用历史数据；三是行政管理中建立行政成本费用管理台账持续统计，并通过与具体业务相符的逻辑进行持续分析以后形成的经验性“常数”。

三个来源实际上是相辅相成相关联的。鉴于财务管理相对其他的职能更规范和严格，所以，制度标准最早来源于对财务会计账簿记录的历史发生数据的分析结果。制度标准建立以后，在运行过程中，会持续产生各种成本费用数据，定期统计和分析这些数据以后，会形成经验性“常数”，经验性“常数”又会反过来指导制度标准进行修订。同时，经验性“常数”也是财务复核成本费用真实性合理性的参考依据。

举个例子，创立一个公司要建一个办公楼，一开始只是想找一个办公的地方，成本肯定是一个最优先的影响因素。但是业务持续发展以后，原来的办公室坐不下，需要增加办公室，这个时候就要考虑增加多大的面积才是合适的。这个时候正常的思维逻辑是，计算现有办公室的人均办公面积，统计公共区域的面积和独立办公室的面积，基本上可以得到一个比例，即∑人均办公面积÷办公总面积=80%。人均办公面积就是未来该公司办公室配置标准中的员工办公面积标准。又考虑到租赁办公室的时候，租金是按建筑面积算，那么建筑面积与套内面积之间有一个常数叫“容积率”，中国建筑中，“容积率”通常为70-80%之间，所以，就可以换算出，办公面积需求=人均办公面积÷80%÷80%。如果这个时候，再有人员规划数据，就能得到相对比较精准的办公面积需求，不会租得过大浪费，也不会租得过小，三个月就坐不下。

基本上，行政职能运行过程中，涉及到的各种成本费用，都可以用这个案例的思维进行剖析，然后得到一系列的“常数”，这些“常数”进行统计分析以后，会得到一个稳定的值，也就是“标准”值。所以，公司经营管理规范化以后，建立标准体系是行政的首要任务。

建立行政标准体系，最基础也是最直接的就是建立行政成本费用管理台账。即按成本费用项目、时间、人员等多个维度，建立数据报表，对行政成本费用进行定期的统计。时间越长，数据越多，统计分析得到的“常数”越稳定。这个稳定的“常数”就可以制度化成为标准，并用做行政成本费用预算基准数。

行政成本费用管理台账运行的几个原则：

1、 及时性：数据按月统计当月发生的实际数。

2、 准确性：数据按照实际发生的金额或者发票进行记录。

3、 细致性：数据统计不能仅仅是汇总金额，还应该细化为最小统计单位，或者单价，比如水电费，就需要再统计水电计费的数量。

4、 定期回顾分析：每月对统计数据进行统计分析，通过环比和同比发现实际业务运行中存在的问题。比如说，同样的月份，同样的面积，水电费不一样。可能是计费原则调整了，如一月一交变成了两月或三月一交；也可能是单价调整了；还有可能是水用多了，阶梯计费导致了价格增加。水为什么会用多了？这就是要找的问题！

一般来说，持续半年的行政成本费用数据的统计，已经能够让我们得到80%左右的行政成本费用预算的基准数。统计一年的行政成本费用数据，可以轻松的做三年规划。