题记：这是一篇相对晦涩的偏理论和概念的专业文章，希望能给大家一个框架的，概念的物资管理的全面认知。

行政通常被人称为大管家，一方面是“家里”的日常开支大部分集中在行政；另一方面置办“家里”的东西也是行政在处理。

置办“家里”的东西，实际上就是行政职能中最基础也是最见管理功力的物资管理职责。

每个企业对于物资管理的界定会随着其成长基因、业务实践、财务准则的不同而不同，大多数将物资管理界定为资产管理，也相对把此工作职责的重心划定在固定资产管理层面。对于低值易耗品类相对固定资产有较高的流动性的物资，在管理上并不成体系。而这一部分往往是跟员工经常会感知到的行政服务支持需求，比如说办公用品领用、劳保用品换发或配发、U盘的申请、鼠标键盘的申请等等。这种管理缺位是行政小伙伴吐槽“工作忙”、“没价值”、“行政工作没前途”等等的重要原因。

物资管理源起于企业内控17个基本流程之“资产安全”。从广义上了来讲，资产是企业用于经营管理所投入的所有物资的总称。从狭义上来讲，资产就是固定资产，一般由企业根据本公司的财务管理原则界定的采购价格在一定金额之上，使用年限超过一定时期的物资。本文所讲的物资管理概念为广义概念，即：物资管理是企业固定资产管理、低值易耗品管理的总集。

根据物资管理定义以及管理对象的属性，可以用“账实相符率”来表征物资管理的水平和管理方向。也就是说，物资管理的各种流程设计、流程间的交互、流程节点的交付物，都应该是可以标定影响“账实相符率”的因素。比如说，出入库单、资产交接单、离职交接表的物资交接内容等。

在管理实践中，通常会用“盘点”来确定物资的“账实相符率”。其原理就是财务会计账簿记录的物资信息与行政物资实物管理的物理信息之间完全匹配，则意味着物资实物管理过程中的操作流程、规范得到了有效执行。

建立确保物资“账实相符率”的物资管理操作标准流程和操作规范，是管理的必然，也是物资管理信息化未来的基础。

基于“账实相符率”概念，固定资产管理流程和规范和低值易耗品管理流程和规范，在物资管理流程中建立了“行政仓库”的节点，是能够统一的。之前讲了“固定资产”和“低值易耗品”的区分来源于财务准则，在对应的账务处理上，“固定资产”采用的是“折旧”，而“低值易耗品”是启用时一次性摊销。在物资管理体系中增设“行政仓库”节点，以“行政仓库”的进出库记录标定“固定资产”启用或退出时间，“低值易耗品”启用时间，并用“行政仓库”月度盘点形成的“进销存报表”，即可给到财务，准确核算物资管理对应的成本费用。

物资管理还有一个几乎与“账实相符率”并重的概念——“全生命周期”，即物资从需求开始直至退出销毁为止的全程记录。这个概念的重要性在于将传统意义上的物资管理流程向前延伸覆盖至需求端，向后延伸兼容了采购段，并据此将单一的物资管理升级为供应链管理。

也就是说，从业务规划确定，形成年度物资需求计划的时候，物资管理已经开始。这意味着物资管理不再单一的需求部门、行政部门、采购部门之间的“三国杀”，而是变成了行政统筹下的需求与高效满足之间的双赢游戏。

基于这样的现实，想要做好未来的物资管理，信息化是唯一的选择。

需要注意的是，互联网对社会发展的全面渗透，现在的“信息化”不再是线下手工数据变成系统数据库统计数据这么简单，而是基于物联网广泛应用的，具有一定智能化的物资管理信息系统，简单的说，就是未来的物资管理信息化操作中，人工操作只存在于系统抓取实物信息的交互界面上。比如说，将实物物资编码移动到扫描设备下，由系统自动读取。

到了这里，又出现了一个物资管理的基础概念——“物资编码”。

在财务划分了固定资产和低值易耗品之后，物资实物管理中还需要再次进行划分，也就是物资分类。物资分类的结果最佳应用方案就是“物资编码”。即对物资进行类别层次划分、属性划分以后，每个类别、层级、属性等都对应一个确定的数字，与日期、流水号结合起来，就形成了物资编码，每一条物资都对应唯一的编码。生成物资编码以后，就可以条码化，物资管理信息系统通过识别条码确认物资的身份。所以，“物资编码”也是物资的身份证号码。在物联网时代，“物资编码”也会从简单的数据字符串升级成“二维码”，不仅仅有物资的身份证，还包含了物资具体的物理信息。

所以，对行政而言，物资管理不是单一的固定资产管理，还包括低值易耗品的管理，两者的管理流程在建立“行政仓库”的背景下可以通用。要做好物资管理，管理流程中的交互一定要清楚，并要形成具体的表单。可以通过物资盘点的“账实相符率”来查询物资管理流程中产生的表单，准确判断物资管理中的问题点。在此基础上，还应该把物资当做一个生命体，从物资需求一开始到最后退出销毁全过程进行管理，并建立“物资编码”给物资一个身份证号码，实现信息化系统数据与实物之间的链接。

基于物联网技术建立的物资管理信息化系统的未来，已经清晰可见。但是可怕的是，现在很多行政的小伙伴还在纠结固定资产管理职能归属、手工报表准确与否、需求管理职能归属，还在满足于简单的做做Excel表格统计，做做“账实相符率”。还在认为信息化是IT的事情，是IT的专业。……

物资管理的信息化未来已来，行政人们真的准备好了吗？