第一步 选择供应商

对于一般的办公型企业来讲，行政部门管理的供应商的数量可能在企业里是最多的，因为对于企业来讲，员工的衣食住行基本都划归行政管辖，而伴随着社会、专业化、各类分工愈来愈细化，很多行政的基础工作转由外部第三方的供应商来负责完成，因此如何管理好这些供应商就成了行政日常工作中最核心的工作。

由于公司规模、性质、尤其是应对其需求不同，有些行政工作可以外包，有的却是由公司招聘人员自行完成，在此我们先简单罗列下行政可能管辖的供应商：

1、首先任何公司都要有自己的办公室，因此在办公空间方面，目前重资产的通常有自持办公楼，而大部分企业还是租赁的。在企业入住之前涉及的供应商从中介、业主、设计公司、建筑公司、装修公司、监理公司、网络、家具、各类设备供应及安装公司；入住阶段的前期开荒保洁、搬家公司，空气治理公司；入住后的物业、保安、保洁、租摆、绿化等服务性质的供应商陆续进驻。而自持楼宇的还有后期大量的维修保养工作需要专业的供应商来衔接。

2、民以食为天，为解决员工的吃饭问题，有些公司有员工食堂、餐厅、咖啡厅、乃至招待贵宾的会所等；不具备硬件条件的，有各类供餐公司或是自动售饭机，再有就是供应零食、下午茶，以至于饮用水等。

3、办公支持方面的，办公文具，文档打印，文件存储、印刷品、礼品订制、电脑及外设的供应商，而其中大部分会以年度合同的方式向公司提供持续的服务支持。

4、员工日常出行及差旅，公司公用车辆、领导车辆、上下班的班车，有自有的，也有租赁的，司机师傅也会分为本公司员工及第三方人员；差旅方面，机票酒店、商务接待等等，大部分也有外部公司提供支持。

5、公关服务类的，如举办公司年会、司庆、运动会、亲子会、拓展活动等公关服务公司等。

本文先讲讲做好供应商管理的第一步，也是整个环节中最至关重要的一步——选择供应商。选择供应商就好比我们的婚姻中选对象的阶段，草率地选定供应商就好比闪婚，而由于供应商的不合适造成的合同解除就好比闪离，企业与供应商的闪婚闪离造成的危害与影响远比个人的婚姻要严重的多，因此我们要拿出找自己终身伴侣的全部心思去找未来要合作的供应商，那么如何去找自己的对象呢？

很多着急的小伙伴就直接去市场上找了，其实找是这个环节的第二步，而第一步是把自己对供应商的所有需求或想法都清晰的描述出来，用句时髦的话讲，就是给自己的未来妻子画像。自己未来要娶个什么样的人为妻，就把对她所有的要求一条条认真地写下来，为什么要认真？因为于婚姻，选妻子是终身大事，于行政选供应商也是大事！当然这里讲的供应商都是未来合作时间长，或者是即使是一次的合作，标的金额较高的，如果不是以上两种情况，自己做主就好了，但即使是小的选择，也是要分析比较的，仅仅是不必将其书面化而已。

那么把所有需求一条条写出来就可以了吗？这里还有两个重要环节，一个是评估筛选汇报，一个是沟通协调。很多对供应商的选择不一定是行政部门来负责的，而是由公司的采购部门来负责，行政来提需求，因此在你把自己的需求提供给采购部门之前，自己的部门一定要做好内部沟通，达到意见统一，经过部门领导的审批同意。之后是把需求以书面形式提交给采购部门，当然一些流程成熟的公司多在OA系统中有采购模块，所有基于需求的描述越清晰越好。而单有一份清晰的描述是不够的，很多时候，我们先要在事前与采购部门做好线下的沟通工作，即使完成流程申请之后，我们通过会议的形式和采购部门保持沟通，跟进整个采购的进展程度。

那么如果没有采购部门参与，仅行政部门自己采购的时候，怎么选择呢？记住三点：公平、公正、公开，以上三点是行政人不仅是在供应商选择时要做到的，而基本是在行政的所有任务上都需要做到的。选择候选的供应商有两个主要途径：一个是内部人员推荐，另外一个就是市场化选择，而市场化的选择可以通过网络、广告、同行推荐等多种方式，供应商的选择来源是要进行书面记录，避免任何营私舞弊的可能。

在得到几个候选供应商之后的一步是考察比较，这里的考察有几种，一种是样品比较，多用于产品资产采购类，一种是服务性质的，则需要考察供应商正在管理和服务的项目。而在进行考察之前，自己也要做好一份考察的打分表，对应自己未来的需求，把需要考察的重点一项项罗列出来，并根据权重赋予分值。考察不宜一人进行，通常是由采购部门、需求部门共同参与，打分表也不是一个人去打分，这样容易被人质疑舞弊，所有的打分都以原始书面签字稿为准，而签字则是体现责任与担当。考察结束后，要统一出考察报告，与打分表一同收入最终该项采购的供应商签署合同的原始档案内，以形成一份完整的从需求到选择、比较、考核、筛选、确定、签署合同的完整链条。

那么样品审核与现场考察是整个选择环节最核心的部分，需要关注到产品和服务的整体与细节。这里要关注的是，很多服务商为应对考察，做出提前准备，因此我们对现场的考察基本都是随机性的，即不告诉供应商考察的时间和项目，由其提供与我们标的相同或类似的项目，我们采取突击或匿名的方式来考察，以收集到最真实的信息。那么对于产品呢，标准化的产品可以随机抽取，非标准化的产品，则要求供应商最终提供的产品与样品一致，并将此写到招标书及合同内。

接下来就是怎么选的问题了，我在行政联盟大咖说中刚刚写了一篇《行政工作必备技能之一——对比评估》，大家可以去这里好好看一看。而归根结底，就是要目的清晰，所有对供应商评比的要以当初的目标为基础，进行逐项讨论和评比；环节紧扣，评比的步骤和计划提前设定，按照环节逐一进行；多人参与，选择不要行政部门单一决定，可能的话，要求使用部门、采购部门、财务部门等一同参与；共同决策，汇总全体参与者的意见，以评估打分表为依据，输出最终的选择结果。

接下来就是签订合同了，到了这个阶段，更不要松懈，合同的条款要与当初的需求一定要一致。虽然很多公司会有法务部门把关，但之前行政一定要把自己的需求和标准、双方的权利和义务表述清晰，其中包括对供应商的考核和管理方式，这是很多行政合同中都缺失的一部分，这里还有一个要点需是关注罚则，因为这是在供应商发生问题时，这是你能抓住的最重要的一根稻草。

选择供应商是管理供应商的第一步，这里再重申下重点“公平、公正、公开”；再有就是严入、严入、严入。因为我们把供应商会当做自己的合作伙伴，双方实现的是双赢或共赢，在未来一起成长，就像我们娶妻生子一样，为了美好的未来，前期严格筛选，后期一定会收获你预料之中的劳动成果。