关于印章，已经可以向上追溯几千年的历史，中国出土的印章时间最早可以查证到的是春秋及战国时期，其距今也有近三千年的历史，足见它在人类文明中的重要性。而由于文明开化的早晚，也形成了东西方人在印章理解及使用上的不同，东方国家包括中国、日本、韩国等国家在法律文件上更多地使用印章作为认可标识，而西方国家则认为权益人或其代表者的签字更具有契约精神。所以就出现了这么一种非常普遍的情况，即使是个人支票上，中国人会盖有印章，而西方人的支票上仅显示其独一无二的签字就可以了。

接下来说企业的印章管理，通常在企业中，会将“证、照、章”作为一个大的归类，放在一起管理，而管辖的部门主要以行政部、财务部、法务部等用章部门为主，当然也有一部分业务部门会管理与其业务关系紧密的一些印章，如在建筑设计领域广泛使用在图纸上的出图章，行政人员收发快递时的签收和签发章等。

我们通常管理印章主要有：公章、合同章、财务章、发票专用章、人名章，而由于用章场景的不同，通常也会依据印章的功能和用途进行分开管理，公章及合同章在行政或法务部门保存及管理，而财务章、发票专用章及人名章多保存在财务部门。由于印章其自身的极其重要性，其重要程度甚至是超过了现金，因为一个错盖的印章，可能给企业造成巨大的经济损失，这种损失少的几万，大的可能就要过亿了，这并不是损人听闻。通过上网搜索，我们不乏找到很多关于用章不当，或私自用章导致企业遭受损失的案例，这种情况累计到一年是损失会高达上千亿元，有兴趣的同学可以上网去复核一下。

在我自己的工作经历中，就有一个关于用章的案例：

某与我公司有合同关系的企业曾持着一份合同，向我公司追讨几百万元的产品供货，其所持合同原件的印章与我公司的印章原件几乎看不出任何瑕疵，但我公司内部却找不到当初签署该合同的任何留档记录，以及当初用章时在OA系统中留下的任何痕迹。由于公司用章体系包括了线上和线下两个主要渠道，线下渠道就是盖章申请单，由此我们又将数年来保留的原始盖章申请单逐一进行了筛检查询，仍未找到盖章记录。由此我们认定对方持有合同上的盖章肯定不是我公司的印章。据此我们公司果断报警，后经过警方的技术鉴定，发现对方合同上所盖的印章系伪造印章，由此避免了给公司可能造成的数百万元的损失。

印章的管理，首先要在企业建立的就是关于印章使用的管理制度，没有规矩不成方圆，尤其对于用章这个关乎企业性命的事件上，一定要编制一套完整的用章管理制度对所有的用章环节进行规范才可以。而制度所覆盖的将是以下几个阶段：制章、保管、申请使用、留档查询、废弃销毁，包括新技术在印章管理上的应用等，以下就各自环节分别说明：

01制章

制作一枚新的印章，一定是要经过严格的审批，确定制作后，应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。

无上级主管部门的，应当凭登记管理部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。

办理准刻手续的经办人员，需持刻制单位的委托证明和本人身份证明；办理人名章准刻手续的，同时提供名章所刻人名的身份证明。

出于安全等各方面的考虑，老行政建议在办理上述手续时，至少要两人同行，以做相互证明。

02保管

无论任何部门保管的印章，一律要求放到保险柜里进行保管，而开启保险柜能启用印章的，最安全的方式是，需要2人以上才能开启。当然对于很多企业来讲，难以达到这样的要求，因此能够开启保险柜使用印章的这个人，就要经过严格的审核，因为这个任务虽小，但责任确实是太重大了。

而很多情况下，会有外出用印的情况，譬如到一些政府机关去办理手续，需要现场用章的，在这种情况下，必须要求双人以上同时出行，严格避免任何情况下单一人员使用印章的情况。

03申请使用

大多数企业已有自己的OA系统，其中用章的审批模块是其流程中的基础配置。通常情况下，使用OA流程，按审批权限逐一完成审批就好了。在盖章环节，我们建议是，一定要使用OA系统中流转的需要盖章的文本，由负责盖章的同事打印出来盖章，而不要使用脱离了OA系统之外申请人带来的文本，以杜绝两种文本中可能出现的任何不同，因为在这个环节一旦出现疏漏，就很难进行挽回了。

对于没有OA系统的公司，大多还是通过盖章申请单走线下审批流程的，这就要求负责盖章的同事要严格执行盖章的规章制度，对缺少任何手续的盖章要求一律拒绝，即使是有审批人的电话通知都不行，一定要求其通过短信或微信等以文字形式进行批准，并在事后补签流程的纸质文档才可放行，而当时的微信截屏也要保留并打印出来，作为盖章文件中审批的副本，毕竟在后期查询时，不是所有人都能清楚记得几个月前发生的事情，更何况是几年前。

04留档查询

盖完章的任何文本请不要脱离盖章人的视线，在完成用章后，立即对文本进行复印或扫描留档，最好将扫描留档的文本再回传到OA系统中，这样无论是对于后期统计或查询，都将非常及时和方便。

如果是线下的用章审批单，建议对审批单进行登记，录入电脑，这样方便后期的查询，再将原始单据和复印件编号后一起存入档案柜保管。

05废弃销毁

印章由于不同原因，也会有寿终正寝的时候，因此关于废弃及销毁的流程，也要编入当初的印章管理制度中。而在废弃销毁在实际执行中，通常是将印章图案进行无法修复的破坏，而在整个执行过程中，除了双人在场以外，要求进行实时录像。销毁的印章和录像之后进行分别保管，以在任何需要进行查询的时候进行查证。

06新技术的应用

以上关于用印的管理，已经可以完全覆盖到当前大多数企业的需求。只要有完备的用章管理制度，并在工作上尽到人尽其责，是完全可以保障用章安全的。但随着社会的发展，各种诱惑，人是难免犯错误的，因此像很多行政领域的工作一样，人防配合技防。

既然企业的印章管理在很多管理者的工作中认为是非常重要的，因此随着科技的发展，今天我们已经有很多现代化的技术来支持企业的印章使用及管理，下表的所有功能已经能够完全覆盖了企业的用章场景。为了免去做广告的嫌疑，老行政在此不说哪家企业的印章系统具备如下功能，总之现在市场上有很多产品能够完全对下表的所有功能进行覆盖。

这种印章系统有些品牌或厂家给其定义为企业的印章管理系统，有的定义为盖章机器人，都是在强调其智能化的一面。其大致的样子，像个或方或圆的套筒盒子，内嵌印章，盒子本体十分坚固，大多具有内置的JPS、电源、SIM卡、摄像头及显示屏等，具有远程控制功能。在获取盖章流程批准后，会在特定场景及操作下，由执行机构落下印章，完成盖章操作，同时其摄像头完成场景及文档的录像或扫描等任务，这种产品正在逐步走入企业，替代之前建立在人格信赖之上的用章管理工作，当然这种产品的价格也不是一般的便宜。

关于企业印章管理，以及新科技在用章管理上有何问题，都可以找老行政交流。今天的分享就先到这里，希望对行政同行们的工作有所帮助就好，有什么不到之处欢迎拍砖，感谢您的阅读。