行政朋友们,如何将档案文件编号?
2019-02-15 14:14
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档案文件编号是指各种档案文件按分类方案和排列顺序编制档号,它包括两项工作:
1. 是编制档号;
2. 是在归档文件上加盖和填写归档章。
档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性原则。
唯一性,即一个档号只能对应一件归档文件;
合理性,即档号结构须适应整体分类体系,代码完整;
稳定性,即档号一经确定,一般不随意修改;
扩充性,即档号必须留有适当的递增容量;
简单性,即档号应简短明了。
档号结构一般为“全宗号—年度—保管期限—件号”。在档案文件归档整理时,归档章需要逐件标识在每一份归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”。
归档章应在首页空白处加盖,并填写相关内容。一般来说,归档章应盖在文件上端靠右的位置,横式文件应先将表头朝左侧放置,再于上端靠右处加盖。如果领导批示或收文等占用上述位置时,可将归档章盖在首页的其他空白位置,以上端为宜,切记归档章不应叠压页面图文。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,可在文件首页前另附纸页,也可在材料内第一页上端靠右的空白位置加盖归档章。
归档章项目为全宗号、年度、件号、保管期限、页数。
全宗号是档案文件归档立档时编制的代码,一般以数字或者字母与数字结合标识。
年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2018年”。
保管期限分别以永久、30年、10年标识。
件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,以阿拉伯数字标识,每一类目从“1”起编,不同类目间一般不连续编号。
各项目填写内容应与归档文件档号所对应的内容保持一致。归档章尺寸样式、填写项目和项目位置不可擅自更改。