不管公司规模大小、员工人员数量多少，行政部门日常支出和相关供应商、及各类合同都需要做好日常管理，尤其支出项目繁多、金额巨大的话，更需要严格管理。

虽然财务会记录公司每一笔支出，但是行政部自身也要记录日常每一笔支出项目，需要登记好支出日期、金额、用途等信息。这样既可以方便行政部管理人员随时了解部门的日常开支情况，又可以作为年度预算制定和每月预算使用的数据参照基础。

账务记录时可以先分多级目录+详细备注的方式进行。比如一级目录可以分为保洁、保安、绿化、餐厅、班车、办公家具、办公用品等；拿保洁项目做例子，它的二级目录可以分为：人员日常费用、人员加班费用、清洁用品耗品、纸品耗品、其他耗品等；然后每一笔支出记录是，再详细备注用途说明。

有了详细的账务记录以后，不但可以方便对各项目的行政支出做详细统计，也可以做各类分析，比如各项支出占比、费用节省计划等等，同时也为每年的预算制定提供了有效、准确的参照数据。

除了账务以外，行政部往往有各类不同的供应商，同时涉及到的合同也相对较多。供应商一般会有临时供应商、长期合作供应商、指定供应商等，合同一般会有服务合同、采购合同、单次合同、长期合同等。因此，针对供应商和合同的管理也很有必要。

供应商的管理主要是：1）记录他们的公司名称、联系人、营业范围、营业证照的期限、银行账号等；2）了解提供的服务或产品，及当前所涉及的合同；3）各类信息如发生变化，需要及时更新相关信息。

合同的管理主要是：1）记录合同名称、合同期限、合同金额、合同服务或采购内容；2）设置合同到期提醒，避免由于合同逾期影响公司运维，同时也方便留出足够时间安排续约或者进行供应商更换；3）记录主合同相关的补充协议等信息；4）根据合同条款、服务情况安排费用支付。

如账务、供应商、合同管理数据众多的话，建议使用系统进行管理，既可提高工作效率，又可提高记录准确性。

特别注意：针对供应商要设立黑名单制度，如供应商一旦违反公司规定、无法提供合格的服务或产品、产生合同纠纷、甚至违反相关法律法规的话，建议做好详细记录，并将供应商、相关的联系人、销售、服务人员等加入黑名单，避免今后再次使用，避免造成公司损失，规避相关风险。

希望能通过简单的文字分享自己的行政工作经验，在行政工作的管理和操作方面帮到大家。

细心、耐心、爱心，让我们把行政工作做的更好！