行政工作经验分享之会议室、培训室布置
2019-03-12 17:28
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公司一般都会有大大小小不同的会议室用于会议和培训,而行政部门也经常会按照会议和培训的不同需求协助安排会议室内的布置。
每个会议室平时的座椅布置、容纳人数和设备清单(如投影、音响、白板等设备),最好都能有照片和相关信息的登记,平时各部门或使用人日常安排会议时,可以按照实际需求进行选用。
除了一些无法改变布局的会议室以外,那些培训室或大型会议室可以按照过往的培训或会议需求的布置拍一些照片存档,以便今后随时给到使用部门或会议支持人员进行直观选择。
行政部门需要同各部门约定好,请大家提前3-5个工作日向行政部门提出协助会议室/培训室布置的需求,以便留出足够的时间进行布置安排。
如遇重要会议、培训或者接待时,一定要准备检查清单,按照清单逐条完成布置,并进行检查确认。有条件的话尽量安排好备用设备以防万一,如除了会议室内固定的投影、音响、白板设备外,再准备一套移动投影、移动音响、额外的白板、纸币等作为备用。
一般重要会议、培训或者接待时,要事先了解具体来访人的具体信息,如人数、时间、来访人的车辆信息、接待路线等,甚至餐饮、住宿需求等细节(如饮食习惯;喜欢喝咖啡、绿茶或者红茶;住宿习惯等)。这样除了会议室的准备工作以外,还能加强公司环境检查,好做访客接待的支持工作。
公司内的会议室一般都会有借用规则或者预约系统支持(如outlook系统),超出规则的借用一定要进行严格审核,避免造成资源浪费。
希望能通过自身经验的分享,在行政管理方面帮到大家。
细心、耐心、爱心,让我们一起把行政工作做的更好!