2019年作为本人升任公司行政主管的第一年，有幸负责公司新办公室装修项目，落实办公楼设计、招标、装修、各分包项目及后续搬迁工作。这是公司自2004年成立以来租赁面积扩张最大的一次，从原租赁的2000平增至目前7200平独立办公楼。这既是公司改革发展的历程碑，又承载着全体员工的期待，由于整个项目2019年3月才立项，10月要完成装修搬迁，时间紧、任务重、难度大，对于缺乏装修经验与工程专业背景的我来说压力倍增，困难丛丛，为保障装修工程按期、保质、保量完成，我从6个方面对装修项目进行管理。

1. 借助专业力量，为项目推进保驾护航。

项目初始即在公司内部成立跨部门项目组，由我所在的人事行政部牵头，将财务、法律、风控、工程、监察部门纳入项目组，打破部门界限，明确成员分工、制定项目进度表、拟定重要节点及责任人，建立定期碰头沟通机制；外部聘请专业项目管理公司，厘清装修项目中的重要事项、关键节点和流程，以便高效推进装修项目。

2.充分考量设计，打造系统的办公环境，整体提升企业形象。

为满足公司管理层与员工对新办公环境的期待和需求，需充分征求各方意见：一是考虑公司未来发展需求，完善功能性配套，例如：6层独立办公楼，每层的功能定位？是否配备智慧办公楼系统？借助高科技提升行政管理品质和效率。二是根据不同的工作性质和使用需求，划分办公格局。例如：由于企业性质不同，全开放办公区域就不适合国有企业，半开放加独立办公格局更符合国企气质。三是政策规定研究清楚，例如：国有企业应严格遵守中央八项规定，按要求设计高管的办公用房使用面积及办公家具配备。四是综合以上关键要素与设计师对办公楼自身硬件条件的勘探和沟通，且必须到项目现场多次复核，最终确定新办公楼采取环绕式立体办公结构，集办公、会议、综合为一体的设计方案。

3.落实公司“强降促”主题活动要求，严格把控项目总费用。

为防止基建装修工程各阶段的风险传递、衍生新的风险，将设计、总包施工、办公家具配置、多媒体系统等十几项费用明确分解，制定专人负责，除总包施工采取公开招标外，其他14项采购均采用竞争性比选，将所有费用用到刀刃上，清晰把握每分钱的流向，确保每笔预算清楚落地。

4.关注环保，关爱员工。

办公楼装修的环保问题一直是员工最关心的问题，与身心健康息息相关，我通过公司行政联络员会议定期公布项目进展及环保方面的举措，通过减少不必要的木饰面装修，改用环保的钢制办公家具，后期空气净化治理、配备空气净化器和添置绿色植物等多种方式，营造清洁、健康的办公环境，有效提高空气清洁度，让员工放心地进驻新办公楼办公。

5.克服政策盲区、突发状况频发等困难，积极沟通主动协调。

一是由于新办公楼位于虹桥商务核心区，在安全管控等方方面面更为严格，在未取得施工许可证的情况下开发商坚决不同意总包单位进场做前期准备工作，这直接导致总包待、垫资时间过长，工程推进速度放缓。工程放缓带来的蝴蝶效应，导致厨房分包商与总包的关系紧张，不配合进场不施工。二是在办公楼2楼食堂安装煤气管道时，煤气公司态度强硬，管道排布方案不配合开发商设计要求，双方僵持无法安装。三是在空调系统的装修过程中，开发商突然提出由于虹桥务区核心区内需统一安装三联供空调能量计，突增十几万元的设备采购费。四是现场设计变更一变再变。在装修过程中类似的突发状况层出不穷，作为项目的负责人必须打起十二万分的精神，第一时间组织总包、开发商、物业公司等单位积极沟通，一次解决不了，二次三次，找到问题症结，破除阻力，快速推进装修进程。另外，所有现场变更、协调必须要形成文字记录或会议记录，并双方签字确认，以防后续追溯。

6.统筹协调，新老交替无缝衔接。

为保障新办公楼顺利过渡搬迁，成立搬家工作小组，召开全员搬迁准备会对搬迁工作进行周密安排，工作小组分成老办、新办两个搬迁小组，新办小组负责最后的保洁、绿化、网络设备调试、工位定点等工作，老办负责物品打包、清点和后续收尾工作；公司档案、财务凭证等重要物资由专人押车单独送至新办公楼。搬家工作小组齐心协力，克服时间短、任务重、网络办公设备无缝衔接等任务要求，仅利用4天时间（含1个周末）将1100多件物资安全转运，无一件物品丢失、损坏，确保搬迁工作衔接顺畅、不断档，于2019年10月顺利乔迁新办公楼，收获了公司上下的一致认可。

作者：乔沙沙