各位亲爱的读者，随着各类共享办公的兴起，各类IOT技术的发展，各类智慧办公样板间的落成，各种设备、概念层出不穷，同时一大批以wework，funwork为代表的共享办公空间对智慧办公的实景运用，也让很多老板和行政人成了智慧办公的深度粉丝。

“智慧办公室未来办公空间的趋势”“没有智慧办公的空间怎么能叫高大上？”“XXX为你公司打造智慧办公完整解决方案”“智慧办公让你的公司更国际化更互联网化”之类的口号、标语在各大行政群和论坛中层出不穷。

智慧办公逐渐又成了行政圈又一个新的热点。

笔者在从业的公司做过智慧办公相关的项目规划与落地、帮着朋友规划和落地了一些智慧办公的项目，也经历了不少的坑，想在这里厚颜和各位亲爱的读者分享一下。

需要说明的是，笔者不会说使用什么标准，选哪家供应商或者参考哪家的样板，仅仅是分享一些经历过的坑和经验而已。

笔者试着从以下几个方面来进行分享，欢迎各位读者拍砖：

1、智慧办公是个啥东东？

2、在落地智慧办公的时候，会碰到什么坑？

3、选择智慧办公落地方案的经验漫谈

接着上面的开场，那我们先来讨论第一个问题：“智慧办公是个啥东东”？

从笔者的经验来看，智慧办公不是一个新鲜玩意。最开始的时候用的最多的是能源监测及能耗管理上面，比如说博世园区的中央能耗监控，一些办公区的人走灯关等措施。当时给笔者的感觉是价格高，性价比差，实用性不强，系统不成体系。

到这几年随着物联网技术，短距离数据传输及云平台等技术的完善，才逐渐有了现在让人眼前一亮的各类型的智慧办公的落地。从人脸访客识别到访客定位，从能源中控到环境质量监控显示，从会议室预约情况显示到智能门禁联动会议室等等，各种玩法可以说是只要供应链端有的，现在都能帮你实现，区别就是有没有用，装不装B，价格高低而已。

接着就进入第二个话题了，在落地智慧办公的时候，会碰到什么坑？

1、不清楚需求：

这样的情况多表现为：

l 情境1：领导看到了一个样板间，回来要求你复制一个。

l 情境2：领导参加了某个论坛或交流，回来给了你一个介绍，让你也考虑在办公室里面也落实一下

l 情境3：领导和某个供应商一碰头，觉得公司需要升级一下，让你跟进一下。

l 情境4：公司新装修或改建，供应商和你领导提出了智慧办公的概念和蓝图，领导觉得有点意思，让你在项目上整合进度。

l 情境5：某个多部门联合的项目上，有其他部门提出了落地智慧办公的事情，让行政协助确认方案及验收。

这样的情境在笔者经历的案例中数不胜数，其共同点就是没弄清楚我们需要什么样的智慧办公。笔者碰到过的项目中，有领导提出用50万要在7000方的项目内复制funwork的全套访客、会议室管理、灯光控制、能源控制、环境监控、多屏联动的需求。也碰到过，花了几百万做了一堆自认为人性化的智慧办公，最终只有访客系统有人用的尴尬。还碰到过做了一个完整的能源中控及监控系统，结果没有用起来的奇怪事情。

那这些问题的根源在哪里呢？笔者觉得是没有弄清楚需求。我们为什么要做这样的一套智能办公的系统或者项目呢？

如果是为了向非专业访客装B，那只要做好访客和会议室管理模块就好。

如果是为了管控行政费用，装一套灯光和空调的中控，比装一套人走关灯关空调的系统都要有用。

如果是为了安全，那人脸识别和访客定位就完全可以满足了。

当然如果是为了体现行政的专业性或者领导要求，那随便怎么做了，只要有靠谱的供应商及充足的预算，多酷炫的功能，其实都能实现。简单来说就是只有你想不到，没有供应商办不到的。

笔者的经验是，

l 缓一下，理清楚领导的真实需求；

l 找几家合适的对标企业，看他们是如何做的，他们的智慧办公的闪光点和不足点在哪里。

l 不要去参考wework和供应商的样板间就参考着来，一来不适用，二来功能太多看花眼。

l 涉及到跨部门的，第一时间沟通，借助其他部门的力量将需求明确化。

l 如果可能的，让供应商在你办公室里面提供一个最小测试样板，让自己，让协助部门，也让领导看到他想要的智能办公究竟是什么东东，是否符合领导的想法和需求。

l 最重要的是，千万不要被供应商花好月好的功能介绍给迷惑了。

2、系统不兼容

笔者碰到过老板在原有门禁系统的基础上加了一套闸机，结果2家供应商的系统不兼容，负责运维的部门要录入两次人员数据才行。这个就是很明显的系统兼容的问题了。

智能办公往往涉及到人员信息验证，那势必和HR、IT、OA甚至企业微信等基础体系需要打通。在实操中，往往这一块是最容易被忽视的。

一方面因为预算的问题，很少有公司能在一开始就将全部的系统都架构好或者建设好，另外一方面，HR、IT、安保等都很可能是行政的平行部门，相关系统很可能因为信息安全的问题，再加上屁股决定脑袋这种经典戏码，也容易出现原本能做好的很好的一个智慧办公项目，变成了一个四不像。

针对这类的问题，笔者的经验是：

l 切忌单打独斗：一定要意识到智慧办公是一个综合的项目，牵涉到多部门协助，行政一个部门是搞不定的。

l 明确职责：因为是一个综合的项目，一定要明确好各部门的职责，谁主导，谁协助，谁对最终结果负责，一定要明确，避免互相扯皮。

l 需求规划要向后看，也要向前一步：向后看是新的系统兼容现有的系统，向前一步是要预留接口，以免后续增加功能模块的时候，给自己找麻烦。

l 找合适的供应商或者咨询公司：如果一家供应商和你说，你要什么都能满足的话，直接拒绝了吧，这家供应商多数是个平台。如果他和你说是建立体系的话，你可以听听，相关资料也可以参考一下。

3、后续运维问题

笔者的一个朋友公司，花了几十万做了一套和outlook联动，实时显示会议室预定情况，并可在看板上约定会议室的会议室看板系统。结果谈合同的时候，许可就买了一年，也没约定后续许可的价格，结果到时间了，再去谈许可，结果发现价格高的吓死人，远远超预算，当时选设备图便宜，还只能问原来供应商买许可，现在这套设备彻底成了摆设。你说我这个朋友不专业么？很专业，但当时考虑好后续运维的问题，结果一个大乌龙。

再说一件有意思的事情，笔者之前经手一个项目，门禁、闸机及CCTV是新成立的土建部门在老板面前主动承揽下来的，行政提醒了几次要拉上IT一起做，都不相信。结果做好后，在想要移交给IT进行日常运维的时候，IT老大很明确，谁建设谁运维。结果物业部门将门禁、闸机及CCTV的日常运维工作给承担了下来。光一个门禁和闸机之间的数据同步就弄了好长时间，供应商推IT，IT推供应商，最后行政出面协调了一个折中方案才算解决。

这样的问题，相信不是个案吧，面对这样的情况，要如何处理呢？

笔者的经验是：

l 服务许可涉及的费用应按3年期，作为报价的一部分列入竞标范畴。

l 合同内应明确后续续签服务许可涉及费用的明细及价格。

l 要明确谁建设谁运维或谁提出需求谁负责运维的概念，做好一个系统找其他部门去运维，是其他部门来承担这个运维的责任，而不是需求提出部门或建设部门，很少会有这样的雷锋。

好了，说了这么多，要感谢读者肯耐心看到这里。

智慧办公作为一个新热点，非常能体现行政的专业性，并且能帮行政将很多数据量化，反过来更有利于提高行政的存在感，但凡是有利有弊，智慧办公的存在有效的提高了平效，但也会有利于控制行政人头。智慧办公和很多好东西一样，秉承着一分价钱一分货的概念，具体落地前一定要综合评估，不能仅仅看价格或者样板间，看看合适的样板公司怎么做很重要，因为wework为了提高坪效、有利于移动办公和给人更加高大上的感觉才在用智慧办公，但作为一家大部分员工固定办公，会议室使用效率在0.7以内的公司，相同的产品和wework的应用场景还是非常不同的。

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