各位亲爱的读者，今天讨论的话题是“提升差旅及费用管理效率”，这个话题包含了2部分的内容，1是提升差旅效率，2是提高费用管理效率。这2方面的内容，已经有超多的大咖进行了分享，同时在12月12日的CTCS上面也会由更多大咖的分享。笔者自然无法与那么多大咖相比，仅仅在此抛砖引玉，希望大家有所收获。

       那我们将通过几个问题来尝试回答。

       问题1：为什么我们行政要做差旅管理？

      1.因为差旅费用占到行政类支出的比例非常可观！在小公司，有时候差旅费用能占到行政类支出的20%甚至更多，如果我们能通过适合的差旅管理手段，合理的降低费用，那对行政费用的影响是非常可观的。这个就是行政的KPI啊。

      2.因为差旅费用报价的混乱，需要通过管理来增加透明度。大家有没有发现同一张机票，我们通过携程商旅或携程官网订，很可能是会存在差价。更别说你找第三方供应商，特别容易被人截个图问，为什么我们供应商的价格比携程贵呢？

      3.因为专业度要求。差旅管理是个集合了供应商管理，需求管理，费用管理等的综合项目，在中小型企业可能更加偏向费用管理，在中大型公司可能更偏向于需求管理及费用管理上。我们主要能抓住企业的需求，自然能有的放矢，做得更加专业了。

       问题2：为什么差旅管理要控制费用？

       在差旅费用的处理上，一般分为3个阶段：

       1.粗放型差旅模式阶段：主要发生在中小型企业，其主要特征是员工自助预订机票、酒店等。一方面这个时期企业主要的目标是拿到业务然后活下去，因此对差旅之类的问题往往是本着简单化，便捷化操作来执行。另外一方面就算建立了差旅制度，在实际操作中，因为不是原则性的问题，往往也不太会特别严格的去执行。第三个方面是这样的操作模式特别适合小企业，哪里有业务，人直接杀过去就好了，对业务而言更加灵活，差旅流程在某些方面还是会影响反馈效率。这样的模式会带来2个问题，1是员工垫款支付的问题，有些单位是员工先借款然后再报销还款或冲抵，有些就是员工自己掏钱探后拿票来报销，万一费用有瑕疵，报或不报都是问题。2是企业没有办法严格监控政策的执行。公司负责人也无法区分哪些差旅开支是合理，哪些是虚高的：员工买了8折票未必是买贵了，买了5折票也未必是买便宜了。即使企业制定了完善的差旅政策，没有规范的流程支持，员工也可以利用漏洞绕道而行，通过虚开发票，购买假发票等行为破坏规则，不仅损害企业经济利益，也使公司的内控形同虚设。而对于不合理的差旅费报销，由于已经发生，报还是不报让公司财务骑虎难下。

       2.初期的差旅模式阶段：这个阶段，企业可能已经建立了差旅制度，并且开始通过中小票代进行订票、订酒店之类的了。这样的模式下，对企业管理人员而言，最大的风险有2个。1是中小票代的价格不透明，不透明的票价容易带来道德风险及公司额外的费用支出。2是财务管控困难，这里管控指的是数据分析及追溯，从而让行政人无法清楚，直观的得知公司整体差旅花费，差旅费用有无波动等有效信息。随着现在类似钉钉这样的SAAS的发展，这类的阶段往往很快就跳转到第三个阶段去。

       3.平台化的差旅管理模式：以往这类服务往往属于大企业，就是类似携程这样的专业公司为企业提供专业的差旅管理服务，帮助企业找到找到差旅流程、成本控制以及员工满意度的平衡。以往这类服务需要专人对接的服务，对于中小企业来说，费用不少，维护成本也高，对于IT系统也有一定的要求，所以基本很少选择。但是现在如果你用的钉钉之类的SAAS的云平台OA，就可以很方便的接入阿里商旅这类第三方平台，从而几乎零成本的享受包含差旅申请、审批、预订、授权、支付以及后端报销在内的全流程的闭环式服务。

       让费用管理更加的有序，可控

       1. 一般来说，企业的差旅成本由直接成本和间接成本两部分组成。

       2.直接成本包括交通、住宿、餐饮以及其他相关活动费用。间接费用则包括企业需要预支的现金、报销以及审计单据的费用。

       3. 如果采用的是粗放型的差旅管理模式，一方面报销人自己麻烦，另外财务和leader自己也麻烦。因此，才需要我们行政联合人事、财务来制订清晰明了的差旅制度，从而最大化的杜绝员工在未被授权的领域内支出费用。比如说因为项目需要，有10名男员工需要在北京出差10天。如果公司没有关于必须两两住一间的明确政策的话，那么这10名员工单住大床房要比两两分组住一间住宿成本要高出接近一倍。

       4.有了明文规范，接下来做的就是要去执行了，那就是通过建立一套监督机制来具体落地了，传统的落地措施往往是人治，从而更加容易发生矛盾。因此很多大公司才会采用差旅平台，最大化的将人治的部分转移给平台做。最终的目的就是让费用管理更加的有序，可控。

       问题3：如何判断一个差旅平台是否适合自己？

       部署是否方便？

       1.如果要上差旅平台，这个问题一定要想清楚。是否便于部署，是否涉及信息安全，如何对接内部的OA系统，这些往往和价格优势和附加服务要一起考虑。

       2.另外一个问题就是，这个平台是否能随意设置差标、强弱管控等参数。方便的差旅平台可以很方便的调整差标，设置审批流及费用的强弱管控措施等。

       3.借着就是数据分析，你是否能很方便的看到实时的费用数据，能提供低成本或免费的数据分析（交叉分析或至少4个维度的交叉分析）及报表导出功能。

       4.最后就是如果你公司要放弃这个差旅平台了，切割和清算是否方便？很多差旅平台通过开放端口等方式和公司的OA直连，如果切割后没有及时关闭的话，往往容易导致信息安全风险。

       服务是否有优势？

  这里可以分为几个维度：

      1.协议价格和酒店协议价格是否便宜？比你自己去签是否便宜？是否能经受得起员工的线上线下的比价？是否有隐藏的费用？是否会引导消费？

      2.是否提供实时的数据？大部分的差旅控制都是所谓的事后控制，费用发生了，我们发现问题再去分析问题点和解决方案。如果平台提供实时的数据，那你就可以将很多问题消灭在摇篮阶段了。比如说，某个部门的人一直超标订酒店，如果没有实时数据，你只有月底拿到账单才能知道，但是损失已经发生了。如果是实时的数据，我们在月中的时候发现后，如果没有合理的理由，后续的费用也就控制住了，这个也是行政的绩效体现啊。

      3.默认提供的差旅分析，是否对你有价值。很多行政负责人其实对数据分析一知半解，如果平台供应商能提供有价值的差旅分析，通过数据记录来推动差旅管理和流程审批的优化，从而协助行政来控制差旅成本。

      4.是否能提供个性化的差旅服务方案。比如说退改签是否直接在线上完成？是否能提供有竞争力的签证服务（合适的费用，高出签率等），是否可以按人或按组织或按公司设置不同的差旅控制方案等。

      5.人工服务还是聊天服务？就算百般不好，在紧要关头，人工服务往往能更快的帮出行人解决很多差旅中碰到的问题。如果是纯APP或聊天客服，一方面体验感会差很多，另外解决问题的效率往往也更慢。

      6.附加服务及收费标准。除了差旅服务外，是否能提供其他的服务？签证、游轮，员工出游优惠、公司旅游、团建等等。重点要有还要价格有优势。

      7.是月结、现付或预付款？这个也是一个考虑维度，毕竟月结行政不用关心还有多少预存款，现付的选项其实是针对员工自费部分的。预付款是很多平台针对中小企业的，这样的模式下行政就要稍微关心一下余额了。

       问题4, 我们在日常差旅管理中的可以优化或关注的点有哪些？

       制度层面

       一、在有OA的前提下：

      1.出差申请时直接根据填写的预测费用锁定部门预算

      2.预订时，关联的差旅平台根据公司差旅标准自动推荐机票、酒店等信息，如果要超标准预算，需leader或授权人（比如差旅协管员）确认才能预订成功。

      3.员工报销时需关联出差申请，在leader审批时，提醒预算使用情况及与申请的偏差度。

      4.员工出差变更的，可以在OA上填写，并在报销时自动要求进行变更说明。

      二、 没有OA的情况下

      1.员工机票需在携程等大型网站预订，并提供行程单、机票等作为报销依据。

      2.酒店必须提供酒店盖章的费用清单，清单与发票一致，并作为报销附件。

      3.如发生出差变更的，需有邮件确认或在报销单内说明原因，经leader签字确认后才能报销。

      系统设置层面

      1.预算冻结：预算冻结是个很有用的功能，在出差申请的时候就预冻结预算，有利于预防超总体预算，这里的预算可以按项目、按公司或按月度、季度、半年度甚至是全年或其他周期设置。

      2.流程召回：如果发生流程没有走完，但是行程发生变化的情况，可以召回流程直接重新提交，减少重复劳动。如果流程已经走完了，可以选择直接召回再走也可以在出差完成后，确认实际出差时间时更新时间及预算。

      3.可选择强控制或弱控制。比如说机票，一般情况下，应乘坐最便宜的经济舱，如果要不是最便宜的，要再审批。但如发生陪同重要客人的情况下，强控制就是还是只能坐经济舱或员工自己买了机票后再报销。弱控制则是有一定的审批规则，经一定审批后，可以超越级别预定。

      4.整个差旅预定流程的时效性。根据一些报告，大部分的商务人士在预定机票时要花费30分钟到1个小时，主要原因是不知道选择哪个时间或寻找自己有会员的合适航班，如果我们在系统设置的时候，就能考虑到这点，其实可以有效的减少选择的时间，有些数据显示可以将平均预定时间降低到15分钟内，那对差旅预定这件事情来说，提高的效率就非常可观了。

      费用管理中需要关注的点

      1.关注出差日期为非工作日的情况。正常来说，大部分的商务人士都会选择在工作日出差，如果有员工一直出现在非工作日出差的，那我们就需要关心一下了，是真的太辛苦，还是别的情况。当然如果有系统来协助是最好的，如果没有，我们行政就要养成定时回顾的习惯了。

      2.关注出差回程最终目的地调整的情况。这个很容易理解，就是上海去北京出差，结果回程是北京回了四川，再从四川回了上海这样的情况，那有2种可能，1是正常的行程调整，另外就是有其他原因了，如果有事先确认（邮件、OA或报备）的就没有问题，如果没有，那我们就需要提高警惕了。

      3.关注差旅费报销金额为100的倍数情况；正常来说，机票、酒店、吃饭等费用出现100的倍数的概率非常小，如果有，我们在做费用分析的时候，一定要非常关注了。这个需要我们行政定时的问财务拉数据，从而来进行分析。

      4.关注一定周期内多人差旅费相等或非常相近的情况。这个和上面的理由其实是一样的，具体还是要我们行政问财务拉数据才能分析出来了。关注住宿发票尾数为奇数或者单间房费为小数的情况。正常的情况下，酒店不会出现这样为奇数或带小数（一般都四舍五入了），所以在拉取数据后做分析的时候，一定要留心一下哦。