最近笔者职业生涯中带过的一位“徒弟”第一次做预算，在引导他完成预算草案后，在一个交流群就一些理念上的差异进行了一番感叹，居然发现群内好多人都碰到过类似的情况，想着又到了一年一度做预算的时刻，笔者就试着整理了一下和“徒弟”沟通的内容，分享一下如何高效完成行政预算草案的几点建议。中间肯定有很多不足，欢迎大家一起讨论学习进步。

笔者试着从以下几个方面来分享自己的建议：

1、 预算是什么？

2、 预算的基准确认中需要注意的点

3、 单个科目的预算编制基准如何写

4、 检查预算中可能存在的错误的技巧

首先，我们来探讨一下，预算是什么？笔者认为预算是反应行政部下一年度工作目标和成果的数据化展示。在交流中，有些行内的伙伴觉得，预算不就是明年计划花多少钱么，最多KPI里面在增加一个预算使用率的考评指标么。说的对，但不一定全面。

一方面，行政的进阶中涉及到数据化的思维，做预算和管理预算其实很有利于培养和训练数据化思维。

另外一方面，如何让你的预算做的专业，或者说做的漂亮，让你老板眼前一亮，体现出行政的专业性，那如何做预算就有点讲究了。

最后，你做出来的预算和实际费用使用情况的差异是多少？在一定范围内接近实际使用情况，才能让财务、内审等一直觉得行政乱花钱的部门认可你的专业性啊。

下一个就是预算的基准确认中需要注意的点了，笔者一般会先列一张清单，上面主要有以下内容：

1、 和财务确认今年的预算基准值（财务这里预计能给多少钱）

2、 和老板过一下下年度的主要项目及支出（除了固定支出外，还能申请多少钱）

3、 今年的最终预算使用情况及百分比（让自己的预算更加有理有据）

4、 和关联部门确认一下中间地带的费用如何划分承担部门（预防预算和老板汇报好了，突然间划过来一笔预算要你承担）

5、 明年的人头情况

6、 我在哪些费用科目内可以预留机动费用

让我们来尝试分析一下笔者的这张清单的目的：

l 为什么要确认今年的预算基准？当然是为了知道公司能给分配多少钱了哦。如果能知道这个数据，对你做预算会有很大帮助，毕竟预算草案提交上去后，肯定会修改，修改多少，还是看财务指标的，如果能提前知道这个数据，无疑你的预算草案会减少修改的次数，不是显得更加专业么？如果不能知道这个数据的，那笔者建议你的预算尽量贴近今年的使用支出金额做，机动费用放在易变的固定支出及下一年度新增的主要项目内。

l 为什么要提前和老板过下年度的主要项目及支出？首先让你老板了解你下年度的工作重点，让老板知道你要干嘛，顺便争取老板的支持。随后，通过老板的支持，你可以有理有据的增加费用，而不会在预算讨论会上，让你的老板面对你的预算简析而不知道有哪些内容。更重要的是，如果老板感觉项目重要，他会为你去争取预算，而不是回来告诉你预算需要砍掉多少之类的。

l 今年的最终预算使用情况的确认过程很重要，一方面你可以通过从财务系统中导入全年的费用使用情况来得知发生了多少费用，从而让你做下一年度的预算的时候，有明确的数据支撑，同时更加贴近实际和专业。另外一方面还可以通过这个步骤追查是否有什么费用在没有经过你的情况下计入了行政部，今年笔者在做这个步骤的时候，发现好几笔大额支出在无沟通及无加签确认的情况下计入了行政部，最终让行政部一下子减少了几百万的支出。最后，还能预防你在预算内漏项。

l 说到中间地带的费用，大家都能列出不少，可以A部门承担也可以B部门承担，最终以领导及财务部确认为准。这些费用都是建议根据今年度的实际经验，提前确认清楚的，责任和义务是关联的，如果费用归行政，那管辖权也必须要归行政，要不然这个费用如何使用的，行政方面是失控的，不利于预算的管理工作。

l 人事费用一定要提前和人事部的伙伴确认清楚。组织架构和人头，一定要提前和老板确认清楚后再做，不要想当然的就直接做，万一明年要优化或者增加了部门管辖范围，可以增加人了呢？

l 每次做预算都需要合理的预留一定的机动费用，一方面是为了以备万一只需，另外一方面手里有粮心里不慌，最后还能让老板知道能砍掉多少预算，方便老板进退。但需要注意的是，一定要有理有据，并提前和老板达成共识。笔者一般会在租金、电费、餐厅费用及新项目中预留机动费用，机动费用的总额一般不会超过总预算的10%。比如说你预计实际需要1400万的预算，那你留个140万的机动费用，加起来就是1540万的预算总额。当然，很多时候行政的预算要按照亿来估算，那这个比例就要适当调整了。具体还是看你能说服老板让你留多少。

第三项就是很多同行比较头痛的，针对单个预算的编制基准如何写的问题了。

这个时候，去年的费用使用情况就派上大用处了。比如说电费，为了体现专业度，你可以参考以下的写法：“按18年实际产生费用为基准，预算19年1~6月为120元/工位/月，预计产生66000元/月的电费。7~12月为150元/工位/月，预计产生82500元/月的电费。”

笔者觉得，单个预算的编制基准的写法都是套路，重点是要有理有据，让看到你数据的人对此很难挑战你。比如说上面的范例，首先你写了按“18年实际产生费用为基准”，你老板和财务在下意识里面就会认定，你已经查过相关数据了，这个是有理有据的，有了这个心理暗示，后面的预算就更加的水到渠成了。

另外，可以适当的设置联动公式，比如说你的餐费，你就可以参考以下的写法：“1、规划人数：当月HC数，  2、餐标：早餐？元、午餐？元、晚餐？元。3、18年实际就餐比例：早餐0.6、午餐0.9、晚餐0.6  4、月度费用：(HC*？*0.6+HC*？*0.9+HC*？*0.9)*(365-133)/12”，在这里的HC及就餐比例，就可以设置一个联动的公式，后续调整更加的方便，同时将公式列出来，给看预算的人而言，也更加的清晰。

最后，如何检查预算中可能出现的错误呢？

1、 excel的公式要认真检查：尤其是联动公式，如果外部数据的引用不正确或者引用的位置不正确的话，就容易出大纰漏。在excel中，很多同行喜欢直接下拉复制公式，这个时候excel会自动的将公式内引用的单元格递增，很多时候很有用，但如果是个复杂的多单元格联动的时候，就容易出问题了，除了事先规整好引用的数据外，只有认真检查以及参考去年数据来发现问题了。

2、 根据与今年预算使用情况来判断费用是否存在问题：比如说电费，你今年预计要花1200万，结果你下年度预算算下来只有900万，那肯定有问题了，赶快检查公式或者预算基准。

3、 对于采用直线法摊销的固定资产，一定要注意资产剩余年限：行政有的时候会有一些大额的类似装修、空调机组之类的固定资产，他们每个月的摊销金额还是比较大的，弄得不好会影响到2%左右的资产总额，不能忽视。

4、 可冲抵的费用，也要做入预算：有些同行觉得，可以冲抵的费用，比如说商铺的电费，我问商铺收取了之后，财务会计入我部门的收入，这样就可以冲抵掉支出了，那还不如不要在预算内体现，这个概念是错的，支出是支出，收入是收入，完全是2回事情哦。

5、 仔细检查合同内的付款约定：比如说有些费用可能在合同中按时间发生调整的，那预算也需要根据这个来调整，类似租赁合同，如果你签订的是3+2的合同，那第4年开始你的合同金额就发生了调整，那预算就不能照抄去年的版本，是需要调整的。笔者建议日常的合同应该建立一个表格，列清楚付款约定、金额、周期等相关细节，查起来也方便。比如说你的装修合同，按约定2年后支付尾款的，如果靠脑子记，那很容易出错，但有张表格就能很好的帮到你了，避免漏项了。

好了，说了这么些，希望能对各位准备做预算的读者有所帮助了。

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