行政日常接触最多的就是各种数字，算租金，算水电，算餐费，算成本，做比较表，做分析，做预算，做预提等等，那我们有没有想过，这么多的数据，我们如何有效的整合，行政最容易控制的大额支出是什么呢？

一、行政工作中数字量化的用处是：

1、合理支出费用的支撑

2、 行政工作的量化表现

3、日常各类分析的基础

4、 行政工作创新的依据

5、升职加薪中的奠基石

行政工作量化数字和所谓的数据分析，有的只是大量的罗列数字，当然还有的报告，有丰富的表格、柱状图、饼状图、折线图等等一大堆图表，看得人是眼花缭乱。可最后，什么问题都没有解决。做得再丰富，也改变不了，这是一本“流水账”的本质。这种数据分析是没有思想和灵魂的。

行政在量化管理和数据分析方面常犯的错误，可以归纳为四项：

1.为了量化而量化，结果导致只有数据，没有分析；

2.为了数据而数据，结果导致有了分析，没有结论；

3.为了分析而分析，结果导致有了结论，没有行动；

4.为了报告而报告，结果导致有了行动，没有评估。

用数据来陈述一个事实没有任何意义，对数据加工分析之后，发现问题所在，形成行动方案，对行动结果有进一步的分析和评估才是一个完整的有价值的数据分析！通过这样的数据分析，我们才有可能为企业：提高效益和效率，降低成本和风险。

另外，行政对数据分析和量化管理的认识还存在许多误区。比如，有的朋友认为数据分析就一定要数字、表格或者图形“多”才叫数据分析。有的朋友认为分析的过程越繁琐、越复杂、越是让人一眼看不明白，越代表了数据分析的质量高。有这样理解的朋友绝对是对数据分析的一种曲解。

首先数据其实不仅指的是数字，数据其实代表的是一种对企业来说有价值、可处理的信息。这里的信息可以是数字，可以是文字，也可以是图形。其次，分析也绝不是越“高大上”越好，相反的，许多对企业来说，往往那些有效的分析其实原理并不繁琐，呈现出来的结果也不复杂。原理和逻辑对了，往往能给人带来一目了然的效果。第三呢，数据分析的目的是为了解决问题，而不只是为了作报告。第四，数据分析的指向应该总是要达到某个目标的。

只要能够通过对信息的加工处理，实现某个目标，解决某个问题，那就是好的数据分析。反之，如果不能实现某个目标、解决某类问题，说白了就是没用，那就不叫好的数据分析，或者干脆不能称其为分析！

第一方面，是行政数据量化管理和数据分析的正确思路一共可以分成三部分：

第一，是明确我们为什么要分析？

数据分析的方法和工具固然重要，但分析的目的、目标和思路更重要。我们一定要明确到底想通过分析说明什么问题？想解决什么问题？或者想预防什么风险？分析指向的第一目标是行动，终极目标一定是提升企业的价值。

第二，搞清楚我们应该分析什么？

要明确应该选择哪些指标分析，确定朝哪个方向分析。将待解决的问题按照重要性排序。最终形成方案和计划，并实施行动。

第三，我们要学会怎么分析？

要明确分析的频率，哪些以月为单位，哪些按季度、那些以年为单位，那些可以不定期分析。我们要找到恰当的分析工具，选用准确的分析方法。同时，我们要有后续的跟踪和评估。

第二个方面，是行政数据量化管理和数据分析的正确方法是什么？

我们总结前面提到的，一共可以分成四个步骤。

找到问题、形成方案、采取行动、持续评估。

最后，我们来总结一下重点：

1、 行政工作中接触的数据是日常很多工作的基础；

2、 从化繁为简到化简为繁是思考模式的转变；

3、 学习统计学及相关方法，有助于提高行政竞争力。