作为行政人，年会是必备的一道“坎”吧。我简单罗列了这几年参加过的年会个人心理、扮演角色情况：

一、年会协助者

2016年年会，作为人事行政部中的一员，作为协助者之一，协助年会现场物资准备、后勤工作，第一次简单接触年会全过程。

1、学会主动

从策划会议讨论到整套年会流程的呈现，细心看的话，可以了解年会主要构成部分，如表彰、讲话、游戏、节目表演、抽奖、晚宴等；同时学会主动倾听，可以了解到其他前辈对于年会想法的来由、阐述方法等。

2、学会观察

年会现场，站在观众视角，其实可以观察到整个年会现场布置装饰情况、领导座位安排规则、有才艺的员工有哪些、员工特点等，总之，学会观察，总有一个动作/人会让你留意。这些信息对你了解公司情况、后期举办活动等有一定帮助。

3、做好自己的事

有句话：雪崩之下没有一片雪花是无辜的。作为年会工作组的一员，要有责任心，面对分配到自己的事情，要仔细推敲、注重细节，如有问题，要找分配人弄清楚，以免现场因个人失误而影响整个年会进展。同时在做好自己事情的基础上，要学会相互帮助，共同为年会成功进行而努力。

二、年会参与实施者

2018年年会，因岗位情况，有幸负责整个年会物资采购。从场地挑选、舞台搭建、场地布置、奖品等物资采购、合同签订、费用结算，让我了解基本行政采购工作：如何筛选供应商、比价、简单采购合同拟写等，为后期行政工作服务商体系搭建提供了很大帮助。

1、锻炼整体思维能力

顺着整个年会流程，可大致罗列年会物料。如全员走红毯，物料就有：红毯、红毯胶带、部门编号、顺序清单等。对于一些特殊物料，可在此基础上，跟版块负责人确定。从自己罗列到让人确定，做到主动，把握整个采购节奏，提前一个月按照清单处理相关工作。

2、学习谈判技巧

在挑选供应商、比价过程中，要“丑话说在前头”，将自己的要求一一说明，并问清是否可以达到。专业人做专业事，在过程中，要学会辨别供应商所说之词，结合公司规定，约定合同。同时，学会“软一点”，学会互让一步，考虑价格的同时，更要考虑供应商服务是否跟得上、质量是否有保障。

3、诚信、真诚的人际交往原则

采购过程中，一要礼貌待人，面对各类供应商，不管是否有合作，都应礼貌待人；二要真实比价，坚守原则。根据公司采购规定，真实三方比价，进行采购；三要学会诚信。采购中会涉及对公结账、先拿货后结算等情况，须结合公司付款流程规定、实际情况，及时在约定时间内付款。若遇特殊情况，应及时跟供应商沟通处理。

三、年会策划、实施者

2019年年会，第一次做年会策划。策划方案讨论中，面对其他人员的质疑、意见，最终个人构思虽没全实施，但也掌握年会策划大致过程。

1、学会分析需求、他人建议

在年会策划前，不要听信领导说你先拿出个方案吧。而应先分析老板要求是什么、员工需求是什么、公司的实际情况是什么、自己的想法是什么，结合实际预算、考虑人性，找到一个平衡点。在此基础上，用5W2H分析法建立年会方案基本框架。

年会方案确定后，在实施过程中，若有他人建议，应结合实际情况取舍，切勿因他人建议推翻准备工作。如年会布置上，物资都采购到位，年会前一天，还在对布置有意见，要求采购或修改，则与建议人做好说明，不再采购和修改。

2、学会借力、造势

做事前，应先建立氛围。年会也不例外，在年会策划过程中，通过群、通知、公众号、会议等多方式告知员工年会筹备中，进行年会“造势”，让有才艺、有兴趣的员工积极参与进来。在年会现场，同样需要主持人给力，学会“造势”，让现场氛围高涨起来。

我们每个人都不是万能的，都有自己的长、短处。年会实施需要学会借力：借力领导，推进年会事项；借助员工，完成年会各版块工作。例，没人表演节目，若借力领导，领导也愿意，那就是个表率；再借力各部门负责人，节目数量就有了……

3、学会分工

2019年年会，第一次好紧张，虽在筹备过程中简单分工，但实际大量工作还是在我这。筹备过程、现场当天都疲于应付，现在回想，都还特别羡慕当时现场安心坐着参加的其他人……

2020年年会，我开始改变：一是，面对策划方案，一一阐述自己的想法，如主题由来，用心准备，主题、预算等都顺利通过。二是，面对年会筹备，我开始成立年会筹备组，我们部门加上主持人，将年会表彰、讲话、抽奖、游戏挑选等进行分工。在此基础上，规定会议时间，定期开会把控各版块进展。操作下来后，发现：自己轻松一节，且年会筹备进度不错。三是，合适的人放在合适位置。年会现场，结合筹备阶段的分工，固定各版块负责人：各负责人盯好各自位置版块内容，如播放人员、晚宴对接人、礼仪负责人等，而我跳出了现场各版块实际操作，只负责跟各版块负责人对接、辅助主持人，最终是年会顺利进行，而我也终于有时间回归“协助者”角色，以“半个观众”视角看完年会。

4、学会感谢

要学会照顾好幕后工作组情绪，调整好心态，做好“幕后英雄”角色；同时也要做好“奖励”：按照预算预留，给年会工作组每个人准备一份礼物，对他们说声：谢谢。

从2016年到2020年，从年会懵圈到现在淡定处理，虽不说年会办得多出彩，但从心理上已能淡定从容看待年会；从行为上，也能说出年会的一、二、三……2021年，因疫情原因，结合公司活动情况，已说服领导从传统年会改成拓展年会；然而也是因疫情，我们还未进行。但春暖花开，相信一定能行！

加油，每位跟年会打交道的行政人！

作者：喻菊