昨天看到头条的一篇文章，《浙大再现“神仙作业”！电路图、数学公式等解释道德与法律的关系》，感触颇深。我留下的评论是：这才应该是大学的正确打开方式，学会应用自己学习的知识来解读碰到的问题，是快速适应社会的关键技能！每一个行政的小伙伴，基本都经历了10年以上的学生学习生活，不敢说满腹经纶，至少也算是知识分子了。按理说，有这些知识打底，小伙伴的能力应该不差，职场的那些事情，应该不至于坑到咱们。然而，事以愿违，大坑小坑，总有进去的。久了，自然就觉得10年寒窗苦读，都被雨打风吹去了，徒留的，一地狼藉。所以，怀疑自己，放纵自己，乃至放弃了自己！这里面的错到底出在哪里？空有满腹经纶，缺乏动脑和动手能力，知识转变不成技能！书中的颜如玉，你看到了，你有总结过要有哪些特点才能成为“颜如玉”吗？书中的黄金屋，你也看到了，你有思考过“黄金屋”的黄金怎么来吗？再深入一点，你有想过怎么找到这些“黄金”吗？如今的大学毕业生，其学生生涯恐怕不能再用“寒窗”来形容了。整个学生生涯，衣来伸手饭来张口，除了读书，学会考试，再无其它压力，有些人甚至于连生活都不能自理！没有压力的成长，也就缺乏了逼迫自己动脑动手的内驱力，自然就没有了将知识通过实践变为技能的绝佳机会。那么，你不进坑谁进呢？所以，学会应用知识解读碰到问题，是职场立足的基本技能。对于行政小伙伴来说，行政工作从来都是“繁”、“杂”的。人力资源管理可以按照一个人从进入公司到离开公司的全过程管理串起来，财务可以按照资金的来去建立清晰的管理脉络，行政呢？前一分钟可能还在解决物资管理的问题，后一分钟你就需要起草一份公文，再下一分钟你得组织一次会议，再下下分钟你需要审定办公室装修方案，相互之间没有脉络可循。这也就意味着行政工作实践中会碰到无数的不可预见的突发工作问题。面对这些问题，很多小伙伴的选择是“这个工作我没有做过”“这不是我经办的”“这是谁谁谁的事情”。把问题推出去，自己摘出来。你赢了，公司却输了。因为问题还在！行政，是公司中的“问题终结者”。所以，面对这些问题，行政肯定不能束手无策，也没有办法给出统一的解决方案。那么，就必须要“具体问题具体分析”，还需要“一切从实际出发”，去辨识问题，找到解决问题的线头，然后才能给出有效的解决方案。由此可见，能够解读问题，才能谈解决问题。而正确解读问题，必须充分应用自己所学以及工作生活中所积累的经验。所以，浙大这次的考试，题出得精彩，学生答得更精彩。对于行政小伙伴来说，必须认真去学习学生答题的思维方式。学会应用所学知识去解读碰到的问题！接下来上图，各自品味吧！ 收起

通过《行政成本费用预算的基础》，可以看出，行政成本费用预算编制可以按照以下五种方法进行。 一、按人均，以人员规划数为基准。 行政费用中大多数费用科目都可以与人员规划数直接挂钩计算。比如说办公用品费、劳保费用、低值易耗品费、办公费等。基本原理是，这些费用都是日常工作中，会随着员工数的变化而变化。通常，在实践中谈到这些费用的时候，经常会提到人均的概念。 二、按面积，与办公面积紧密相关 行政费用中涉及到物业费用基本是以办公面积直接挂钩。衍生来讲，基于办公室室产生的费用都可以与办公面积直接挂钩计算。比如说租赁费、物业费、水电费等。这里需要介绍一个不会被经常提起，但是实际在使用的概念——“坪效”，即单位面积内投入的资源的效能。在实践中，租办公室谈的是每平米多少钱；在分析费用时，谈的是单位面积的水电费用。再深入说，办公室电费的产生有两个主要来源：一是办公设备消耗，二是空调照明消耗。两个来源的比例大概是3:7。所以，分析费用时，会将水电费切分到平米。 三、参照历史发生数据 在行政成本费用预算中，还有一类比较特殊的参照系，即历史数据。这也是预算最经常使用到的一个方法。可以说，当你空降到一个新的公司马上就被命令做行政成本费用预算，那么你最好的办法是提取历史数据按照第一点、第二点的逻辑进行分析以后，再进行编制，至少不能出太大的错漏。在实践中，使用历史数据进行预算主要用在一些不定项的行政成本费用，比如说业务招待费、诉讼费、审计咨询费等。这些业务发生没有特别明显的规律，但是一个稳定经营的公司，这些费用的发生，每年都大概相同。 四、专业化数据分析 在行政成本费用预算中，还有一些科目需要相对专业的知识，并加以专门的数据分析才能找到预算基准数。最为典型的就是车辆费用！ 如果简单实用历史数据，增加一个百分比的变量进行编制，车辆费用的偏差会相当大，甚至会超出30%以上。比较精确的编制办法是，提取财务会计账簿上的车辆费用，包括油料费 、维修费、保险费、路桥费，从行政车辆管理台账中提取对应的每月实际发生的里程数，将前述的实际发生费用对应到具体的月份，分解到“公里”或“百公里”。再根据车辆本身的任务属性预计未来预算期间没有会发生的里程数来进行车辆费用预算的编制。这样的编制方法，只会在实际执行任务突变的情况下，出现实际费用超过预算的情况。 五、按照制度标准编制 每个公司都有一些制度性的标准，比如说资产配置标准，什么职级配置什么样的电脑；办公配置标准，什么职级享受办公面积多大等等。不管这个标准是简单粗糙的，还是严密详细的。行政成本费用预算中的资产计划，往往是依据标准编制的。所以，行政成本费用预算中，制度化的标准精确预算的基础之一。 综合应用以上五种方法编制行政成本费用预算，基本上能够得到相对精准的预算数据。但是如果只是在预算编制的时候才去做这些方法所涉及的数据分析，那是否可以恭喜你，有机会赚到加班费了呢？ 行政成本费用预算的基准值必须是通过长时间的日常行政运行数据统计和分析来获得，并逐步将这些基准值变成制度性的标准。这就是另外一个话题——行政管理台账。 收起

行政成本费用预算，由行政职能管控的财务会计账簿上的费用科目和成本科目。通常说的“行政经费”、“办公费”等等的常见费用项基本上就是行政预算中的费用科目。在管理实践上，这部分费用通常会被称为“管理费用”。 行政费用常见科目列表如下：序号二级科目标准来源/预算依据预算基准数难点1企业文化经费制度定人均标准人员规划数2低值易耗品制度或行政成本费用台账统计的人均月度低值易耗品费用人员规划数3办公费制度或行政成本费用台账统计的人均月度办公费用人员规划数4档案费档案托管仓库租赁价格需租赁档案仓库面积档案室配置标准体系5水电费行政成本费用台账统计出的月度面积平均数物业面积6固话通信费行政成本费用台账统计出的月度固话费用固话配置的标准+人员规划数7网络通信费行政成本费用台账统计出的月度网络费用网络资源规划需要IT确认宽带是否扩容8办公物业租赁费行政成本费用台账统计出的月度办公室租赁费用办公室配置标准+人员规划数从人员规划数倒推办公面积需求9员工宿舍租赁费行政成本费用台账统计出的月度宿舍租赁费用宿舍配置标准+人员规划数10办公室装修费办公室配置标准/实际发生的办公室装修费用面积平均数新增办公室面积人员规划数确认新增办公面积大小11保险费行政成本费用台账统计的财产保险月度数据/保险合同/出险统计保险合同12劳动保护费制度或行政成本费用台账统计的人均月度劳保费用人员规划数13会议费制度或行政成本费用台账统计的单次人均会议费用年度会议计划会议计划中参会人数的确认14车辆费用行政成本费用台账统计的单车公里消耗数/月度保险费/单车公里维修费车辆数+年度累计公里数年度累计公里数的估算15审计费实际发生数及合同价格年度外部审计次数尽调外部审计次数不好确定16诉讼费实际发生数法务对诉讼风险的预判17咨询评估费实际发生数各部门咨询服务需求咨询服务单价只能估算且偏差大18办证杂费行政成本费用台账统计的单次单证办理费用分支机构设置规划工商变更无法准确预测19信息系统维护费实际发生数及合同价格按合同20业务招待费制度标准+行政成本费用台账统计单次人均费用年度招待次数礼品费折算招待费/发生次数偏差大21日常差旅费制度标准出差规划22物业维修费行政成本费用台账统计的月度物业维修费23绿化费行政成本费用台账统计的月度绿化费24清洁费行政成本费用台账统计的月度清洁费25保安费行政成本费用台账统计的月度保安费用 在行政管理职能范围内的资产管理模块，其对应的资产更新、折旧、退出、报废等，在财务账簿中都会被记录为成本科目。 对应资产管理的年度预算一般被称为年度资产计划，即未来一年预计新增、更新、报废的资产清单及具体的时间节点。资产计划来源有两个方面：一是年度业务规划带来的资源投入新增；二是资产正常使用达到寿命期限更新置换。再依据办公设备/资产配置标准确认新增或者更新的数量。 所以，行政成本费用预算=行政费用预算+资产计划。 收起

题记：这是一篇相对晦涩的偏理论和概念的专业文章，希望能给大家一个框架的，概念的物资管理的全面认知。 行政通常被人称为大管家，一方面是“家里”的日常开支大部分集中在行政；另一方面置办“家里”的东西也是行政在处理。置办“家里”的东西，实际上就是行政职能中最基础也是最见管理功力的物资管理职责。每个企业对于物资管理的界定会随着其成长基因、业务实践、财务准则的不同而不同，大多数将物资管理界定为资产管理，也相对把此工作职责的重心划定在固定资产管理层面。对于低值易耗品类相对固定资产有较高的流动性的物资，在管理上并不成体系。而这一部分往往是跟员工经常会感知到的行政服务支持需求，比如说办公用品领用、劳保用品换发或配发、U盘的申请、鼠标键盘的申请等等。这种管理缺位是行政小伙伴吐槽“工作忙”、“没价值”、“行政工作没前途”等等的重要原因。物资管理源起于企业内控17个基本流程之“资产安全”。从广义上了来讲，资产是企业用于经营管理所投入的所有物资的总称。从狭义上来讲，资产就是固定资产，一般由企业根据本公司的财务管理原则界定的采购价格在一定金额之上，使用年限超过一定时期的物资。本文所讲的物资管理概念为广义概念，即：物资管理是企业固定资产管理、低值易耗品管理的总集。根据物资管理定义以及管理对象的属性，可以用“账实相符率”来表征物资管理的水平和管理方向。也就是说，物资管理的各种流程设计、流程间的交互、流程节点的交付物，都应该是可以标定影响“账实相符率”的因素。比如说，出入库单、资产交接单、离职交接表的物资交接内容等。在管理实践中，通常会用“盘点”来确定物资的“账实相符率”。其原理就是财务会计账簿记录的物资信息与行政物资实物管理的物理信息之间完全匹配，则意味着物资实物管理过程中的操作流程、规范得到了有效执行。建立确保物资“账实相符率”的物资管理操作标准流程和操作规范，是管理的必然，也是物资管理信息化未来的基础。基于“账实相符率”概念，固定资产管理流程和规范和低值易耗品管理流程和规范，在物资管理流程中建立了“行政仓库”的节点，是能够统一的。之前讲了“固定资产”和“低值易耗品”的区分来源于财务准则，在对应的账务处理上，“固定资产”采用的是“折旧”，而“低值易耗品”是启用时一次性摊销。在物资管理体系中增设“行政仓库”节点，以“行政仓库”的进出库记录标定“固定资产”启用或退出时间，“低值易耗品”启用时间，并用“行政仓库”月度盘点形成的“进销存报表”，即可给到财务，准确核算物资管理对应的成本费用。物资管理还有一个几乎与“账实相符率”并重的概念——“全生命周期”，即物资从需求开始直至退出销毁为止的全程记录。这个概念的重要性在于将传统意义上的物资管理流程向前延伸覆盖至需求端，向后延伸兼容了采购段，并据此将单一的物资管理升级为供应链管理。也就是说，从业务规划确定，形成年度物资需求计划的时候，物资管理已经开始。这意味着物资管理不再单一的需求部门、行政部门、采购部门之间的“三国杀”，而是变成了行政统筹下的需求与高效满足之间的双赢游戏。基于这样的现实，想要做好未来的物资管理，信息化是唯一的选择。需要注意的是，互联网对社会发展的全面渗透，现在的“信息化”不再是线下手工数据变成系统数据库统计数据这么简单，而是基于物联网广泛应用的，具有一定智能化的物资管理信息系统，简单的说，就是未来的物资管理信息化操作中，人工操作只存在于系统抓取实物信息的交互界面上。比如说，将实物物资编码移动到扫描设备下，由系统自动读取。到了这里，又出现了一个物资管理的基础概念——“物资编码”。在财务划分了固定资产和低值易耗品之后，物资实物管理中还需要再次进行划分，也就是物资分类。物资分类的结果最佳应用方案就是“物资编码”。即对物资进行类别层次划分、属性划分以后，每个类别、层级、属性等都对应一个确定的数字，与日期、流水号结合起来，就形成了物资编码，每一条物资都对应唯一的编码。生成物资编码以后，就可以条码化，物资管理信息系统通过识别条码确认物资的身份。所以，“物资编码”也是物资的身份证号码。在物联网时代，“物资编码”也会从简单的数据字符串升级成“二维码”，不仅仅有物资的身份证，还包含了物资具体的物理信息。所以，对行政而言，物资管理不是单一的固定资产管理，还包括低值易耗品的管理，两者的管理流程在建立“行政仓库”的背景下可以通用。要做好物资管理，管理流程中的交互一定要清楚，并要形成具体的表单。可以通过物资盘点的“账实相符率”来查询物资管理流程中产生的表单，准确判断物资管理中的问题点。在此基础上，还应该把物资当做一个生命体，从物资需求一开始到最后退出销毁全过程进行管理，并建立“物资编码”给物资一个身份证号码，实现信息化系统数据与实物之间的链接。基于物联网技术建立的物资管理信息化系统的未来，已经清晰可见。但是可怕的是，现在很多行政的小伙伴还在纠结固定资产管理职能归属、手工报表准确与否、需求管理职能归属，还在满足于简单的做做Excel表格统计，做做“账实相符率”。还在认为信息化是IT的事情，是IT的专业。……物资管理的信息化未来已来，行政人们真的准备好了吗？ 收起

之前有撰文说了办公租赁面积怎么确认，其中提到了办公空间的配置标准，因为文章的主题和篇幅，没有细表，这次希望能够一次说清楚。办公空间功能规划的基础所有的规划都有一个基准，办公空间功能规划也不例外。1、 办公位的规划办公位的规划是办公空间功能规划的基石。因为企业是由执行不同工作的人群组成的，基层员工的人数占比一般都会超过60%，足以决定办公空间需求。所以，在办公空间功能规划之初，应该首先确认办公位的面积标准。不同的企业，不同的职能对办公位的面积需求是不一样的。想要得到符合本企业的办公位面积标准，一是通过对当前的办公位面积进行统计分析得出一个基准值；二是已经有既定的标准的背景下，结合业务发展实际考虑是否需要修订标准。比如说，房屋中介的门店办公位设计就是紧凑的，一个大概1个平米的卡位空间就是一个员工的办公空间，主要功能是放置一台电脑、一部电话。再比如说，互联网金融公司的办公区通常是几张类似会议桌的大台面，员工围坐在台面上，没有个人电脑，连固定电话都是共用，这样的面积标准就更小，大概0.6平米左右。而互联网行业的标杆企业Google的办公位就非常宽裕，大的有10个平米左右，小得也有3-4平米，还有一些类似吧台的灵活办公位。当然，办公位面积标准需要充分考虑企业的业务实际，比如说选址、房源属性（是否自有）等。在北上广深的CBD区域租赁办公室，一般来说办公位都会比较紧凑，而自有办公楼相对来说都会比较宽裕。所以，办公位面积标准制定既需要考虑实际业务需求，也需要考虑成本因素。办公位面积标准的规定有两种表达方式，一是具体给定员工办公卡位的面积，二是给定人均建筑面积（注：里面需要应用之前说的确认办公面积需求的计算方法）。通常，人均办公面积在2-3平米。2、 公用空间规划一个企业除了员工办公位以外，还需要有会议室、茶水间、洗手间、行政库房、档案室、洽谈室等公用的独立空间。不同的企业对这些空间的标准不一。互联网企业注重员工的舒适度，会在服务支持空间的设计上设置更多的功能，比如说休息区、娱乐区、吧台等等；传统企业注重企业形象，会把前台、会议室这些具有对外接待功能的区域尽量的放大，显得气派。通常的公用空间面积标准如下：3、 独立办公空间规划每个公司都会为中高层设置独立办公室。而且独立办公室空间标准很难有一个统一的标准，基本逻辑是按照职级从大到小的规划。要想设定标准，只能从现状出发去统计，然后跟高管们去逐一确认，逐步形成一个规范的标准。这个背景还有一个前提是公司规范化的逐步提升。独立办公空间功能规划需要考虑的几个需求：（1） 接待需求老板通常会需要招待一些外部的客人，所以其办公室除了办公区以外，还需考虑增设一个接待区，布置一些沙发、茶几之类的。常务副总/行政副总/公共事务总之类的岗位，同样也需要有接待需求，其办公室也要设置这样的功能区域。（2） 会议需求常务副总/业务副总经常会召开一些小范围的会议，人数大概就5-8人，考虑到便利性，可以在其办公室中增加大概10平米左右的空间布设一个会议桌。（3） 休息需求这个需求通常在老板、股东身上会出现，他们从创业开始就以公司为家，习惯了在公司吃住，所以，其办公空间之外，还需要考虑设置一个小套房，面积大小就看老板习惯了。无论哪一种高管特殊性的办公空间需求，行政所需要做的首先是满足需求，其次是推动标准化，尤其是在有众多分支机构的企业中。以上三个类型的空间规划组合起来，基本上能保障企业正常运转的办公功能空间需求。一些特殊的功能空间需求，与企业的业务、文化紧密相关，行政一定要吃透摸准。总之，做办公空间规划的时候，“想不到”是行政服务支持的原罪！多想一点，想仔细一点，多请示，多汇报，才能做到上下左右都满意。 收起

人资：办公场地不够了，新员工没办公位安排了！各部门：会议室不够了，找不到开会的地方！老板：行政解决一下办公场地问题。行政：选在哪里？多大面积？多少预算？行政的这三问，是一般的脑回路，也是挨骂的低水平回复。不一般的脑回路中，首先想到的是面积需求多大，然后才是位置和预算。北京建国门附近标准写字楼价格和望京的标准写字楼，价格几乎就是天上地下！职场面积怎么确定呢？业务规划数据提取要想知道未来某个时间段里面需要多大的办公场地面积，业务规划的数据必须是要知道的。对于行政来说，知道业务规划的数据，就知道未来若干年需要开支的行政成本费用，其中就包括了办公场地需求。深度参与业务规划，能够让行政在职场搬迁的工作任务上做到提前布局，从容应对。在计算未来若干年的办公场地面积需求的时候，业务规划中人员规划数据是关键数据。办公配置标准的确认一个公司的行政，一定要有一套办公配置的标准！比如说，一个办公位多大面积，不同级别的领导的独立办公室多大面积，各类型会议室的面积标准，公共空间配置哪些，多大面积等等。行政办公配置标准体系，需要通过时间不断积淀以后自然形成的。如果你接到职场搬迁的任务时，你还没有这个标准，那么就实地测量吧。去测量你公司的敞开办公区办公位的面积、独立办公室的面积、会议室的面积，所有既有的办公空间面积都测量出数据。然后，与部门职责定位、员工层级、功能需求等综合起来做一个办公空间规划标准。办公场地面积需求确认的逻辑有了人员规划，有了办公空间规划标准，或者办公配置标准，实际上可以计算出办公场地面积需求的基准数据。人员规划数×办公配置标准=办公空间实用面积。办公空间的实用面积就是整个办公场地租赁面积需求的基准数。基准数与租赁面积数之间的转换，来自两个比例：容积率：套内面积与建筑面积的比例，一般为80%。使用率：办公空间规划中的过道，以及无法实用的角落旮旯的面积总和占套内面积的比例，一般为20%，所以使用率一般为1-20%=80%。办公场地租赁面积需求=办公空间实用面积÷使用率÷容积率办公空间需求确认的注意事项战略层面的视野深度参与公司的战略规划，了解公司核心业务驱动逻辑，就能从战略层面去思考行政的保障支持工作。一个新职场的搬迁，绝对不是简单的解决目前一两年的办公空间需求，更要为行政自己预留冗余量，并据此形成行政办公空间置换的若干年规划。充分考虑个性化空间需求通常，办公空间规划标准中明确的只是通用性的标准化的空间规划，对于个性化的空间需求不做考虑。比如说，标准中不会列出人力资源部门下的薪酬室需求，可能会考虑到财务出纳室有一些通用性标准规范的空间需求。再比如说，会考虑客服人员的更衣室空间需求，但可能不会考虑到客服人员工作中缓解压力的休息室空间需求。而在互联网+时代，90后已经成为职场主力的时代，办公空间规划中，更多的个性化的空间需求会不断的迸发出来，并成为常态，且难以标准化。比如说，一个类似吧台，在员工休息区的临时办公空间；又比如说，敞开式办公区通常接打个人不方便，专门设置的电话亭；再比如说，按照以前的职场标准属于无法利用的空间，通过办公位的调整以后，配置一个小巧的带有艺术感的茶几和两个小园墩式的座椅可以形成一个惬意的小休息空间。所有这些，一方面是需要行政去跟需求部门深入的沟通确认，一方面则需要行政对企业文化和员工需求的深入了解。 收起

中国考试，世界第一。凡有考试，必有压轴题。职场搬迁就是行政工作考试中的压轴题。职场搬迁从来都是行政小伙伴最犯怵的任务项！接到职场搬迁工作任务的行政小伙伴无不是面无人色，五雷轰顶。跟当年考试中面对压轴题无从下手一样的绝望。这次，行政联盟找来了十六年行政工作经验，现任某集团公司行政总监的老王来给大家列一个玩转职场搬迁的学习提纲。一、学习思路1、职场搬迁是一个综合性的工作任务项目，完全可以用项目管理的方式统筹管理。2、把职场搬迁看做一个综合性项目，则可以按照分项目、子项目、明细项目的层级逐层分解下去。可以把庞大的职场搬迁任务分解成为一连串的行政常见的工作事项。3、抓住关键项，实施严密控制，是职场搬迁项目管控的要点。二、提纲要点上篇：资源获取篇1、职场面积需求项目职场面积需求一般由空间规划标准导出，如下：（1）员工办公位面积标准（2）会议室配置标准：大会议室、小会议室、视频会议室等等（3）洽谈室配置标准（4）独立办公室配置标准：总监或总监以上人员按标准配置的独立办公室（5）功能区配置标准：前台空间、休息区、娱乐室、更衣室、卫生间、培训室等具体导出过程：（1）∑空间规划标准÷64%=职场需求面积（2）∑员工办公位面积=未来3-5年员工规划数量×员工办公位面积说明：64%的比例为经验常数，具体如下：建筑容积率为80%，职场功能区划中走道、办公位间隔、无法利用的空间等一般占职场面积的80%，两个比例相乘为64%，即职场需租赁面积为∑空间规划标准÷64%2、职场资源获取项目职场资源获取职场搬迁中最难的分项目。原因：一是职场资源获取受预算控制，很难做到物美价廉；二是职场资源获取还受老板个人想法以及一些特殊要求的限制，比如说风水；三是职场资源获取寻源与谈判是可以预见的艰难谈判。做好职场资源获取注意以下几个要点：（1）老板的想法以及特殊要求为首先考虑对象。只有老板认可了，或者符合一些特殊要求的场地才会进入预算控制的环节。（2）了解市场行情和涨幅比例，提前规划，留足预算。工作有预判，在年度规划或者三年规划中预先考虑到职场搬迁的预算，并根据所掌握的市场行情和价格涨幅比例，留足预算。（3）善于发动全员参与寻源。以企业文化为核心做一个全民寻源的创意活动，附带上奖励，提高员工参与度，降低职场搬迁带来的员工不稳定的影响度。（4）通过公共关系，直接接触房东，省去中介费。（5）发挥行政职能长袖善舞的特长，尽可能的从房东处争取更长的免租期。（6）商务谈判的基调是双赢，与房东洽谈的时候既要有原则性也要有灵活性，不可掉入单纯的成本第一的陷阱中。很多小伙伴在商务谈判中通常会单纯的成本第一为导向，却往往忽略了其他条件的配合使用。比如说房东咬死一个价格，商谈三次还是不放松，就要考虑争取延长免租期，或者房东在基础设施方面如变压器、发电机等方面提供资源。公司让了价格，如果和房东的关系能够类似于朋友与伙伴之间的话，要求基础设施方面的资源，房东还是会让步的。这样折算下来，其实成本还是打平的。所以，职场资源获取中商务谈判是比较考验行政原则性、灵活性和协调性的关键事项。 收起

1、工程设计项目职场资源获取之后的环节就是工程设计，包括了空间规划设计、装饰设计、给排水设计、强弱电设计。 ➣工程设计相对来说是比较成熟的程序，要么是自有专业人员做设计，要么是外包专业设计供应商。无论哪一种，各部门需求的确认、设计图的审定都是关键点。 ➣各部门需求的确认，使用设定的需求确认表 ，由各部门的负责人签字确认，避免以后的口舌之争。 ➣设计图的审定一定要注意到领导们的意见，最好是通过专题会议的形式，以会议纪要固定下来，避免背锅。2、工程设计及施工供应商招投标 工程设计供应商和施工供应商，一般是通过招投标来确定。其中的关键把控点如下：（1）供应商的资质必须符合要求。职场规模决定了供应商资质，越是大型的职场，供应商资质要求越高。（2）组织多部门现场考察供应商，将供应商寻源透明化，不允许供应商挂靠，也降低舞弊风险。（3）招投标文件中采取分明细项报价，供应商应收项目费用明列。 ➣项目细化：明确品牌/型号/技术要求等，供应商报量和单价。 ➣项目明列：包括杂费、税率、利润均需要明确列明。 ➣分项逻辑：如强弱电——网络布线——网线。（4）标底价=∑标书中每个项目的供应商最低报价。➣澄清异常报价项目：按照此标底价，把异常的工程量和单价拿出来跟对应的供应商进行谈判，要求澄清报价，并盖章回传。➣要求总报价优惠：在澄清报价之后，可以直接问供应商总报价是否还有优惠，确认有以后，总价打折，由供应商重新提供匹配总价的报价清单。（5）合同明确分期付款的比例，以及付款的标准。➣付款期数：一般按预付款、进度款、尾款、质量保证金四个阶段付款，预付款在签订合同后支付，进度款按照合同约定标准在项目执行中支付，尾款在项目结束验收合格后支付，质量保证金则按合同约定一年后支付。➣各期付款比例：预付款不超过35%，一般以20-30%为宜；进度款不超过40%，一般在30-40%，可再细分；质量保证金不超过10%，一般为5%；尾款为前述比例款项之外的余款。3、工程施工的管控首先明确一点：所有不到现场谈工程施工过程管控的都是耍流氓！其次强调一点：与供应商打交道必须坚持原则！工程施工的过程管控主要节点如下：（1）施工计划表和安全施工规范。所有的施工合同首先都会列明施工计划表，以及安全施工的相关规范要求。很多时候招标方会忽略这个细节。施工计划表是标定整个工程进度的关键文档，也是检验工程进度的依据。安全施工的相关规范要求是过程管控的核心依据。（2）材料品牌进场验收。招投标文件和合同明确了材料品牌，按照施工计划表，材料进场时要做验收，确认品牌型号规格与合同一致。规避供应商以次充好的舞弊风险。（3）隐蔽工程验收。隐蔽工程在封装后，很难再验收，所以，在隐蔽工程完工时要先做验收，合格后供应商才能做封装。（4）工程项目之间的前后协同。工程施工是有一定逻辑规律的，施工计划表会体现出这个逻辑规律，所以，依据施工计划表来督促供应商施工是极为核心的过程管控措施。最重要的几个点：➣强弱电铺设与地板、天花安装的顺序➣给排水与天花安装、墙柱封装的顺序收起

办公家具配套采购采购和搬迁组织篇1、办公家具配套采购项目职场搬迁项目中，因为工程设计和施工的专业性，很多人会把关注点和精力都集中在工程设计、工程施工方面，而忽略了办公家具的配套采购。（1）办公家具需求的确认办公家具配置需求的核心点是人员规划数。Ø办公家具配置按照公司既定的标准匹配到职场装修图纸中。Ø办公家具配置前置条件是办公家具采购标准，即包括了办公家具名称、尺寸、材质、工艺、预算单价的标准清单。Ø需注意到老板对办公家具的特殊需求，并在采购中加以订制。（2）办公家具的选型定型及采购招投标操作要点Ø按照办公家具采购部标准，或者在办公家具供应商目录中，或者重新寻源开发，找到三个以上的备选供应商。Ø要求供应商提供原材料样品，或者提供类似的产品，或者直接要求供应商按照标准开模制作样品。Ø组织办公家具选型定型评审会：会议至少应有行政总监、财务、人资、采购等人员，有可能的话，还应邀请1-2个高管参与，会议出纪要，参会人签字。Ø招投标操作：根据选型定型评审会决议，编制标书，对之前确认的备选供应商发出邀标，并开标议价。控制点与前文中的工程招投标控制点一致。（3）家具采购合同把控关键点完成招投标后，签订家具采购合同时的关键点如下：Ø办公家具的材质、规格、工艺的技术参数必须与中标结果一致。Ø建议签订框架协议，订单确认数量，是采购合同的核心组件。Ø明确家具的交付时间点，并严格交付约定的罚则。Ø约定发票取得的标准，只有订单、送货单、发票三单合一才能提交采购付款。Ø约定付款的时效，明确发票取得后多少个自然日或工作日完成付款。Ø若预付款，建议预付款额度不超过30%，留10%做质量保证金。Ø合同必须明确严格的售后服务条款。（4）办公家具的交付时间点和质量的管控在职场搬迁中，办公家具的交付时间点是一个需要严格管控的关键项。一般地，在工程施工中的地板、天花、强弱电主线铺设完成的时间点办公家具进场。办公家具安装到位后，强弱电分支铺设才能顺利进行。办公家具交付时，按照合同约定的技术参数严格验收，不合格的当场拒收，并要求供应商限时补上。一般以涉及到的强弱电分支铺设时间点相匹配。2、职场搬迁家具到位了，施工完成了，验收通过了，最后一步职场搬迁就开始了。几个关键要点及注意事项：（1）除甲醛：新装修职场需要空置一个月左右，并请专业的除甲醛公司来做甲醛清除。（2）与老板确认搬迁的时间节点和乔迁庆典的要求。（特别注意：吉时、仪式、民间规则）（3）根据确认的时间节点编制搬迁计划，把搬迁涉及到物资、物流、组织方式、旧场地的退组、废弃资产处置等一系列工作排布在搬迁计划中，按照时点去完成。（4）旧职场退租操作的难点：业主总要扣押金，会要求场地还原。评估下还原场地的成本与押金的比例关系来做决定。或者直接跟业主谈扣押金的比例。（5）旧职场搬迁完成后一定要进行检查，重点检查有无重要档案资料、物资遗漏，员工个人物品遗漏全部回收打包带走，发布认领通知交还员工。（6）确认废弃的物资，直接找供应商来，一次性处理。注意涉及到固定资产的，需要有完整的固定资产报废处置的流程审批记录。并且一定是财务的小伙伴收钱，行政小伙伴在废旧物资处置中严禁碰现金。（7）乔迁庆典的策划有比较多的敏感点需要关注：Ø特殊仪式的安排和组织。Ø公共关系、友商到场庆祝的接待安排。Ø接待中要特别注意各种秩序，比如座次、剪彩站位、条幅和花篮的排列秩序等。Ø媒体关系到场的答谢安排。Ø城管、物业等可能会对庆典产生负面影响的关系的事先协调。Ø庆典活动中所要用到的设备、设施的安全检查。Ø整个庆典活动安全预案。庆典完成+家具采购付款完成+工程付款完成+设计方案付款完成+搬迁物资付款完成+搬迁物流付款完成+旧职场押金收回+废弃物资处置完成=职场搬迁项目完成。总结：具体的行政工作不难，但往往一个工作任务中会包含有多个行政工作，导致了工作难度呈指数上升。学会分解工作，是把行政工作变难为易的关键技巧。最后，希望这个提纲能够让行政小伙伴们面对职场搬迁的大考时，胸有成竹，拿到优秀！ 收起

俗话说，说得容易做起来难。办公室/宿舍租赁过程中的“承担房东租赁房屋的各种税费”应该是最典型的案例了。行政职能的服务属性决定了要管好公司的“吃、住、行”。提供住宿，在当前的大环境下已经逐步从制造型企业后勤标配逐步变成了企业后勤的标配。解决员工“住”的问题，也成为了行政经常“脑瓜疼”的工作事项。因为现在房屋市场本省就是卖方市场，而企业办公室/宿舍的房源在面积、格局、位置等方面都有较高的要求，因而导致了合适的房源稀缺。经常会让小伙伴崩溃的是，好不容易找到合适的房源，房东还各种傲娇。最终，基本上是以“承担房东租赁房屋的各种税费”来摆平房东。“承担房东租赁房屋的各种税费”这一条，说着简单，做起来总是各种奇葩问题缤纷，让行政小伙伴们“怎一个‘累’字了得”。这就是房屋租赁中最大的雷！其它的物业硬件瑕疵、软件瑕疵之类的问题，也总是跟这颗“雷”纠缠不清，一不小心，就连环炸！房屋租赁操作中“雷”的成因“承担房东租赁房屋的各种税费”成为“雷”的主要原因是经办人员对各种税费的比例、计算方式不清楚，以至于在谈判的时候，房东提出“实收XX元，其它的你们负责”时，应是应下来了，实际操作中，要么是把房屋租赁交易的类型搞错了，把涉及到的税费及计算方式弄混了，比如租办公室，却把“住宅”与“非住宅”搞混了，后面不仅仅是开发票出现问题，还会导致证照办理出现问题；要么是直接被房东自己解读的税费计算方式带到沟里去了，比如房产税，房东普遍会认为是12%，但是在“个人住宅”和“个人非住宅”的房屋租赁交易类型里面是4%，还有就是企业会要求开具“增值税专用发票”，房东会自然而然的认为是17%的税率，但在房屋租赁交易中，增值税实际上各种税费的综合。房屋租赁综合税率就是这颗“雷”的雷管，一个不注意，就爆了。房屋租赁到底会涉及哪些税种？税率多少？房屋租赁的类型以及涉及税种、税率，请见下表：一、个人出租房屋（一）对个人出租住房个人出租住房取得的月租金收入在30000元以下（包含30000元）的税种收起