企业发展到一定规模或者希望能有更好发展的话，企业文化的建立是必不可少的，同时也要倡导和发扬企业的社会责任、员工个人的社会责任。行政部可以组织各类活动，并在其中加入企业文化和社会责任的元素，让员工能时刻感受到企业对员工的关爱，时刻体验到企业所倡导、发扬的企业文化和社会责任，并让员工能在此环境中逐步养成习惯和融入其中。 行政部可以组织一些员工健康方面的活动，比如：体重/体脂测试、健康讲座、肩颈推拿、员工运动会、紧急救护培训等活动。这些活动可以让员工感受到企业对他们的关爱，也可以提醒员工做好个人健康管理，提升自身的健康状况。 也可以组织一些绿色环保方面的活动，比如：使用自带杯子减少一次性纸杯的使用、垃圾分类、双面打印、绿色出行、减少使用电梯多走楼梯、衣物捐赠、光盘行动（减少食物浪费）等活动。这些活动可以体现企业和个人的社会责任，可以让员工养成良好的个人习惯。 还可以进行一些特殊的布置和装饰，组织一些其他类型的活动，比如：办公环境的个性化装饰，添加乒乓球桌、桌球桌等运动器械，茶水间摆放免费茶包和速溶咖啡，举办美食节，举办插花讲座，举办员工家庭日或暑期亲子活动等。这些活动可以增强员工相互之间的交流，提升员工的凝聚力和满意度。 企业文化的建立、社会责任感的倡导，也能充分体现以人为本的管理理念，而且可以持续提高员工的个人素养，增强员工的凝聚力、归属感和自豪感，充分体现公司和员工的社会责任感。 我们相信行政部可以在企业文化和社会责任的倡导发扬方面可以做的更多，做的更好！ 特别提醒：各类活动的举办都需要留影记录、相关数据也要及时统计记录，这样可以定期统计和总结活动成果，还可以制作成图文进行宣传。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。 细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

虽然现在城市公共交通发达，但还是有很多企业地处郊区或者公共交通不够方便的区域，所以就有必要安排班车，方便员工日常通勤。 班车的线路和车辆安排主要根据公司预算、员工住址、公司需求、乘坐人数、便捷程度等各方面因素进行综合考量。 班车车辆可以自行购买，可以自行招聘驾驶员，也可以租赁车辆和驾驶员。考虑到对车辆和驾驶员的专业管理以及备用资源的储备和调配等因素，建议租赁车辆和驾驶员。当然如果班车数量很少，又要考虑成本，可自行购买车辆。 班车线路和站点管理： 了解大部分员工居住区域，制定停车站点和线路。 站点确定要查看附近是否有地铁站、公交车站、商场等便于班车停靠上客的地点。（随着交通法律、法规的日益严格，很多道路和区域都不能随意停车） 线路确定要最大化提高班车乘坐率，要考虑日常行驶路线、时间和成本。 每条线路要合理设计停靠站点，避免停靠点过多过近。每个停靠点的设置时可以规定合理条件，比如满了多少人可以设置一个停靠点；两个停靠点之间必须多少公里以上；新增停靠点不能造成绕路或者需要大多数乘客的同意。 班车车辆、司机和乘客管理： 不管是自购还是租赁，车辆都要定期保养和检查，司机要遵守交通法规，避免野蛮驾驶，确保行车安全。 车辆保险一定要购买（尤其是乘客座位险），车辆要配备灭火器、行车记录仪等确保安全的设施设备。 司机统一管理，规范行为准则（包括礼貌用语），确保足够的休息时间，避免疲劳驾驶，定期参加安全培训，提高警惕。 定期检查车辆内外卫生（包括空调）和物品配备情况，定期考核司机对法律法规、日常行车安全和行为准则的执行情况。 制定乘客申请班车乘坐的规则，包括员工离职后的座位管理，定期检查乘坐率，以便及时调整行车线路和停靠站点。 制定乘坐规定，如必须系安全带、乘车时是人等车、礼貌乘车、避免喧哗打扰到其他乘客、严禁携带易燃易爆等危险品乘车 应急预案： 建立车长和紧急联络人制度，一旦发生状况，可以第一时间进行联系汇报。 制定事故处理流程，确保第一时间进行汇报，并后续跟进事故处理。尤其需要注意的是：一旦发生事故，司机要保护事故现场，拨打110报警，如有人伤，一定拨打120急救，切勿自行送医。 制定由于气象灾害导致班车停运的应急预案，如冰冻、大雪、大雨等。 其他事项： 可以成立班车管理委员会，让员工有机会一起参与班车的管理，除了能收集广大员工的意见和建议，最大限度保障员工福利外，也可以使员工及时了解班车管理的难处和问题。在公开、平等、友好的状态下，提供最好、最合理的班车服务。 班车上可以配备 WIFI、一次性雨衣、纸巾、垃圾桶等物品，提高乘车舒适性。 可以开发一套班车管理系统，方便乘客提交乘坐申请、查看班车线路，也方便管理乘坐率，方便线路和停靠点管理。 可以安装班车刷卡系统，方便司机和车长分辨乘客身份，保障乘坐安全，方便管理班车乘坐率。 制定班车管理KPI考核制度和乘客满意度调查制度。 如是外包服务的，每月对账和支付管理要有严格操作流程。 希望能通过简单的文字分享自己的行政工作经验，在行政工作的管理和操作方面帮到大家。 细心、耐心、爱心，让我们把行政工作做的更好！ 收起

门禁是公司安全，员工保障的第一道防线，直接关系到公司和个人的安危，我们每位员工具有门禁卡和钥匙，享受到了自由进出公司和园区的便利性，但同时也应承担起公司安防的义务与责任。 为了加强公司的安全管理，保证公司及个人的财产安全和人员货物出入的正常秩序，为公司员工及外包人员、外部访客、实习生等提供门禁支持和保护，同时为提高企业的形象，现结合公司的实际情况，制定公司的门禁卡和钥匙管理流程和办法。 管理的总原则是安全和及时。旨在能够根据不同使用群体提供对应的门禁支持，并在规定时效内提升效率。 按公司目前的情况，门禁卡按使用对象主要分为以下几种类型： 1）员工门禁卡：为公司员工、需要长期在公司工作或会议的外地出差员工 2）实习生门禁卡：为公司实习生提供门禁支持 3）第三方工作人员门禁卡：为保安、保洁、工程、客服、施工等提供门禁支持 4）访客卡：为经常出入公司的外部访客、外包员工，提供门禁支持 5）出入证：为短期造访的外部访客提供出入凭证，不提供门禁支持，访客使用出入证进入公司时，须公司员工全程陪同。 6）部门门禁卡：部门卡是申请人得到部门主管审批后，代表部门申请的门禁卡。 门禁卡会根据工作区域的不同或公司保密级别的不同，划分不同的门禁权限。一般会分为普通权限（即大部分区域通用）、设备区域权限（如IT设备房、机电设备房、监控中心等）、高级别保密区域权限（如研发中心、数据中心等）、生产区域权限等。 门禁卡申请流程一般分为4步走，首先申请人及其部门主管发起需求（填写申请信息和门禁权限需求，并得到部门批准）；紧接着申请人应将需求提交给门禁卡负责人处；随后门禁卡负责人对需求进行审核，判断需求的必要性和准确性，并得到行政部主管批准；最后门禁卡负责人处理需求。以上就完成了门禁卡的申请和发放流程。 在申请门禁卡后，如需要添加特殊门禁权限需求，申请流程也分为4步走，门禁权限申请人填写门禁权限申请交由部门主管审核通过后，申请人提交行政部主管签批，行政部门禁卡负责人根据申请信息开通权限，最后门禁卡负责人更新员工权限开通记录即可。 公司所有钥匙一般都交由保安管理，每扇门都应留存备用钥匙，以备遇到紧急状况时随时开启。特殊区域的备用钥匙需要由保安进行封存管理，如存放人事档案、财务档案、合同档案的仓库备用钥匙。 钥匙的申请和交回流程也有明确规定。申请过程中申请人填写钥匙申请单，交由部门主管及行政部主管签批，并最终由行政部钥匙负责人通知保安主管发放给申请人钥匙。钥匙使用完毕需及时归还给保安主管，员工离职时，保安主管需在交接单上确认钥匙交接或归还事宜。 若员工离职，则门禁卡则按照行政部离职办理流程完成门禁权限注销，并收回门禁卡。 以上流程中涉及到的表格包括申请单，交接单等均可以制定标准模板，便于申请人员在申请时使用。 通过以上的流程和管理办法，相信会对公司在安全管理规范中起到较为实际的作用，真正帮助公司安全高效的运转。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。 细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

公司一般都会有大大小小不同的会议室用于会议和培训，而行政部门也经常会按照会议和培训的不同需求协助安排会议室内的布置。 每个会议室平时的座椅布置、容纳人数和设备清单（如投影、音响、白板等设备），最好都能有照片和相关信息的登记，平时各部门或使用人日常安排会议时，可以按照实际需求进行选用。 除了一些无法改变布局的会议室以外，那些培训室或大型会议室可以按照过往的培训或会议需求的布置拍一些照片存档，以便今后随时给到使用部门或会议支持人员进行直观选择。 行政部门需要同各部门约定好，请大家提前3-5个工作日向行政部门提出协助会议室/培训室布置的需求，以便留出足够的时间进行布置安排。 如遇重要会议、培训或者接待时，一定要准备检查清单，按照清单逐条完成布置，并进行检查确认。有条件的话尽量安排好备用设备以防万一，如除了会议室内固定的投影、音响、白板设备外，再准备一套移动投影、移动音响、额外的白板、纸币等作为备用。 一般重要会议、培训或者接待时，要事先了解具体来访人的具体信息，如人数、时间、来访人的车辆信息、接待路线等，甚至餐饮、住宿需求等细节（如饮食习惯；喜欢喝咖啡、绿茶或者红茶；住宿习惯等）。这样除了会议室的准备工作以外，还能加强公司环境检查，好做访客接待的支持工作。 公司内的会议室一般都会有借用规则或者预约系统支持（如outlook系统），超出规则的借用一定要进行严格审核，避免造成资源浪费。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

为了有效控制办公成本，合理高效地采购办公用品，保障公司的顺利运营，制定相应的办公用品采购管理办法至关重要。管理办法的出台与执行将会很大程度上保证公司的办公效率和经营成本处于最优的状态。 一般而言，办公用品的采购会遵循及时性、有效性、绿色环保、成本合理的原则，充分考虑到物尽其用，将办公用品的价值发挥到最大化。在采购中，要合理参考市场产品和服务的报价和标准，与上一年度产品和服务的报价和标准。 说到办公用品，通常意义上是指人们在日常工作中所使用的辅助用品，办公用品主要被应用于企业单位，它涵盖的种类非常广泛，包括：文件档案用品、桌面用品、办公设备、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。 因为办公用品采购牵涉到的物品种类多、数量大，所以必须按照一定成体系的流程进行。流程的制定要充分考虑到采购物品的特性与购买方式，做到流程优化、便捷高效、避免浪费。 为了有效管理办公用品的采购流程，可以建议分为5步走。 首先，部门内部指派专人填写办公用品申请单，在部门负责人签名确认后交由采购部门项目负责人； 其次，采购部门项目负责人进行审核，如果没有通过则退回部门重新提交； 第三，需求审核后通知供应商进行采购； 第四，办公用品到货后按照之前申请通知各部门专员签名领取； 最后，每月结账，请款进行平账。 采购完成以后也可以针对供应商进行月度或者季度的KPI考核。 在各流程中涉及到以下几个表格： 1、办公用品采购申请表； 2、办公用品申领清单； 3、协议外办公用品申领清单； 4、合同审核单； 5、办公费用明细； 6、费用支付申请单； 7、供应商KPI考核表等。 通过以上的流程和管理办法，相信会对办公用品的采购起到较大的帮助作用。同时也建议及时核查办公用品申请和使用的情况，做到及时监督、避免浪费。希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

办公和生产环境的美化及安全，除了各类设施设备、各类服务提供、装饰绿化以外，虫控管理也非常重要。如果是自有园区、办公楼、或者有食品/医药类生产线、或者有餐厅的话，虫控的管理就尤为重要了。 虫控管理需要从办公楼和园区的设计、建设时就要考虑到，食品/医药类生产线、洁净厂房和餐厅都有相关的标准和规范需要遵循。虫控管理有专用的器械：如喷雾器、捕虫灯、热雾机、粘捕屋、鼠饵站等，需要根据不同区域、不同要求进行摆放和使用。虫控管理中使用到的药品也很多，针对蚊蝇、蟑螂、鼠类等不同虫害，也需要根据不同区域和要求使用，尤其是餐厅厨房、食品/医药类生产线、洁净厂房等敏感区域，会有更严格的使用标准和要求。室内、室外的虫控管理一样重要，如果室外绿植较多的话，还要根据不同季节不同种类的虫害进行有针对性的防治工作。 由于虫控工作涉及不同设备和各种药剂，而且不同季节的防治工作有各自的针对性，具有一定的专业性和技术性，所以建议聘用有资质有能力的专业公司进行虫控管理。专业的虫控管理公司会根据办公和生产区域的不同特点提供针对性的防治方案；能在不同季节到来前给出提醒和预警，提前安排防治工作；当虫害爆发时，也能及时提供强大的人员和技术支持尽快控制和杀灭相应的虫害。 当然即使聘用了专业性虫控管理公司，我们也要加强对虫控管理公司的日常监管工作。比如每月要提供虫控管理工作的报告，主要内容有：1）各类虫害发现数据，用于防治工作的安排和实施；2）现场设施设备、耗品的使用情况，根据实际情况进行添补和更换；3）药品药剂的使用情况，尤其是有毒有害类药品药剂要严格管理，防止遗失，一旦发现遗失要及时上报；4）下一个月工作重点、计划和重要提醒，除了日常工作的安排以外，就是为了预防可能到来的虫害，提前做好各类防治工作。 除了月度的报告以外，我们还要每月对虫控管里公司进行KPI考核，督促他们保持良好的工作态度和优质的服务质量。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

为了保证公司办公资产的安全和完整，提高办公资产使用效率，减少浪费，制定完备的办公资产管理制度并有效执行，是非常重要的。 办公资产可以分为低值易耗资产和固定资产两类。一般我们将使用期限超过1年，单价大于人民币2000元，为生产商品或经营管理而持有的资产定义为固定资产，固定资产的折旧年限一般为3年。（固定资产的具体定义和折旧可根据各公司财务制度和相关法律法规制定和调整）。 如公司规模较大，办公资产较多，且公司有能力的话，可以购买或者定制一套资产管理系统，以便高效、准确的管理办公资产。 低值易耗资产和固定资产管理时，可以分2级或者3级类别，进行类别细分，方便日常管理和统计。比如1级分类为：如家具类、电器类、生产设备类等等；1级分类中家具类的2级分类可以再细分为：桌、椅、文件柜、书柜等等。 办公资产管理流程中要有明确的资产取得登记流程、资产调拨登记流程、资产报废（遗失）登记流程和至少1年1次的资产盘点流程。 资产取得登记流程中，需要详细记录资产的名称、品牌、型号、价格、购买日期、使用地点、保管责任人等信息，并根据资产采购金额在资产管理系统内或者在纸质文件上由相应权限的人员签批确认。 资产调拨登记流程中，需要详细记录资产的调拨日期、保管责任人变更、使用部门变更和使用地变更的信息，并根据资产采购金额在资产管理系统内或者在纸质文件上由相应权限的人员签批确认（包括调出部门和调入部门相应权限人员签批确认）。 资产报废（遗失）登记流程中，需要详细记录资产报废（遗失）的理由，报废（遗失）的日期，是否有报废后的费用（包括变卖后收入的费用或者处理时需要支付的费用）？遗失资产的话，是否有赔偿金额？申请报废（遗失）的人员、部门和使用地信息等。除了需要根据资产采购金额在资产管理系统内或者在纸质文件上由相应权限的人员签批确认，还需要财务的签批确认，相关费用完成记账流程。 建议每年进行一次资产盘点，如公司规模较大、资产较多的话，建议按部门、按区域或者按比例进行资产抽盘。各部门或者各区域都应有固定资产管理员，在盘点前完成盘点人员确认和盘点前的培训工作。盘点数据必须同财务数据保持一致（尤其是固定资产）。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

办公室搬家是一项最能体现细心、耐心、爱心和责任心的综合性工作。前期的细致规划、周密安排和合理宣导，搬家过程中的认真负责、仔细盘点和分工协作，以及搬家完成后帮助所有员工和各部门尽快适应新环境，这其中的每一项工作都非常重要。结合我的过往经验，介绍一下新办公室设施设备和各类行政服务的准备、新办公室区域分配规划、旧办公室处理事宜、搬家计划和人员准备这四个方面的大致工作内容。一、新办公室设施设备和行政服务的准备1）基础设施设备的准备装修、家具、网络、空调、水（包括饮用水）、电（包括所有插座、照明等）、气（如需要燃气的话）、门禁设备和门禁卡等基础设施安装、调试完成，如有种设备（如电梯等）要完成调试和拿到年检合格证，相关操作人员要配备特种设备操作证。2）办公设施设备的准备打印机、传真机、碎纸机、垃圾桶、邮件收发室、各类纸张、各类文件等3）其他设施设备的准备：餐厅、班车、健身中心、图书馆、哺乳室、医务室等4）各类行政服务的准备：保洁、保安、虫控（设施摆放和管理）、绿化（租摆和管理）、快递服务、物业管理服务、工程部人员到位等5）特别服务的准备：提前完成空气质量检测报告、提前完成停车位安排等工作 二、新办公室区域分配规划1）同各部门沟通确认新办公室区域分配，各类储藏室的分配，尤其财务、人事、法务等可能需要档案室。2）各部门人数确定和座位分配，需要有明确图纸标注。考虑到人员变动等因素，一般搬家前1个月确定即可。 三、旧办公室处理事宜1）巡查各区域，避免搬家过程中有设施设备遗漏2）旧家具处理（提前进行回收或者处理安排）3）办公室装修复原（提前同物业确认复原方案）4）办公室退租（提前确认退租手续，确认押金退还等事宜） 四、搬家计划和人员准备1）搬家时间表确认（如有可能的话，利用周五下午打包，周六周日两天完成搬家工作，周一整理物品正常上班）2）至少提前1个月完成搬家公司和搬家方案的确认3）确认各部门搬家负责人，此负责人将负责本部门的人数确认、座位确认、打包标签确认、物品数量清点确认等工作4）搬家过程中涉及的每项工作，都需要确定一位负责人，由此人计划、推进和完成5）搬家前向全体员工宣导注意事项、培训如何打包做标签、宣布新办公室空气质量检测结果、安排员工代表去现场参观等事宜6）如大型搬家的话，建议设立一个热线电话和邮箱（公布给大家），咨询解答和处理搬家过程中、及搬家完成后一周内的各类突发事宜 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

首先要确认公司需要哪些保安服务？通常来说有日常安保职守（分5X8小时、7X24小时等）、定时巡逻（包括夜间巡逻）、监控室职守、访客登记管理、消防设备定期巡检、义务消防队、消防演习、消防报警监控、备用钥匙管理、现场施工监督和管理等。 根据不同需求和公司实际情况选择保安队员，一般情况下，可以通过直接招聘、劳务外包、同专业公司合作等方式进行选择。各有利弊，做决定前做好各类分析、比较工作即可。保安队员招聘前尽量完成必要的政审工作，避免不必要的意外和风险。 保安工作具有一定危险性，上岗前一定要有充足的培训，尤其是消防方面的知识（有相应的上岗证书）。保安日常用具也要配备到位，以便应对各类紧急情况。一般有：对讲机、执法记录仪、橡胶警棍、防护盾牌、防暴叉、手电筒、防毒面具、消防服、手套、墨镜（室外）、统一的制服、巡更设备、一米栏、警示桶等。（各类设备要定期检查、维修和更换） 安保、消防相关文档都要保存，以便随时查询。如：工作岗位内容和职责、访客管理登记表、定时巡查记录表、车辆进出记录、出门单（如有大量或者贵重物品搬出）、突发事件记录、监控调取申请、监控室值班记录（含人员出入登记）、钥匙借用登记、消防器材巡视记录、日常培训记录等。 工作无贵贱之分，一定要尊重保安员工。有合理的奖惩制度，以鼓励和奖励为主。 保安员经常是遗失物品的发现者，一定要有奖励制度，鼓励他们拾金不昧。 日常管理要有明确的考勤记录，要明确每个工作岗位的工作内容、职责和工作时间（如果是超过8小时制的，一定要有明确的值班表，并配备足够的保安员）。 规范保安员的行为规范、注意礼仪礼貌，要有明确的岗位考核制度，安保队伍是纪律团队，管理要严格、严谨。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。 细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

绿化主要是为了美化办公环境，营造良好的工作氛围，还可以吸收有害气体净化空气，如果条件允许，摆放不同种类和造型的绿植、鲜花，还能起到放松员工身心减压的作用。 看公司实际需求安排绿化品种，一般有室外绿化、室内盆装绿化和现在比较流行的室内垂直绿化。如果公司有能力的，可以请设计公司进行设计，公司的绿植布置非常能体现公司的品味、格调（包括前台花卉）。 除了常规的办公室室内绿化以外，如果公司有能力的话，尽量室内室外绿植的种类可以丰富一些，能有不同季节的花卉、不同颜色和品种的绿植、不同造型组合的绿植，甚至可以有蔬菜瓜果等植物。 绿植养护中病虫防害、土壤消毒、日常修剪、杂草处理、盆器的情节等工作一定要留意，并定期检查。 室内盆栽绿植管理相对简单点，室外绿植的要求会高一点、甚至还要包括室外园林设施的维护，室外绿植特别要注意极端天气下的灾害防护措施，比如台风天之前的加固、修枝等工作。如果有室内垂直绿化的话，可能还要包括灌溉系统的维护。不管何种绿化的养殖工作考核条款一定要明确。 如果办公区域面积或者室外绿植面积够大，建议安排专职的绿化养护和设备维护人员。可以根据公司能力和需求通过直接招聘、劳务外包、同专业公司合作等方式进行选择绿植摆放、养护服务。各有利弊，做决定前做好各类分析、比较工作即可。 绿植养护工作中如果有室外或者室内垂直绿化养护的话，由于会用到专业的工具（割草机、修剪机等）或者会登高作业，一定要做好上岗前的培训，防止出现人身伤害事故。 工作无贵贱之分，一定要尊重绿植养护员工。有合理的奖惩制度，以鼓励和奖励为主。 希望能通过简单的文字分享自己的行政工作经验，在行政工作的管理和操作方面帮到大家。 细心、耐心、爱心，让我们把行政工作做的更好！ 收起