自2018年以来，多家知名互联网公司，包括滴滴、网易严选、人人车、摩拜等，纷纷陷入裁员风波。虽说据此判断经济寒冬来临尚言之过早，但也不禁让人感到丝丝寒意。前段时间，滴滴公司发布文件称，为了控制开支和减少资源浪费，将削减员工福利包括取消全员夜宵和茶水间零食，取消员工生日礼物和员工餐厅补贴，减少员工俱乐部经费等。正所谓外行看热闹，内行看门道。在绝大多数企业中，行政部门都算是一个成本中心，属于花钱的部门。一旦外部经济环境不好或是企业发展处于困境时，行政往往是首当其冲的部门。在此情况下，行政应该如何应对，才能帮忙企业走出困境和助力企业实现降本增效呢？如何才能达到质量不减、满意度不降的目标？下面将从抓矛盾、多学习、强举措三个方面来阐述下。◆◆一、摸清家底，抓住主要矛盾◆◆不当家不知柴米油盐贵，不做行政也不会知道为了维持公司日常运营需要有多少繁杂的费用支出，场地租赁、办公室装修、绿化配置、饮用水、办公用品……要实现降本增效，首先得知道行政费用支出主要在哪些方面，这个可以主要参考公司的年度行政预算计划表，其中会包括预算项目、费用金额、测算依据等信息。在此基础上，要对预算及实际支出费用进行详细数据分析，包括费用项目占比分布、各项费用同比环比情况、预算实际使用情况、市场标杆情况等。最后，要结合企业实际情况，抓住主要矛盾，确定降本增效的努力方向和目标。并不是费用占比最大的项目就一定是最优的方向，如当企业的场地租赁成本占大头，但实际目前并无更换场地计划且已经是拿到的最优惠方案时，则需求退而求其次，寻找其他努力的方向。◆◆二、标杆学习，了解优秀经验◆◆在确定了降本增效拟开展的领域和项目后，就要思考如何去实施才能达成目标。一方面可以组织内部头脑风暴，针对现状和问题进行探讨，结合以往的案例去提出一些提升举措。另一方面，也可以进行标杆学习。看看外部企业针对同类型问题是如何做的，有无好的想法和举措可以借鉴；或者在专业平台等寻求相关方案和经验进行参考，或者在专业社群与同行进行相应探讨。三人行必有我师，通过各种途径进行学习并理解消化，最终输出适合自己企业的实施方案。◆◆三、多措并举，助力降本增效◆◆总体来讲，可以从“控制需求，减少不必要开支”和“优化配置，提高资源使用率”两个方向来开展企业行政降本增效工作。由于企业规模、运营方式等不尽相同，并没有完全适合某一企业的具体实施方案，下面仅给出一些方向，供大家参考。1.运营模式优化由自营转向专业服务外包。目前部分企业在前台、保安、饭堂等领域还是自营状态，目前后勤领域的服务外包已非常成熟，通过实施行政业务外包，可以充分发挥外包公司的专业优势和规模效应，降低企业的运营成本和用工风险等。尝试采用行政SSC模式，推动高效发展与成本节约。适用于跨国、跨区域的大型公司，因为只有规模达到一定的程度，共享服务模式才会产生更大的经济性。尤其那些总部具有强大管理能力的公司，共享服务不仅可以有效降低成本、保证服务质量，还起到将宝贵的管理能力和知识输送到各业务单元中的作用。开展集中化采购，充分发挥规模优势。对于部分规模化、总分公司结构的企业，可在各分公司单独采购的基础上，梳理出部分共性的需求，由公司总部开展集采工作，发挥总部的规模优势，在与供应商谈判时提高议价能力，降低行政服务和物资的采购成本。充分利用信息化手段，提倡自助式服务。在行政工作标准化、流程化的基础上，充分利用信息化支撑手段，实现企业绝大部分行政工作的自助化操作，有效降低行政及支撑人员数量。2.资源配置优化开展行政二级预算管控，明确责任主体。一般情况下行政预算由公司行政部门负责管控，各业务部门作为需求方，在使用时往往基于各自利益考虑，缺乏主人翁责任精神。可将行政预算按一定规则分解至各业务部门，各部门对相应预算使用负责，预算使用出现异常时需要向公司管理层进行解释并经同意后方可进行调整。数据会说话，开展行政运营指标管控体系建设。树立量化管理和数据化管理思维，根据公司情况建立相应的行政运营指标管控体系，用数据来审视和判断行政工作的提升空间。如通过单位建筑面积能耗指标来判断能源消耗的程度，通过单位面积装修或租赁成本来评估场地费用是否合理，通过厨余量数据来优化食材下单量……实行网格化管理，降低后勤配套成本支出。在服务外包中，人工成本如保安、保洁等占很大比重，应减少固定岗位、多用机动岗位，推行网格化管理，明确责任区域，提高人员复用使用效率。开展制度、流程穿越与优化，提高运转效率。一方面要制定明确各类行政资源配置标准，杜绝铺张浪费，如差旅报销标准、办公用品配置标准、绿植配置标准等；另一方面，要善于做减法，精简制度流程，剔除无效工作要求，减少内耗。3.技术革新与引入保持高度敏锐，关注行业市场发展动态。如在电力领域，达到一定规模的用电客户，可参与售电市场竞价，从而为企业节约电费；或根据企业业务发展情况选择按变压器容量缴纳电费或按最大需量缴纳电费，选择合适的用电性质类别等。积极尝试FM管理技术，降低能源消耗。对于拥有自有楼宇的企业来说，能源消耗是企业运营的主要行政成本之一。BA系统及在基础上集成更多技术的各类智慧楼宇管理系统等的应用，将大大提高楼宇和设施的运行效率和降低运营成本和能源消耗，如下班后由系统自动统一关闭照明，需要加班的人员可自行打开相应区域的照明、根据闲忙时执行不同的设备开启策略（如电梯在闲时可自动关闭大部分）、中央空调根据现场情况实行不同运转模式等。智能照明、节能灯具的推广使用。照明是工作场所中的主要能源消耗之一，因此也是我们的重点关注对象。对于小企业来说，更多的可能在于节能灯具的使用方面，而对于规模企业来讲，可以尝试更多的智能照明方案，如根据不同的场景采取不同的智能照明策略，如地下室可以采用微波感应智能照明，正常情况下处于低功率运行如20%，保证基本照度和满足视频监控需求，感应到车辆和人员时切换到满功率运行；楼梯间等平常人流较少的可采用简易声控方式；还有靠近窗户等场所的光控等。虽然初期成本较高，但是3年左右已可收回相应投资费用。智能安防技术的应用，技防替代人防。如今社会，人工成本已变得越来越高，1个24小时的保安岗位，一年花费近二三十万。在部分非关键出入口，可采用无人值守高转闸，减少保安人员配置。基于智能安防技术，如视频的智能分析功能，可实现周界的值守，通过消防和安防系统（视频、门禁、红外等）的智能联动，可减少机动岗位的配置等。4.文化层面导入除了上述管理或是技术方面的手段外，还可以从企业文化层面导入，通过关注小细节、培养小习惯，营造人人参与的氛围，达到企业降本增效的目标。提倡光盘行动，在公司就餐时提倡按需取用，减少厨余，进而减少食材的投入成本。公司内部提倡自带水杯，减少一次性杯使用，仅在有外部宾客时提供。要求使用双面打印，能黑白不彩打，有条件的可以使用云打印。随手关灯，空调温度不低于26度，办公设备不用时设置处于待机状态，下班时随手关闭电脑和插座电源等。 收起
自2018年以来，多家知名互联网公司，包括滴滴、网易严选、人人车、摩拜等，纷纷陷入裁员风波。虽说据此判断经济寒冬来临尚言之过早，但也不禁让人感到丝丝寒意。前段时间，滴滴公司发布文件称，为了控制开支和减少资源浪费，将削减员工福利包括取消全员夜宵和茶水间零食，取消员工生日礼物和员工餐厅补贴，减少员工俱乐 ... 详情
自2018年以来，多家知名互联网公司，包括滴滴、网易严选、人人车、摩拜等，纷纷陷入裁员风波。虽说据此判断经济寒冬来临尚言之过早，但也不禁让人感到丝丝寒意。前段时间，滴滴公司发布文件称，为了控制开支和减少资源浪费，将削减员工福利包括取消全员夜宵和茶水间零食，取消员工生日礼物和员工餐厅补贴，减少员工俱乐 ... 详情
