各位亲爱的读者，最近有朋友在讨论，年底了，领导让补绩效指标，要求SMART结合OKR，还要符合5W2H，笔者的第一感觉是这位下指示的领导，压根就不了解OKR。越来越多的行政管理者开始被要求会构建指标体系，感觉建立指标体系这件事情正在成为了行政管理者的一项基本技能。那如何才能构建指标体系呢？让我们从下面四个方面来开始今天的介绍吧。1、什么是指标体系？2、指标体系有什么用？3、如何建立指标体系？4、建立指标体系有哪些注意事项？01 什么是指标体系？实际工作中，很多行政人有个很头痛的事情，就是如何准备的说清楚自己的工作成果。比如说，你负责保洁阿姨的管理工作，工作中可能会听到这样的对话：“每天大概要收拾300个垃圾桶吧”“有很多同事都喜欢把垃圾丢在外面”“感觉咱们的员工的素质有待提高”。如果是部门内闲聊，这样的表述是没什么问题的。但如果是向领导汇报或者是在回答业务部门投诉的时候，就肯定不能这么说了，一定要学会用准确的数据和指标来描述。例如上边的对话可以改成：7月共完成16万方的办公室清洁工作，服务9600人次，节约清洁耗材12.5%，截至7月31日，清洁部门12人，接到投诉0次，点赞62次，人效比提高0.25%。上面通过人效比这个指标说清楚了清洁部门的成果。当然在实际工作中，只用一个指标没办法描绘清楚复杂的实际业务的，这个时候就需要使用多个指标从不同维度来评估业务，也就是我们所说的指标体系。通过从不同维度梳理业务，把独立的指标有系统地组合起来，就像搭积木一样的，形成对你业务成果的量化描述。一个指标不能叫指标体系，无法建立联系的几个指标也不能叫指标体系。02指标体系有什么用？就类似体检是通过N个指标来描述你的健康状态，不同的指标组合起来看可能带来的结果也可能不一样那样。对行政业务而言，选择合适的指标才能正确的对部门的业务进行监控。同时通过监控指标，来发现业务中出现异常的原因，分析并解决相关问题。指标体系的建立和运营都需要遵从PDCA的原则进行。03 如何建立适合自己的指标体系？每家公司的指标体系都需要根据需求和实际业务来，抄作业固然快，但你很可能无法理解其他公司建立相关指标的原因。标准的建立指标体系的流程，可以参考以下步骤。（1）找到合适的一级指标一级指标一般是部门级别的KPI指标或OKR目标。比如说你们公司今年的核心KPI是提高人效，那你定的KPI就是围绕在提高人员效率，降低服务成本上的，那你的一级指标定为人员效率提高10%。当然一级指标不一定就是一个指标，更多的是由多个一级指标组成的多维度结合体。例如，某互联网公司行政部的主要职能需要兼顾成本和满意度，在降低成本的情况下，提高满意度，监控项目落地情况。所以这个行政部的KPI就是员工满意度，预算使用比。据此可以定三个一级指标：人效比、投诉率、项目完成率。（2）找到二级指标有了一级指标以后，需要将一级指标拆解为二级指标。具体如何拆解，要看业务运营的特点。如果你是一个区域性的行政部门，那就可以从区域角度或所服务的用户维度拆解，比如从地区的维度拆人效比的话，就是服务成果与区域服务人员之间的比例。如果从用户的角度拆解，那就变成了1-投诉率/所服务人员数了。二级指标就是根据业务实际情况，将一级指标落地需要的步骤的关键控制点。（3）找到三级指标一级指标是结果，二级指标是控制点，三级指标就是具体做什么。那清洁管理来说，一级指标是人效比，二级指标有个节点就是人效比，三级指标就是阿姨人均清洁面积。（4）PDCA循环不断更新指标体系有了一级指标、二级指标和三级指标就形成了一个指标数，就可以通过收集三级指标，来建立关联报表，从而监控二级和一级指标。并在实操中，不断的优化和完善。04 建立指标体系的注意事项一级指标不基于KPI：不基于KPI或OKR的一级指标，就等于逆水行舟，抓不住重点。一级、二级、三级指标之前没有关联性：没有逻辑关系的指标，其实很难做到PDCA循环，更加不用说用来分析业务或帮助改善业务了。指标很丰富，但是没有实际的业务意义：尤其在新手领导接手的时候，特别容易发生，出来的报告上面一大堆的数字，但内在逻辑基本为零的情况。为了show技能而罗列指标。不建立在关联业务系统下的指标体系：指标体系永远不是一个部门的事情，一定是需要与业务部门，支持部门等一起建立起来的，业务部门不断的提出新的需求，帮你来完善指标，拓展指标，优化指标。而支持部门则帮你来精简指标，梳理指标中的逻辑性。最终让你部门形成一个自洽的指标体系。更多关于指标建立的实操知识，可以参考《从新手到总监：行政管理者的职场进阶日志》，让自己更快的掌握指标体系的建立能力哦。https://mp.weixin.qq.com/s/0NcloDnUcTrRzABjGg4ioQ 收起

年关将至，这个时候一般企业行政的工作都有哪些？01 安全管理很重要临近年底，政府的消防检查、安全检查是一轮紧过一轮，我们行政部门所做的绝对不是去应付检查，一定要看看自己在行政各个方面是否都做到真正的安全。公司所在的城市一旦发生了重大的安全生产事故，也要做好各个政府部门来公司检查的准备了。冬季的两大危险：防火和防冻，防冻主要针对北方城市，一个不小心，都有可能将室内的自来水管线或消防管线给冻爆了，自己就曾经历过一次，公司二层一扇通往室外平台的双扇平开门，正好向西，从门缝里吹进来的西北风，把距离门2米的一个喷淋头给冻爆了。由于中国幅员辽阔，南北的差异性还是很大的，在安全管理方面，还会因为地域特点有所不同，这一点就看大家结合本地情况去调整了。02 防疫工作要坚持疫情防控仍旧是重点，冬季的低温，更适合病毒的生存，而随着中国疫情的有效控制，大家的警惕性在放松，至少在公司内部办公室，已经很少见到有人一整天都戴着口罩了。写字楼，包括公司主要进口的体温检测还是要坚持不懈的做下去，体温枪是否数据准确，要经常进行一下检测，防止失灵的情况发生。公司规模体量大的，建议采取自动的体温检测设备，检测门或者是高灵敏度的检测仪。现在很多门禁设备已经可以兼容到人脸识别及体温检测功能，这样的优点是提高了工作效率，节约人力成本，同时降低人为检测造成的疏漏。03 节庆装饰提前采购圣诞节、元旦及春节的装饰工作要早下手，商业场所的节日装饰工程，通常会提前一个月安排，而随着大量小商品市场的消失，购买装饰物基本靠网购了，虽然方便了很多，但没有了直观性，缺乏想象力的同学还是建议到实体店去购买。因此在装饰品的准备上，大家还是要提前采购，打有准备之仗。装饰工作还是要结合公司现有的特点和风格去计划，公司的核心文化、所从事的业务，对装饰工作都会产生或深或浅的影响，这一点还是请大家考虑清楚再下手。至于装饰的时间，我们通常会选择周五员工下班后再布置，以便下周一员工上班时，给大家创造一个小小的惊喜。04 年会活动早安排举办大型聚集性活动的风险也依然存在，是否需要在活动举办地向公安及防疫部门报备线下的大规模聚集活动，各地的政策可能不一样。有此行动的，一定要先了解政策，再预订场地哈，同时也建议大家准备好B计划。一些场面比较大的年会，通常会有供应商提供支持，无论是线下的还是线上的年会，或者两者都有的，一定是要有彩排和演练的，尤其是之前没有进行过线上年会的。人员采取远程观看模式的，一定要进行直播的压力测试哈，不要到现场直播的时候，出现卡卡卡卡的囧况。05 年终礼品提前选给员工的年终福利或是要给客户的礼品都要提前选好。许多外协单位多的行政同学，也要给一些长期合作的单位和部门准备好礼物哦。需要定制礼品的企业，也要结合定制的产品类别，根据定制深度的不同，及早下手了。尤其是那些年底预算没花完，要强制清零的，在员工的福利上其实要进行全年度的规划，不要等到年底再突击花预算。这种情况既对公司员工感受不好，也会影响财务对于这个现金支付的调整，年底通常是钱紧。06 行政关怀少不了今年的春运不知道会是什么状况，要不要抢票呢？说说58人性化的一个方法，进入11月我们开始大小周，隔周的每周六上班，而积攒下来的工时，会在春节前，以提前放假的形式回馈给员工，毕竟大部分员工都是异地的，没有必要每年大家挤在一起赶春运。而且临近春节，人心已经散了，踏踏实实在岗位上干工作的，除了行政这个必须的岗位外，其他部门找不出几个人来了。当然，这里补充的是对于公司员工出行方面，能从企业方面关怀一下，是再好不过的。07 招聘工作年底了，大部分人会熬到领了年终奖后再离职，所以需要提前做好招聘的准备。另外作为行政，春节过后，由于人员的增长会造成一系列的需求爆发，这些也要提前准备好哈。另一方面，在于对一线城市服务供应商的担心，收入越低，逃离北上广深的想法就越多，自己都在担心明年的保洁会不会更不好找。08 第二年的工作规划其实从行业发展，公司发展，委派任务、员工需求、部门人员、内外资源、关键任务的时间节点等来看，第二年的各个方面工作都应该早早启动。这种工作更在于平时的积累，而不是截止到年底了才想起来做下一年的规划。2020世界被新冠疫情已经折腾的够呛了，希望这场瘟疫早早过去吧。愿所有的行政同学平平安安地度过2020，顺顺利利地进入2021。 收起

各位亲爱的读者，今天的内容是关于做新员工培训的。最近笔者在给一家公司做新员工入职培训的方案，其中有2条路径在我面前，1是重线下轻线上，2是轻线下重线上。最终根据客户实际情况，选择了第一条路径。整个过程有点意思，想着就整理整理思路和各位读者进行一下分享。对于做新员工培训的意义，自然不用多说，网上可以说是一抓一大把。而且新员工培训属于人事的活，我们行政去抢着做也不是特别合适。对于做新员工培训的目的，也是不外乎宣传公司，方便新员工融入之类的。那对于新员工培训的措施呢？笔者总结了一下，常见的几种情境：情境1：人事的小伙伴来找你，让你按1个小时的量，出个新员工培训的ppt，你哗哗哗的做了一个ppt，内容包含了行政的规范，主要流程，主要联系人之类的。然后给到人事的伙伴，等着他们通知你去上课。那，这样真的有效么？我们首先是完成了工作，其次你的培训内容，能帮到你行政部后续的工作么？并不是说，我们完成了这个培训，我们就是完成了任务。那对于我们行政人的提升来说，其实没有特别大的意义。 情境2：HR小姐姐通知你，今天又有一批小伙伴入职，让你去给他们做个简短的培训。你作为一个资深的人士，给所有的小伙伴发了精心印刷的指引手册，带领他们参观了公司环境与设施，现场很热络，然而你从新人的眼中看出了迷惑和不知所措，那，这不是你想要的入职培训吧。做入职培训的目的是让新人更快的融入公司，而不是简单的引导，这点是否认同呢？根据笔者之前看的一些文章，如果没有做好第一天的员工入职引导或者培训工作的话，70%以上的新员工在第一天结束的时候都会怀疑自己换工作的决定。 情境3：你作为新员工入职计划的一部分，你在为其2天的培训中，贡献了每天2小时的课程，涵盖了行政、EHS、常规流程、非人事类福利等方面。新员工们大家齐聚一堂，嗨嗨皮皮的渡过了2天时间。过了一段时间你分析相关咨询和投诉信息的时候发现，70%以上都是新员工们贡献的。那是你的培训做的不好么？明明大家听的都很认真，培训反馈也很好啊。那你可能犯了以下这些常见的错误：l 密集的数据，让人困扰：在很短时间里，给新员工灌输了太多数据、规范、名字和人脸l 室内培训的形式太老旧；习惯于把人关在会议室里面开1个或2个小时的培训课程l 没有给新员工提供合适的任务：第一天上班连笔记本都没领到，你去说公司的OA如何操作之类的，那是没意义的，很快就忘记了。 以上的情境是否很熟悉呢？那在进入下文前，我们来问自己2个问题。l 如果你是新员工“你想通过新员工入职培训得到什么？”l 如果你是行政“你想在新员工面前塑造什么样的第一印象？”第一个问题的本质是，我们需要提供什么样的产品。第二个问题的本质是，我们如何营销我们的产品或服务。 为了解决第一个问题，我们需要提供什么样的产品，我们需要了解客户需要什么？仪式感？认同感？参与感？公司的情况？部门的情况？还是如何报销？从哪里可以得到帮助？资源来自哪里？领导们的风格是什么样的？为了回答这些问题，我们需要了解新员工在入职后面对的困惑和解决建议n 期待与忐忑：进入一个新的公司或地方，自然会有期待，也会有忐忑。我能很好的融入么，我能创造与我的工资对等的价值么？如果我们看过马斯洛需求层次，那我们会发现，在入职前后，我们需要让新人感受到自在、感觉被需要。u 为新员工提供一个伙伴，而不是老师：伙伴是互相促进的，老师是需要尊重的，在互联网时代，更多的年轻人认同伙伴，而不是老师。u 利用预设清单，了解新员工的需求或需要了解的信息：比如说是否需要租房？入职材料准备方面有什么需要支持的？是否了解如何通勤？工位这块会有什么个性化想法？公司提供的电脑内除了基本软件外还希望有什么软件？喜欢一起吃饭还是喜欢独处？是否希望加入什么兴趣小组？通过类似的预设问题清单，我们就可以大致的框定这位新员工想要了解的信息范围，这样我们在新员工培训的时候，除了大而泛的项目，还可以整合一些比较个性化的内容提供给新员工学习。这些其实我们行政可以主动去做，都互联网时代了，这样不是特别难的事情。n 我的价值在哪里？也就是所谓的工作上的融入。u 一般新员工在面试一家公司时仅仅为了解一些皮毛，为了让员工稳定下去，我们需要让新员工了解更多公司业务方面的事情，这个就是我们行政可以做的事情，除了福利外，我们行政可以从自身的角度，以一位老员工的角色去分享，从而让你提供的培训更有价值。u 我们也可以有意识的制作一些部门leader的小短片，作为课间的分享视频，这里的好处是，快速的让新员工放下忐忑的心，从一个侧面了解leader的性格特点，从而方便他们融入。u 分享公司的价值观念，这里的价值观念不是企业文化大而泛的东西，而是作为老人，你是如何理解如何创造价值的点，分享点案例，让新员工进一步认同你的价值观。n 我的建议或意见是否会被反馈：反馈其实就是一种直接沟通机制，避免或者减少猜，而是提倡直接沟通，直接问。（当然如果你公司氛围不是那么开放的话，那还是要用到信息渠道及反馈机制）。u 入职首月：建议对新员工是每周Review一次，内容更多的是关于环境和工作方式或服务内容方面的，从而便于你去建立互信和对齐管理思路，减少后续的投诉。u 之后就是每月一次了：那除了日常的了解需求和建议外，更多是对我们行政提供的服务进行开放性的沟通，了解其关注点了。“早发现早治疗”，多问有什么困难，结合我们行政能提供的资源，给出具有实操价值的建议，和他一起解决。 说到这里，其实还是要绕回来，笔者为什么给朋友的建议是重线下轻线上呢？主要是因为朋友公司就几十号人，线下的培训更加能有效的解决客户的3个困惑点。如果你是大公司，那自然是重线上轻线下了。在做了大一统的入职培训后，其他模块均在线上完成相关学习和测试，现在更流行的是将专业培训也转线上进行学习、模拟及测试。从而实现培训目标。这个就是后话了。好了，说了这么多乱七八糟的，希望对各位亲爱的读者有所帮助哦。感觉好，还请期待 收起

各位亲爱的读者，今天要介绍的是一个现象—“囤货”。最近各位行政关注的话题除了疫情防控外，也开始出现了之前囤积的口罩等物资太多，要如何处理的问题。这让我想起来了最近看抖音和新闻，世界各地都出现了囤大米、囤瓶装水、囤洗手液的情况。尤其是囤卫生纸，那些个卫生纸堆的推车后面的人都看不见了。囤积粮食，水和消毒用品都能理解，那为什么卫生纸之类的非必需品也要囤积，甚至是抢购呢？笔者在学心理学的时候，听到过一个心理学理论，叫做自我决定论。自我决定论由两名美国两位心理学家提出的，与马斯洛的理论不同，这个理论更侧重于分析人类行为后面的内在心理动机。这套理论认为人类有三个与生俱来的基本需求。分别是：l 自主：也就是需要对环境和自我有一定的掌控能力；l 胜任：也就是通过操纵环境达到预期目的成就感；l 关联：就是我们需要和周围的人产生联系，在集体中找到归属感。用这个理论来解释为什么大家抢购卫生纸这个情况就特别合适了。因为卫生纸这个东西正好是用最低的门槛，满足了人这3个与生俱来的基本需求。比如说这次的疫情，封闭前，囤积点水啊，食品啊之类的用来抵御不确定性是个很自然的动作。那为什么大家要抢购卫生纸呢？笔者的丈母娘再给家里面买第N包卫生纸的时候，说过一句话：“那么便宜，而且还不会过期，总能用的掉的”。这里面就说明了卫生纸相比粮食和水的重要区别。1、便宜：卫生纸特别便宜，相比粮食而言，卫生纸就是囤起来麻烦。2、不会过期：卫生纸不像蔬菜、水果之类的，不吃很快就要过期，它可以存放很长时间。3、一定能用完：你总是要用卫生纸的吧，虽然笔者家里面的马桶带卫洗丽，但是父母还是不习惯烘干，而是喜欢擦干。 这样一来，卫生纸就能成了一种可买不可买的东西，但一旦看到有别人买了，你衡量一下，就很容易下决心买的东西了。并且随着国内生活水平的提升，一些调查显示，卫生纸和牙膏牙刷及内裤一样，成了基本的文明象征。保障卫生纸的供应，在某种维度上就成了和提供油盐酱醋一样自然的事情了。这里就符合上面的第一个维度，即大白话叫满足自我掌控感的自主了。当所有的物资都开始紧缺的时候，负责采购的人去买卫生纸，那不就是用最小的成本就能获得成就感么？那对负责采购的人来说，不就符合第二个维度：胜任满足感了么？最后就是关联，所谓的关联需求，指的是我们需要和周围的人产生联系，在集体中找到归属感。而买卫生纸，就是此时此刻我们能做的，跟集体保持一致的行为，这样的行为就满足了我们心里的关联需求。在某些书籍里面，这样的行为叫做从众行为。所以，囤卫生纸这件事情，看上去没有任何的理智，但如果用需求理论来看的话，却是非常合情合理的。一个行为同时满足了三个基本心理需求。 那说到这里，其实行政人日常应对员工的需求反馈的时候，其实也可以用这套理论去对接，比如说我们行政在提供一些服务的时候，比如说做食堂，如果你是公司买单的，往往容易吐槽不断，但一旦改为了大食代这类的自己买单的，投诉不光下来了，还变成针对提供餐饮服务的供应商去了。那这里面的心理转变，就是特别符合本文所提的自我掌控感，胜任满足感及关联性了吧。自我掌控感：我所做的选择，是基于我自己的意愿和选择。胜任满足感：我能根据我的要求来做出选择。关联性：我喜欢吃的东西，也是大家喜欢吃的。 如果你了解了这些内在的心理动机，那对于提高服务及产品的准确性是否会有更好的帮助呢？ 好了，说了这么多，就先到这里吧。如果感觉好，还请期待下一次的分享哦。 收起

各位亲爱的读者，今天要讨论的话是形式主义。对很多行政人而言，形式主义是个又爱又恨的名词，爱在可以减少行政的麻烦，恨在被人说是形式主义总不是件好事情。但就像很多事物那样，形式主义其实仅仅是一种处理事情的手段，好或者坏，还是要看具体情况。笔者之前看到过一个关于形式主义的精彩定义，大概是这样的：“形式主义是追求程序正义的必然产物，并非形式主义就意味着官僚主义，就是讲究表面流程而忽视实质效果。”在很多公司，按规章制度办理是很理所当然的事情，但讲究按规章制度办事，必然导致教条化，教条化在很多情况下，就是形式主义。你去注册一个微博账号，事先有个协议，那个协议内的一大堆条款，其实就是形式主义。你去做一些预案，那预案的具体内容其实也就是形式主义，真的发生事情，除了用于免责之外，真实的作用还是要看具体的执行能力。在实际操作当中，相对公平是行政人在实操中必须追求的和尽力确保的，因此，程序正义的最大化成了趋势，而结果正义却变成了需要决策的事情。不过具体追求程序正义还是结果正义，主要还是看公司规模。如果一个企业只有几十上百号人，你去搞程序正义那一套，那就是添乱，毕竟在小企业中，你只要在合规的前提下，把事情做好，就可以了。但如果是人多起来了。超过了老板的直接管理能力了，那就需要程序正义介入了。合适的流程可以防止业务出错，但却容易压缩了冗余，就是所谓的弹性空间或灵活变通的空间。因此大企业病、部门壁垒之类的，就特别常见了。如果是社会新鲜人找笔者问，接大公司的offer还是接小公司的offer的话，笔者一般会建议，在条件允许的情况下，先去大公司，然后再去小公司，这样对职业发展可能更好。大企业就像一台复杂的大型机器，除非你特别特别优秀，那只是组织中的一颗螺丝钉或齿轮。在这样的组织中，合格成了第一要务，那自然运转的效率不会高到哪里去。但对于新人来说，这个却是了解社会规格的一个很好的入口。一家规范的公司是如何运转的，如何在严密的条条款款内学会适度的弹性，都能为你的将来打下很好的基础。只有这样，后续如果跳槽到一家中小企业的话，你才能在保持底线的情况下，更有原则和弹性的去处理具体的事务了。看到这里，可能有读者要问，那形式主义到底对行政有什么好处呢？形式主义在某些意义上来说，对行政而言就是最大的务实。形式主义的核心是流程正义，其根源是应对考察监督，某种意义上来说，很多的形式主义是KPI导致的必然结果。比如说，部门的KPI是完成多少多少时间的在线学习和考核，那部门里面的成员只需要开着视频磨时间，就可以搞定这些在线学习的时长，至于考核，如果是在线考核，请抢手也好，多测试几遍也好，总能搞定。对于这个KPI的完成过程而言，这样的方式产生的成本显然是最低的。导致这个问题出现的根本原因在于上下级的信息不对称，因为信息不对称，最终上级只能选择掌握片面的信息来掌握最终的结果。对下级而言，这样完成这样的形式工作，让自己有更多的时间可以做自己想做的事情。这个因成本差异化导致的选择，就自然的会出现形式主义。所以为什么KPI对行政这样的行为属性大于结果属性的部门，考核意义大于评估意义的原因吧。好吧，让我们来总结一下，那在行政这个层面，有哪些原因会导致形式主义呢？一、讲究流程，忽视结果二、结果不追踪，不量化三、本位主义催生形式主义四、媚上欺下就是形式主义那如果我们行政想要缓解形式主义，可以如何做呢？一、重视结果，监督结果。举个简单的例子，你开会就一定要形成决议，形成决议一定就要配合行动计划，有了行动计划就一定有落实追踪，最后还要不间断的复盘。没落地一切都是空的。在提高结果落地效率这块，推荐大家去看介绍万科会议文化的相关书籍，特别的有用。二、数字化转型数字化转型现在特别火，简单来说，所谓的数据化可以概括为以下几点：l 业务自动化：OA其实就是一种业务自动化的模型，合理的OA流程会将事务自动的推进下去。l 结果可量化：结果可量化是为了方便追踪结果，比如说行政的报表，我们就看预算使用率、项目完成度、工作计数和满意度反馈这几个关键指标就好，过程其实就那样。l 用数据驱动业务化：这是在结果可量化的基础上，通过过数据的分析找到可能的问题点，从而找出合适的方式去改善和优化，从而推动业务的迭代和优化。l 用结果替代管理化：这个也是为什么OKR比KPI更适合行政这样部门的原因。三、强化结果导向的部门文化l 逐步形成结果导向企业文化，无功无过对行政而言就是没有竞争力，对行政人而言，则是原地踏步。四、合适的人做合适的事情l 认同部门的价值和使命，那我们就不用多耗心力去管理和引导。l 降低老白兔的比例，提升有精力，有能力，有毅力去做好事情的人。 好了，说了这么多，如果一个组织重视结果，一群人愿意自我不断进化，那就不容易产生形式主义，如果真的产生形式主义了，也不要害怕。不要降低自己的标准，多和外部交流，才是避免自己陷入形式主义的妙招。 收起

各位亲爱的读者，今天要分享的话题是源自行政群的讨论，有行政人问，如果装修供应商之前一直做家庭装修的话，可以让他们做办公室装修么？各位行政人的回复不尽相同，但总体的意见是不建议给到这样的供应商做，会让自己很累。笔者的观点也是：l 在允许的情况下，还是让以做办公室装修为主的供应商来做更合适。l 如果一定要让做家装的供应商来做的话，你一定要注意以下几点。n 设计n 材料/工艺n 消防规划那让我们一一来分析一下吧。 首先是设计：设计可以分为几个维度，分别是展示、个性化需求及安全l 展示：n 办公室和居家最大的不同就是办公室内需要集中的展示企业的企业文化、属性和实力等软实力，而且这块在设计中会花费设计师很大的精力来做。n 但是在家装中更多的是小而美的设计，如果你让做家装的设计师去做办公室的设计，那在空间布局和规划，墙面的安排上，很可能就很难很好的满足展示的需要。l 个性化：n 家装太强调个性化了，移步换景是很正常的事情。n 但是在办公室中，除了个别的领导办公室、接待区之类的区域外，更多的还是一个共性化的设计。n 如果你按照家装的理念去做办公室，那里面的设计就会变得设计图很好看，实际效果特别的繁杂的情况。n 或者也可以说是设计师容易过渡发挥。l 安全：n 家庭的安全靠扇门，最多加点摄像头和门窗感应。n 但是办公室的安全就涉及到了门禁，消防，监控，动线控制，楼梯与楼顶，加固、会议室隔音、会议室防护等等方面。n 如果不是经常做这块的老手，在实操中往往容易漏项，从而产生增项。n 做办公室设计的老手都容易漏项，那要求长期做家装设计的设计师能想的尽善尽美就比较困难了。 接着是材料/工艺：办公室装修和家装一样，十份钱办十份事，预算的多少决定了材料的好坏，但是不一样的是，办公室因为其大范围共性化、消防、安保等方面的要求，在材料的选择上和家装会有很大不同。比如说墙面l 家装墙面的选择多为乳胶漆、壁纸，墙纸，个别的会局部做大理石装饰，现在还流行墙面立体画等装饰。l 办公室呢？除了以上这次，为了具体的功能或需求，玻璃、吸音板、水泥板，或者直接清水水泥面都是可以选择的。比如说顶面l 家装中的天花板鲜少有不做装饰的，就算不做装饰，也不会不批灰刷漆。l 办公室呢？裸天花+喷漆的组合现在太常见了，管道露在外面叫工业风，但你在家里面用这个，肯定会有人找你麻烦。更加别说办公区林立的喷淋和烟感了，家里面能装几个烟雾报警器就很好了。比如说照明l 家装中基本根据个人喜好为主，设计师考虑的也是和整体环境的搭配而已。l 办公室中就需要精心的设计了，不同的区域要满足不同的照度，如果引入自然光，不同区域的灯具要根据环境来匹配比如说强弱电施工l 家装中的强弱电是小头，而办公室装修中则是重中之重，是一个系统工程，不是专业的供应商根本弄不好的那种。家装的话，你中间断个线根本不是大问题。l 同时，办公室装修中的强弱电的线缆、开关等的选择更加的严谨，余量留的更足，而家装基本是够用就好。l 然后在施工中，办公室装修的强弱电敢不穿管，不走桥架，不桥接？家装中，如果你找了游击队，直接把线给你埋在水泥里都有可能。 最后是消防规划，这里的规划是消防施工和紧急疏散这里不用展开说，各位读者也都清楚，家装根本不会涉及到这些内容，只有办公室装修才会涉及到消防规划和紧急疏散等问题。而且还是重中之重。 当然无论是公装还是家装都是有共同点的，但是在选择给办公室装修的供应商时，有条件的，还是建议找专业的办公室装修公司，以免后期出现问题，造成不必要的损失，我们行政也麻烦。 好了，今天说了这么些，就先到这里吧，如果感兴趣的，还请期待下一次的分享哦。 收起

一个做行政的人最希望获得是什么呢？一百位行政人会有一百种说法，对我而言，在2018年这段时间，我更想的是交流。2018年，我带领团队完成了一个2万方的办公室装修及搬迁项目，在将现场移交给内部的物业部门后，突然间有种强烈的空虚感。没错，是空虚感，一种深深的无力感。对于行政这个岗位而言，我在一家公司已经做到了很难再进一步了。团队稳定，领导信任，在外被称呼为大咖，社会资源广泛。但一直有种深深的担忧，我做的足够好了么？别人家怎么做的？离开了现在的平台，我还能创造一样的价值么？基于此，在18年的下半年，我开始密切的关注各类行政的交流群，期间大大小小的群加了几十个，有些在里面会发发言，有些就是长期潜水。在18年的7月份，一个机缘巧合之下加了行政联盟的深圳总监群，感觉是打开了一个新世界的大门。当一个群严控人员的时候，你就会发现特别容易获得有用的信息。这里指的有用的信息是，你还在考虑的事情，在群内会有解决方案和最佳实践。你准备做的事情，就可以看到成功与失败的分享。你需要的支持，在群内会有大量的资源供给。这可能才是对我而言，一个真正的行政群应有的功能和氛围。每个人都可以自己贡献的经验，互相之间可以进行交流。后续，在上海行政联盟群成立的时候，我自荐成为了第一任的群主，组织了几次活动。后续因为工作关系，由其他大咖接手，目前上海行政联盟群的规模已经突破200人了。对于行政联盟的群，我觉得和其他渠道组织的群有几个很大区别：1、解决问题：在这个群内，大家能互相碰撞各种想法，解决各种工作中的实际问题。2、行政联盟作为协调者，帮助群友解决问题并汇总分享案例：比如说这次的疫情中，行政联盟群内的各路大咖推荐了很多防疫资源渠道、防疫细则等信息，如果要我们自己一个一个去核实，自然是事倍功半，但行政联盟通过他们的组织协调工作，将资源和信息核查后，再统一供给群内的行政人，自然就提高了效率。3、发福利和推荐靠谱的供应商：发福利这件事情就不说了。靠谱的供应商在这次的防疫物资采购过程中非常的重要，多少行政人通过各种渠道买到了假冒的防疫物品，但如果有个平台帮我们审核信息，组织团购，我们就算自己垫钱采购，也垫的安心，至少买不到东西，钱可以退回来。说到这里未免有做广告的嫌疑，但笔者只想说，好东西一定要分享，对于行政而言，事务太琐碎，很难通过一个人或一个团队的力量将事情做到极致，人力时有穷。但通过行政联盟这样的行政集体，我们可以获得各种养分，让自己成长的更好。 收起

开办办公室，尤其是办公面积超过几千平米时，再加上对于安全的需求，通常公司会聘用专业的保洁人员和保安人员，来维护公司的卫生和安全，在聘请保洁和保安时，有六个常态化的关注点，在此分享一下，供同行们参考。 1、 本地优势高于外埠：除非外埠大公司在项目所在地有大的项目，否则外埠公司对于保安和保洁的人员，也要到当地现找资源，他们的口头禅多是“我们在当地有资源”，“我们在当地有合作伙伴”等等，但无利不起早，多数情况下，他们借用当地的人头，自然也会增加服务本身的成本，而由于间接的管理，复杂程度更大。 2、 工作时间要清晰：保安勤务需求通常是24小时的，但对于租赁办公楼内只占个别楼层的，可以依靠大楼自身的保安解决。而园区型或独栋大体量的，保安通常会有24小时岗位。包括消防中控值机人员，则保安的吃和住就是刚性需求，而保洁则不需要。因此，附近有大项目（保安或保洁人数大于50人以上的）对小项目的支持和带动性会比较好。 3、价格是否含吃住：保安在谈服务价格的时候，有两大要求，包吃和包住，这个对费用影响的情况非常大。而依据各个城市的特点，一线城市的吃住成本肯定最高，至于二三线城市，参考本地的房价租赁价格及日常生活消费情况就可以判断了。 4、四不两直去考察：由于区域经济发展及人文特点的不同，同一地区的保安和保洁往往有同质化的情况，在甄选前，需要考察一下其在本地的管理项目，看看服务品质和人员素质到底如何。而在对现场考察时，建议采取四不两直的考察方式，不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待、直奔基层、直插现场。 5、严查空额吃人头：保安和保洁，这种人力密集型的服务工作，很多供应商的盈利方式是吃空额，因此，对于人员的编制及在岗，打卡的限定一定要事先约定明确。这一点对报价影响是最大的，我们以保安为例，北京地区对于四包一岗位的报价，普遍在6000上下，但他们在实际上岗过程中，基本会给你上成三包一。但如果你约定必须是四包一，价格也会上浮20%以上。 6、把关严格拒挂靠：保安行业还有一个特点，叫“挂靠”，一个人，拉几个人头就可以做保安业务了，发票找大保安公司开，此外再交5%~10%的管理费。由于管理水平参差，很多挂靠的保安其实和黑保安没什么太大的区别，就是发票是正规的而已。至于保洁，也会有类似的情况，大家在甄选的时候就需要特别关注了。 7、人工物料分开报价：保洁服务中还会区分是仅人工，人工含设备，人工含物料，人工含设备、物料及卫生间客用品几个层次的服务。基本上包含越多，费用也会越高。而所配置的物料，工具及卫生间耗材的合理性，需要结合自己的办公面积，体量，服务需求和人员数量去评估了。因此对于保洁的报价，就必须要把人工，福利，物料，设备的价格，数量，规格，型号等逐一报清楚，以方便横向比较。 以上简要说下公司在聘请保安和保洁时候的关注点，希望对行政同行们的工作有所帮助。 收起

印章是指在与企业权利义务有关的公文、制度、证明、合同等文件上，因需以企业名义证明其权威作用而使用的印章。印章是企业进行经营管理活动的凭证和标记，企业文件一旦加盖印章，便具有相应的法律效力，同时也意味着企业对文件内容必须承担法律责任。经常有企业因印章管理不规范而引起各类诉讼纠纷，有时甚至造成无法挽回的损失。 常见的企业印章主要包括：公章；董事会、监事会、党委、纪委、团委、工会的印章；业务专用章；部门章；具有特定用途的个人印鉴。 结合我十多年的印章管理经验，做好以下几点可以有效防范企业用章风险： 第一，建章立制。规章制度可以明确责权，保障企业有序运作，防止管理的任意性，参照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），结合企业的实际情况，制定印章的刻制、启用、保管、审批、使用、交接、作废、停用、销毁等全过程的管理规范。 第二，专人保管。企业各类印章由指定的专人保管，印章保管人就是印章使用人，必须签署《印章保管及使用责任书》；印章保管人发生变动时，工作交接双方必须办理移交手续，由印章保管部门指定印章监督人监交。 第三，用印监查。印章保管人对用印文件材料有审查复核权，对不符合审批权限和规定程序的用印，有权提出异议、拒绝用印；印章管理部门可另外指派一名印章监督人对印章管理进行监督检查，不定期对印章使用审批流程、印章使用是否符合相关制度规定、用印依据材料保管情况、印章使用风险等进行检查，并将审查结果上报企业管理层。 第四，存档备查。印章管理部门应妥善保管各类印章刻制、保管、使用、移交、借用、销毁申请表；印章保管人应对印章使用记录进行详细载录，编制《印章使用管理报表》；用印文件按照公司档案管理制度的要求由相关部门负责存档，印章保管人应记录用印文件的存档情况，以便查询。 收起

看着最近的新闻，发现一个名词越来越多的被提及，无症状感染者。在日常的行政群交流中，也开始出现了各个区域出现无症状感染者被查出来，从而一群人被隔离的情况。这样的情况，对于无症状感染者来说也很懵逼，毕竟什么症状也没有。那面对这样的黑天鹅事件，我们行政可以做哪些事情来预防呢？1、观察是否为4类人群2、返岗前做2次核酸检测3、居家办公14天4、返岗后提供独立工作区域观察7天 首先是看是否为四类人群，主要靠员工自述情况，对于大数据和健康码只能在一些时候无法判断是否为四类人群中的后三个情况。所谓的四类人群是：一是对新冠肺炎病例的密切接触者；二是聚集性疫情中可能涉及的接触者；三是可能的暴露人群，四是有疫区旅行或居住史人员。目前从武汉及湖北返回的人员基本为绿码，所以笔者才会说，这个时候大数据和健康码不一定能反馈出是否为无症状感染者。这个时候只能依靠核酸检测了。 接着就是如何做核酸检测了。百度上面的信息太多，目前有3种说法（以上海为例，其他区域请自行咨询哦）：1、去市疾控中心预约检测：经电话，该条可行，自费160/人，可以进医保。2、去定点医院预约检测：经电话部分医院，大部分定点医院不提供检测服务。3、第三方检测机构检测：不推荐，但可以在上海市民热线上问到具备资质的供应商，电话咨询了一下，基本在160元/次，部分提供上门服务，但有个起订量，一般为500人份。 然后就是居家办公：1、居家办公的目的是隔离观察，而且还不容易让人抵触2、我们一定要掌握居住地的真实信息，同步用邻居的名义向所在街道、居委、疾控中心反馈该人员为疫区返回，目前正在自我隔离中，请他们多多关心。3、参考复工前的日常报备制度，进行日常的情况登记，如果有异常，一定要督促去就医，如果不肯就医的，要有技巧的告知街道，由街道安排去检测。4、有些人员会认为一旦检测就会隔离或存在交叉感染的情况，一定要用例子打消他们的顾虑。一来现在检测很快，30分钟就能出结果，街道陪着去，没问题的话，回家继续休息就好。二来，现在采样特别快，一人一检测一消毒，不存在交叉感染的情况。 最后就是办公室内的管理了。让我们复习一下要点：1、测体温、多记录2、戴口罩、不聚集3、分开吃，不扎堆4、勤通风，不空调5、勤洗手，多饮水6、分工区，多观察 好了，今天就先说到这里吧，希望这次疫情过去，还是那位少年。如果感觉好，还请期待下一次的分享哦。 收起